02.06.2017 · Fachbeitrag · Büroorganisation

Büromanagement-Software für Planer am Bau: Zwölf Marktführer im Praxis-Check

von Dipl.-Ing. Dagmar Kunick, Beraterin von Planungsbüros, Dresden

| Intuitiv, leicht zu bedienen, stationär und mobil anwendbar, mit Schnittstellen nach allen möglichen Seiten, und mit allen Funktionen, die ein Planungsbüro für die wirtschaftliche Büroführung so braucht, und das zu einem guten Preis! Diese Kriterien sollen Büro-Softwareprogramme aus Anwendersicht erfüllen. Wenn man der Werbung der Hersteller glauben darf, tun das alle. Aber stimmt das auch? Dagmar Kunick hat im Auftrag von PBP die Produkte von zwölf Marktführern für Sie getestet und dabei auch geprüft, was sich seit dem letzten Software-Check 2015 geändert hat. |

Der Anlass der Untersuchung und der Nutzen für Sie

Wer nach einer Büromanagement-Software sucht, hat die Qual der Wahl. Die website www.aec-office.de bietet eine erste Orientierung. Die Aussagen zu den Inhalten der Lösungen sind dort aber nur sehr grob gegliedert und leider an einigen Stellen auch nicht korrekt. Ziel dieser Untersuchung war deshalb, einen besseren Marktüberblick zu geben. An diesem haben die Hersteller selbst mitgewirkt, indem sie einen Fragebogen zu Prozessen und der Installationsumgebung ausgefüllt haben.

Erstmals wurde die Benennung von Referenzkunden abgefragt. Die Erfahrungen der Kunden waren vor allem für die Produkte, die die Autorin nicht selbst aus der Beratung kennt, sehr wichtig. Augenscheinlich sind Planer oft mit „kleineren Lösungen“, die sie aber umfassend nutzen, sehr zufrieden. Unternehmen, die keine eigene kaufmännische Abteilung bzw. eine/n Controller/in haben, sollten gründlich prüfen, ob sie eine große integrierte Lösung einführen wollen. Wichtig für alle Anwender ist, dass die Kundenbetreuung gut ist.

Marktüberblick ist fast ein Ding der Unmöglichkeit

Dass PBP Ihnen die Untersuchung in dieser Ausführlichkeit vorstellt, hat einen Grund - Ihnen einen kompakten Marktüberblick zu bieten. Den kann man sich am ehesten auf der der BAU in München verschaffen. Immerhin haben sechs der im Vergleich aufgenommenen Hersteller die Neuerungen ihres Produktes dort vorgestellt. Es kommen bei weitem auch nicht alle Hersteller zu Ihnen ins Büro, um ihre Software vorzustellen. Viele bieten nur noch Online-Präsentationen oder Demo-Lizenzen an.

Entscheidungsparameter für Kurzentschlossene

Darum ist es heute wichtiger denn je, sich vor dem Kauf und der Einführung einer Lösung Gedanken zu machen, welche Prozesse und Funktionalitäten man mit der Software abbilden will. Im Folgenden habe ich Kriterien zusammengestellt, mit deren Hilfe Sie entscheiden können, welches der Programme für Ihr Büro geeignet sein kann. Die Auswahl der Programme erhebt kei-nen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Angaben wurden von den Herstellern gemacht und können in der Umsetzung nur von diesen abgesichert werden.Einführungsschwierigkeiten ergeben sich meist aus dem, was nicht so geht, wie man es sich vorstellt bzw. gar nicht geht. Darum sind die Prozesse farbig markiert, die programmtechnisch nicht unterstützt werden. Ich bitte darum, das nicht negativ zu werten, denn wenn die Anwender die Funktionalität nicht benötigen, spielt es keine Rolle, ob diese vorhanden ist.

PRAXISHINWEIS | Bei Seminaren bei der Architekten- und Ingenieurkammer war dieser Vergleich einigen Teilnehmern viel zu detailliert. Darum möchte ich vorab einige Tipps geben, auf welche Kriterien ich bei der Auswahl einer geeigneten Software besonders achte.

