· Fachbeitrag · Büroführung
A1-Bescheinigung bei Dienstreise ins Ausland: So organisieren Sie Ihren Workflow
von Gerd Schmid, Architekt, Gesellschafter-Geschäftsführer bei formTL ingenieure für tragwerk und leichtbau gmbh, Radolfzell
| Wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter eine Dienstreise ins EU-Ausland antreten, sollten Sie eine c„A1-Bescheinigung“ mit sich führen. Damit weisen Sie gegenüber den ausländischen Zollbeamten nach, dass Sie in Deutschland sozialversichert sind. Können Sie das nicht, drohen hohe Bußgelder. Um diese zu verhindern, hat formTL einen Workflow entwickelt, um die A1-Bescheinigung stets parat zu haben und uns bei solchen Dienstreisen auf unser eigentliches Business konzentrieren zu können. |
Darum geht es bei der A1-Bescheinigung
Bei Terminen innerhalb der EU sowie Schweiz, Liechtenstein, Norwegen, Israel, Korea, Japan und Kanada müssen wir als Geschäftsreisende mit Hilfe des A1-Antrags nachweisen, dass wir in Deutschland sozialversichert sind. Da seit 2019 der Kreis der Kontrollierten nachweislich weiter gezogen wird, trifft diese Regelung jetzt auch uns Planer. Bei Verstößen wurden hohe Strafen verhängt, z. B. in Frankreich 3.000 Euro und in Österreich 10.000 Euro. Kontrollen durch eine „spezielle Entsendepolizei“ finden an Raststätten oder auf Kongressen statt. Offiziell dauert es 48 Stunden, bis der A1-Antrag bewilligt ist, in den meisten Fällen dauert es aber länger.
Der Workflow bei formTL
Wir haben für formTL folgenden Workflow geregelt:
Der generelle Ablauf bei Geschäftsreisen ins Ausland
- Für jede geschäftliche Reise, egal wie lang, ist ein A1-Antrag zu stellen.
- Darunter fallen Besprechungstermine, Kongresse, Vorträge, Baustellentermine, Werksbesichtigungen.
- Der A1-Antrag muss storniert werden, falls der Termin nicht zustande kommt!
- Spätestens eine Woche vor dem Termin meldet sich der Reisende im Office Management (OM) unseres Büros.
- Dieses schickt einen A1-Antrag an die zuständige Behörde.
- Die genehmigte A1-Bescheinigung nimmt der Reisende mit auf die Reise und zeigt sie vor, wenn er kontrolliert wird.
- Nach der Reise kann er die Bescheinigung vernichten, wenn dem OM ein Scan des Originaldokuments vorliegt.
Erforderliche Daten der Mitarbeiter
Um den Antrag stellen zu können, hält das OM von jedem Mitarbeiter Versicherungsnummer, private Adresse, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, Krankenkasse, Betriebsnummer und die Art des Versicherungsverhältnisses (gesetzlich, freiwillig oder familienversichert) bereit.
Angaben zum Reiseziel
Außerdem benötigt das OM für jede Reise schriftlich (E-Mail) das Reiseziel (Firma, Anschrift), das Datum (erster und letzter Tag), die Art der Tätigkeit und ob der Mitarbeiter in den letzten zwei Monaten bereits im Beschäftigungsstaat gearbeitet hat. Mitarbeiter (Mitgesellschafter), die selbstständig sind, werden nach der Durchwahl des dortigen Ansprechpartners gefragt.
PRAXISTIPP | Gibt es keine Woche Vorlauf, gilt eine Ersatzregelung: Der Mitarbeiter nimmt den gestellten und noch nicht genehmigten Antrag mit. Eine Ausnahme gilt für Frankreich und Österreich. Diese Länder bestehen auf einem genehmigten A1-Antrag. Termine in Frankreich und Österreich finden für uns deshalb nur statt, wenn ein genehmigter Antrag vorliegt. Für Durchreiseländer stellen wir keinen Antrag (z. B. Flughafen Zürich auf dem Weg zum Termin in Paris). Vorsätzliches Dagegenhandeln („es wird schon nichts passieren“) kann dazu führen, dass wir den Schaden an den Verursacher weiterreichen. |
Die Dauer-Entsende-Bescheinigung
Für Mitarbeiter, die jeden Monat einmal oder z. B. fünf Tage im Quartal in dasselbe Land entsendet werden, besteht die Möglichkeit einer Dauerentsendung. Der entsprechende GME-1 Antrag (für Angestellte) bzw. GME-2-Antrag (für Selbstständige) kann bei der DVKA gestellt werden.
Wichtig | Das Zustandekommen der jeweiligen Termine müssen Sie belegen können. Das können Tankabrechnung, Zugticket, Spesenabrechnung, Schriftwechsel etc. sein. Wird die Mindestzahl unterschritten, können bisher durchgeführte Reisen nachträglich mit Strafen belegt werden.
Wo muss man den Antrag stellen?
Den A1-Antrag bearbeiten unterschiedliche Behörden. Man muss ihn bei der zuständigen Behörde stellen; er kann sonst trotz Genehmigung ungültig sein:
- Selbstständiger und in einem Versorgungswerk: A1-Antrag als pdf per E-Mail an die jeweilige Krankenversicherung
- Angestellter und in einem Versorgungswerk: A1-Antrag über SV-net an das jeweilige Versorgungswerk
- Angestellter und privat krankenversichert: A1-Antrag über SV-net an die Deutsche Rentenversicherung
- Sozialversicherungspflichtiger Angestellter: A1-Antrag über SV-net an die jeweilige Krankenversicherung
Weiterführende Hinweise
- Beitrag „Dienstreise ins EU-Ausland: A1-Bescheinigung schützt Sie vor hohen Bußgeldern“, PBP 12/2019, Seite 24 → Abruf-Nr. 46204888
- Ein A1-Formular für Selbstständige finden Sie auf pbp.iww.de → Abruf-Nr. 213976
- Nützliche Hilfestellungen gaben uns bei der DVKA (www.dvka.de, 0228/95300, Frau Hofmann und Frau Hermes) sowie bei der Arbeitsgemeinschaft der berufsständischen Versorgungseinrichtungen e.V. (www.avb.de, 030/80093100 Frau Osterwick).
