· Fachbeitrag · Buchführung
Buchführungspraxis im Verein: Der DATEV Vereinskontenrahmen (Teil 1)
| Die Buchführung gemeinnütziger Organisationen weist im Vergleich zu anderen Körperschaften zahlreiche Besonderheiten auf. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an einen Kontenrahmen, der diese Besonderheiten abbildet. In der Praxis hat sich der Sonderkontenrahmen (SKR) 49 der DATEV für Vereine zum Quasistandard entwickelt. Fast jede Buchhaltungssoftware für Vereine orientiert sich an der Gliederung des SKR 49. Erfahren Sie, wie der SKR 49 aufgebaut ist und lernen Sie in einer kleinen Beitragsserie die vereinstypischen Anwendungsfälle kennen. |
Anforderungen an Kontenrahmen zur Gemeinnützigkeit
Steuerrechtlich gibt es für Sie als Verein keine Verpflichtung, einen bestimmter Kontenrahmen zu nutzen. Vorgeschrieben ist lediglich, dass Sie
- Aufzeichnungen geordnet vornehmen,
- Einnahmen und Ausgaben getrennt aufzeichnen und
- bei der Kontierung die Gliederungsvorgaben des EÜR-Vordrucks bzw. die Gliederung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und Bilanz berücksichtigen.
Dabei wird sich aber der Kontenplan (also die konkrete Aufteilung und Ordnung der Konten in einem bestimmten Verein) nicht nach den steuerlichen Mindesterfordernissen, sondern nach den Informations- und Organisationsbedürfnissen des Vereins richten.
Wann Sie vertraute(re) Kontenrahmen nutzen dürfen
Nicht jeder Verein muss einen Spezialkontenrahmen zur Gemeinnützigkeit nutzen. Das gilt vor allem für Vereine, die im Wesentlichen nur Einnahmen im nichtunternehmerischen Bereich erzielen. Sie brauchen keinen ‒ nach den vier steuerlichen Bereichen gegliederten ‒ Kontenplan, sondern können die übrigen Einnahmen und Ausgaben mit wenigen zusätzlichen Konten erfassen und dafür vertraute Kontenrahmen nutzen (wie z. B. den SKR 03). Dort fehlen zwar Konten für die typischen Einnahmen des ideellen Bereichs (Mitgliedsbeiträge, Spenden). Diese können Sie aber ergänzen (bei den Umsatzerlöskonten).
Wo der Vereinskontenrahmen unumgänglich ist
Anders sieht es aus, wenn Ihr Verein auch in anderen steuerlichen Bereichen nennenswerte Einnahmen und Ausgaben hat. Die getrennte Erfolgsrechnung ‒ also die Aufteilung aller Einnahmen und Ausgaben auf ideellen Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetriebe und steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe ‒ stellt hier besondere Anforderungen an die Kontierung. Der Kontenplan muss das widerspiegeln. Die Kontenrahmen, die für gewerbliche Unternehmen gängig sind (z. B. SKR 03, SKR 04), tun dies nicht. Sie sind deswegen hier meist nicht geeignet.
Zusätzlicher Aufwand bei Umsatzsteuerpflicht
Neben der unterschiedlichen ertragsteuerlichen Behandlung gibt es in Vereinen und gemeinnützigen Körperschaften regelmäßig auch ein Nebeneinander von umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerfreien Einnahmen. Das rührt daher, dass es im Verein einen nichtunternehmerischen Bereich gibt und zusätzlich eine Reihe von Befreiungsregelungen (besonders § 4 Nr. 18 bis 25 UStG). Da ein Vorsteuerabzug nur in Frage kommt, wenn die Ausgangsumsätze steuerpflichtig sind, ist eine Trennung nach steuerfreien und steuerpflichtigen Bereichen erforderlich. Im SKR 49 ist das auch so umgesetzt.