Checkliste „Entscheidungskriterien für Softwareauswahl“
Kriterium	Themen	Anwendungsgebiete/Prozesse
Struktur des Unternehmens	Mehrere Unternehmen?	Arbeit in einer oder mehreren Datenbanken
		Lizensierung
	und/oder mehrere Niederlassungen	Strukturierung
		Installation und Zugriffe
	und/oder mehrere Kostenstellen	Strukturierungstiefe
Arbeit als Generalplaner	Wie sollen die Fremdleistungen abgebildet werden?	Verwaltung von Fremdleisterverträgen
Rechnungslegung	Wie sind die Anforderungen?	HOAI 2013
		Arbeit mir frei definierten Leistungsbildern (welche?)
		Mehrere Aufträge zum Projekt
		Erweiterung der Aufträge
		Rechnungsformular zeigen lassen!
Auftragssumme und Leistungsstand mit Datumsstempel	Interessieren periodenbezogen nicht nur die Kosten und Erlöse, sondern auch die Entwicklung der Honorarsumme und des Leistungsstandes?	Nachkalkulation stichtagsbezogen
Was ist das führende Adresssystem? Erfolgt eine Synchronisation von Daten zu mobilen Endgeräten?	Soll das so bleiben oder planen Sie eine Umstellung?	Mail-Software im Programm integriert? oder Schnittstelle zu MS-Exchange, MS-Outlook oder eigenem System
Bilanziert das Unternehmen?	Wie ermitteln sie unfertige Leistungen?	Nachkalkulation stichtagsbezogen
	Abgleich von Erlösen und Anzahlungen mit der BWA
Weitere Funktionalitäten	Dokumentenmanagement
	Workflow
	….
	Workflow
	…

Das leisten die einzelnen Programme

Die tabellarische Übersicht auf den folgenden Seiten bietet Ihnen einen schnellen Überblick, welche Module die Software des jeweiligen Anbieters umfasst.

Bürosoftwarevergleich

Anwendungsgebiete

Hersteller/Programm

Abacus

Acclaro

Buildup

Cycot

isyControl

Projekt Pro

RP-PRO

Sta*Ware

UStrich

Visuplus

VVW Control

Wiko

Projekt-Controlling

"Angebotserstellung und Rechnungslegung nach HOAI 2013"

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Hinterlegung der DIN276 zur Ermittlung der anrechenbaren Kosten

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Arbeit mit frei definierbaren Leistungsbildern (RIFT, AHO, ...)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Modul für Prüfingenieure

x

x

x

x

Mehrere Aufträge zum Projekt (unterschiedliche AG,...)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Erweiterung der Aufträge

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Aufwandskalkulation (Menge* Preis, Stunden* Stundensatz,..)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Abrechnung HOAI, BL und Nachweislstg. in einem Rechnungslauf

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Eingabe der Fremdleistungen als Kosten (Rechnungen)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Verwaltung von Fremdleisterverträgen, die Eigenleistungsbudget mindern

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Projektweise Budgetierung der Eigenleistung (Euro + Stunden)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Planung von Leistungsständen, Meilensteine pro Projekt

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Eingabe, Verfolgung und Abrechnung der Neben- und Reisekosten

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Projektleitermodul (sieht und bearbeitet nur seine Projekte, Rechteeinschränkung)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Stundenerfassung der Mitarbeiter

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Reisekostenerfassung der Mitarbeiter

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Anwendungsgebiete

Hersteller/Programme

Abacus

Acclaro

Buildup

Cycot

isyControl

Projekt Pro

RP-PRO

Sta*Ware

UStrich

Visuplus

VVW Control

Wiko

Rechnungslegung auf Basis der Stunden, Neben- und Reisekosten auf Nachweis

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Nachkalkulation stichtagsbezogen (auch Auftragssummen und Leistungsstände) möglich

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Unternehmens-Controlling

Strukturierung nach Niederlassungen, Kostenstellen

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Arbeit mit Teil- und Vollkostenstundensätzen

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Gemeinkosteneingabe und -verfolgung

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Angebotsverfolgung

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Nachtragsmanagement

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Auftragsvorlauf

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Liquiditätsplanung

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Kennzahlermittlung (z.B. Bürokostenvergleich, Pep-7)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Integrierte Module

Projekt-Dashboard (interaktiver Zugriff auf Kennzahlen,…)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

AVA-Ausschreibung Vergabe Abrechnung

x

x

FIBU - Finanzbuchhaltung

x

x

BKC - Baukostencontrolling

x

x

x

x

x

"Büro- und Kundenbeziehungsmanagement (CRM)"

Adress- und Kontaktpflege

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Mail-Software im Programm integriert

x

x

x

x

Schnittstelle zu MS-Exchange, MS- Outlook für Mail, Termine, Aufgaben und Kontakte

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Mail

x

Anwesenheitszeiten werden erfasst und ausgewertet, auch hinsichtlich Mindestlohngesetz

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Jahresarbeitszeitkonto für Mitarbeiter

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Anwendungsgebiete

Hersteller/Programm

Abacus

Acclaro

Buildup

Cycot

isyControl

Projekt Pro

RP-PRO

Sta*Ware

UStrich

Visuplus

VVW Control

Wiko

Terminmanagement

Aufgaben - und Terminverwaltung

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Auslastungsplanung der Mitarbeiter

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Workflow

Standard-Workflowprozesse

x

x

x

x

x

x

x

Definition kundenspezifischer Workflow-Prozesse möglich

x

x

x

x

P17

P17

Dokumentenmanagement

Ablage und Verwaltung des Schriftverkehrs, Kunden- und Projekt- bezogen im Programm

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Historisierung und Archivierung von Dokumenten

x

x

x

x

x

x

x

x

windream

x

Projektbezogene Planverwaltung im Programm integriert

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Zusätzliche Funktionen

Datenmodell einsehbar

x

x

x

x

x

x

x

x

Historisierung und Nachvollziehbarkeit der Dateneingaben

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Berichtsanpassung durch Kunden möglich

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Formularanpassung durch Kunden möglich

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Schnittstellen

Für den Finanzbereich (DATEV, DTAUS bzw. MT 94x), Elster

x

x

x

x

x

x

x

x

CSV, HTML oder Excel für beliebige Daten+XML

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Die Hersteller im Überblick
Produkt	Hersteller	Homepage
Abacus	Abacus Business Solution GmbH	www.abacus-solutions.de
Acclaro	Rossmayer Consulting GmbH	www.acclaro.de
Buildup	Bauer Software	www.bauer-software.de
CYCOT OM	CYCOT GmbH	www.cycot.de
isyControl	isyControlSoftware GmbH	www.isycontrol.de
PROJEKT PRO	PROJEKT PRO GmbH	www.projektpro.com
RP-PRO	LOREG GmbH	www.loreg.de
Sta*Ware	Sta*Ware EDV Beratung GmbH	www.staware.de
untermStrich	untermStrich Software Gmbh	www.untermstrich.com
Visuplus	visuplus gmbh	www.visuplus.com
VVW Control	Vordruckverlag Weise GmbH	www.vordruckverlag.de
wiko	wiko Bausoftware GmbH	www.wiko.de

Baustein 1: Projekt-Controlling

Im Gegensatz zu produzierenden Betrieben denkt und arbeitet der Planer in Projekten. Diese Projekte sind die Basis seiner Prozesse; gearbeitet wird in Projektteams, Termine sind den Projekten zugeordnet, die Stunden und Kosten belasten diese und auch Rechnungen werden projektweise geschrieben. Darum ist der Einsatz einer Controlling-Lösung, um die Projekte zu steuern, auf jeden Fall eine richtige Entscheidung.

Unterschiedliche Prioritätensetzung bei kleineren und größeren Büros

Kleine Büros nutzen solche Lösungen vorrangig, um Angebote und Rechnungen schnell zu stellen und den Überblick nicht zu verlieren. Die Stundenerfassung der Mitarbeiter wird hier vorrangig dazu genutzt, Projektleistungen nachweisen zu können und diese abrechenbar zu machen. Der Blick auf die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Projekte ist hier „Luxus“. Dennoch ist das Projektcontrolling bereits aktuell, da mit dem Vertrag, den Rechnungen und der Stundenerfassung bereits das Ergebnis ausgewiesen wird.

In mittleren und größeren Büros wird dagegen größerer Wert auf die Steuerung der Projekte und das Unternehmenscontrolling gelegt. Oft gibt es in diesen Unternehmen einen Controller oder eine zentrale Verwaltung, die die Rechnungslegung übernimmt. Die Geschäftsführung macht den Projektleitern oft Stundenvorgaben. Die Projektleiter geben Bearbeitungsstände ein und darüber wird in regelmäßigen Abständen (meist monatlich) die Wirtschaftlichkeit geprüft.