Der Aufbau des DATEV-Vereinskontenrahmens
Der SKR 49 gliedert die Einnahmen und Ausgaben zunächst nach den vier steuerlichen Bereichen und dann nach Erlös- und Kostenarten (wobei sich die Kostenarten dann in den Kontenklassen wiederholen). Wichtig für Sie ist zu wissen, dass in einigen steuerlichen Bereichen bestimmte Erlös- und Kostenarten nicht vorhanden sind. WeiI es nicht sinnvoll ist, regelmäßig vorkommende Geschäftsvorfälle auf Sammelkonten (sonstige Erlöse/Kosten) zu buchen, empfiehlt VB, hier entsprechende Konten einzufügen.
Kontenklasse | Kontenarten |
0 | Bestandskonten Aktiva |
1 | Bestandskonten Passiva |
2 | ideeller Bereich |
3 | ertragsneutrale Posten |
4 | Vermögensverwaltung |
5 | Zweckbetrieb Sport |
6 | andere Zweckbetriebe |
7 | wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Sport |
8 | übrige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe |
9 | Vortragskonten, statistische Konten |
10000 - 69999 | Personenkonten: Debitoren |
70000 - 99999 | Personenkonten: Kreditoren |
Dass Sportvereine in der Praxis eine große Bedeutung haben, spiegelt sich auch im SKR 49 wider. Nämlich dadurch, dass er für Sportvereine eigene Kontenklassen (5 und 7) abbildet. Für Nicht-Sportvereine sind diese Bereiche natürlich überflüssig. Umgekehrt sind die Zweckbetriebe anderer Vereine in der Kontenklasse 6 „andere Zeckbetriebe“ nur ungenügend abgebildet. Wenn das für Ihren Verein zutrifft, können Sie das ändern, in dem Sie entsprechende Konten einfügen.
Kontenbereich 0 und 1
Im Gegensatz zu den gängigen Kontenrahmen teilt der SKR 49 die Bestandskonten nicht nach Anlage- und Umlaufvermögen, sondern nach aktiven und passiven Bestandskonten (also nach der Bilanzseite) auf. Das ist ungewohnt, weil die Konten Kasse und Bank, die häufig bebucht werden, nicht die vertrauten Nummern 1000 und 1200 haben. Für die Bestandskonten (Finanzkonten, Anlagevermögen, Verbindlichkeiten usw.) ist eine Trennung nach steuerlichen Bereichen nicht erforderlich.
Kontenbereich 2 und 3
Der nicht unternehmerische Bereich ist aufgeteilt in die Bereiche 2 und 3. Die gemeinnützigkeitsspezifischen Konten (z. B. Spenden) finden Sie im Bereich 3. Bereich 2 bildet Einnahmen und Ausgaben ab, die auch in Vereinen, die nicht gemeinnützig sind, ertragsteuerneutral sind.
Durch diese Zweiteilung des nichtunternehmerischen Bereichs sollten gemeinnützige und nichtgemeinnützige Vereine getrennt erfasst werden. Außerdem lässt sich so auch der Wechsel zur Gemeinnützigkeit oder ihr Verlust abbilden. Da es selten vorkommt, dass ein Verein die Gemeinnützigkeit verliert, ist der Kontenrahmen für die meisten Vereine unnötig aufgebläht.
Kontenbereich 5 und 7
Eigens ausgewiesen sind im Kontenrahmen die Bereiche Zweckbetrieb Sport und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Sport. Das liegt daran, dass die steuerliche Einordnung von Amateur- und Profisport unterschiedlich ist und nach § 67a AO eine Wahlmöglichkeit für die Zweckbetriebszuordnung besteht. Die Einhaltung der 45.000-Euro-Grenze beim Einsatz bezahlter Sportler muss dann eigens (durch getrennte Verbuchung) nachgewiesen werden.
Im Bereich 5 werden umsatzsteuerpflichtige und umsatzsteuerfreie Einnahmen (ab 5700) und entsprechende Eingangsumsätze mit und ohne Vorsteuerabzug unterschieden.
Kontenbereich 6
Die Zweckbetriebe von Nichtsportvereinen finden Sie im Bereich 6. Unterschieden wird dabei nach umsatzsteuerfreien und -pflichtigen Zweckbetrieben. Naturgemäß kann der SKR 49 nicht das ganze Spektrum gemeinnütziger Tätigkeiten abbilden. Es fehlen also Konten für viele besondere Zweckbetriebe.
Kontenbereich 8
Die steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe (mit Ausnahme des Sports) sind im Bereich 8. Abgebildet sind nur die Geschäftsbetriebe, die in der Praxis am häufigsten vorkommen.
PRAXISTIPP | Die Auflistung der Konten bietet Ihnen an vielen Stellen die Wahl zwischen gesammelter oder differenzierter Erfassung. |
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5000 Eintrittsgelder Sport 1 ist ein Sammelkonto. Wahlweise können die Einnahmen aber auch stärker unterschieden werden nach
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Diese Unterscheidung ist nur für den Bedarf des internen Rechnungswesens gedacht. Steuerliche Vorgaben gibt es dafür in der Regel nicht.
Fast immer erforderlich: Anpassung des Kontenrahmens
Der SKR 49 sieht in den einzelnen Teilbereichen nicht immer differenzierte Einzelkonten vor. Für Geschäftsvorfälle, die in Ihrem Verein regelmäßig anfallen, müssen Sie dann Konten ergänzen. Ohne größere Änderungen werden nur Sportvereine auskommen, weil der SKR 49 deren Tätigkeiten gut abbildet. Bei allen anderen gemeinnützigen Einrichtungen wird der Ergänzungsbedarf recht hoch sein.
Für welche Organisationen eignet sich der SKR 49?
Das führt direkt zur Frage, für wer welche Organisationen sich der SKR 49 eignet. Die Gliederung zeigt bereits, dass er für kleine Vereine deutlich überdimensioniert ist. Das gilt vor allem für Vereine, die keine nennenswerten wirtschaftlichen Einnahmen oder Vermögenserträge erzielen und die nicht umsatzsteuerpflichtig sind.
Ein Problem des SKR 49 ist, dass er die „Eierlegende-Wollmilchsau“ darstellen soll. Er soll sich für Vereine, Stiftungen und GmbH eignen und sowohl für Einnahmen-Überschuss-Rechner als auch für Bilanzierer. Stiftungen bietet er die Möglichkeit, den Jahresabschluss entweder nach Gemeinnützigkeitsrecht zu erstellen oder nach HGB. Dadurch ist er in praktisch allen Anwendungsfällen kontenmäßig überdimensioniert.
Am besten bildet der SKR 49 die Bedürfnisse gemeinnütziger Sportvereine ab. Insbesondere dann, wenn auch wirtschaftliche Geschäftsbetriebe im Sport- und im zweckfremden Bereich bestehen. Die Ausrichtung auf den Sport ist berechtigt, weil rund ein Fünftel der deutschen Vereine Sportvereine sind. Unter den gemeinnützigen Vereinen ist ihr Anteil sogar noch höher.
Deutlich schlechter geeignet ist der SKR 49 für Nichtsportvereine, weil hier die verschiedenen Zweckbetriebe nur unzureichend abgebildet sind. Wenn Ihr Verein ein Nichtsportverein ist, müssen Sie entsprechende Konten anpassen, wobei das die entsprechende Software natürlich auch erlauben muss.
FAZIT | Der SKR 49 ist ein hervorragendes Organisationsinstrument, um die buchhalterischen Besonderheiten gemeinnütziger Einrichtungen abzubilden. Je mehr dieser Besonderheiten in Ihrer Einrichtung tatsächlich vorkommen, umso nützlicher ist der SKR 49 für Sie. Dabei kommt es weniger auf die Größe, sondern mehr auf die Einnahmenstruktur Ihres Vereins an. Für kleine oder ertragsteuerlich sehr einfach strukturierte Vereine ist er aber deutlich überdimensioniert. |
Weiterführender Hinweis
- In der nächsten Ausgabe lesen Sie, wie die Umsatzsteuer in der DATEV Kontierung behandelt wird.