Es gibt immer noch größere Büros, die seit Jahren Controlling betreiben, aber ihre Rechnungen immer noch in Word oder Excel schreiben. Für diese bietet die Rechnungslegung aus der Software großes Einsparpotential an Arbeitszeit. Aber auch die Sicherheit, alle vertraglich gebundenen Leistungen abzurechnen, steigt erheblich.

Allerdings besteht bei der Abrechnung über ein Programm die Anforderung, den Vertrag korrekt abzubilden. Hier gibt es oft Probleme zwischen den technischen und den kaufmännischen Abteilungen, die nicht allein durch ein Programm, sondern nur durch eine Umstellung der Prozesse zu beheben sind.

Integration von HOAI, DIN 276 und frei definierbaren Leistungsbildern

Nach wie vor ist die HOAI in Deutschland geltendes Preisrecht. Darum ist es für die Büros, die ihre Angebote und Rechnungen über das Programm stellen wollen, vorteilhaft und zeitsparend, wenn die HOAI in die Software integriert ist. Die Autorin hat Wert darauf gelegt, dass die Angebots- und Rechnungslegung nach HOAI von den Produkten unterstützt wird. Lediglich das Produkt Sta*Ware bietet dieses Modul nicht an. Diese Programm kann aber für Büros interessant sein, die nicht (oder kaum) auf HOAI-Basis abrechnen.

Zu einer prüffähigen Rechnung gehört eine Ermittlung der anrechenbaren Kosten nach DIN276. Momentan legen viele Anwender dieses Dokument ihrer Rechnung bei. Im Zuge der Umstellung auf die Versendung digitaler Rechnungen ist es wünschenswert, dass die DIN 276 im Programm und im Rechnungsformular integriert ist. Beim Ausdruck der Rechnung sollte steuerbar sein, welche Teile gedruckt werden sollen.

Die Anwendung spezieller Tabellen, wie z. B. RifT oder AHO, aber auch die Definition freier Leistungsbilder, erleichtern die Arbeit wesentlich, wenn Ihr Büro diese benötigt. Bitte fragen Sie diese konkret ab.

Modul für Prüfingenieure

Die honorartechnische Abwicklung von Prüfingenieurleistungen hängt von den Auftraggebern ab (Bundesländer und Verkehrsträger des Bundes. Die Bundesländer haben in ihrem Bauordnungsrecht eigene Gebührenordnungen. In den meisten Bundesländern gibt es eine BVS (Bewertungs- und Verrechnungsstelle), die als Dienstleistung die Angebotserstellung, die Rechnungslegung und den Zahlungsverkehr mit dem Auftraggeber übernimmt und damit für beide Seiten die Einhaltung der Gebührenordnung absichert.

Der Prozess ist in jedem Bundesland anders gestaltet, von Einstellung der Rechnungen durch den Prüfingenieur in das Onlineportal über Versenden von Formularen (PDF, Fax) an die BVS bis zu formloser Weitergabe der Daten ist das ein schwierig zu standardisierender Prozess in den BMSP-Lösungen. Darum gibt es nur wenige Hersteller, die in Ihrer Lösung ein Modul bzw. Reports für Prüfingenieure integriert haben.

Mit der RVP, Ausgabe 2016 (Richtlinien des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur) wurden für die Verkehrsträger des Bundes einheitliche Regelungen zur Ermittlung der Vergütung für die statische, konstruktive und brandschutztechnische Prüfung geregelt. Diese RVP wurden von der „ad hoc-Arbeitsgruppe Prüfingenieurleistung“ in Anlehnung an die HOAI erarbeitet, um einerseits die Vergütung und andererseits die einheitliche Grundsatzregelungen für Bauwerke der Bundesfernstraßen, der Bundeswasserstraßen und der Eisenbahnen des Bundes festzuschreiben.

Wichtig | Diese RVP sind für die Bundesstraßen und Eisenbahnen ab 01.04.2017 verbindlich. Es bleibt abzuwarten, ob sich nun mehr Anbieter entscheiden werden, zumindest diese RVP in die Honorarermittlung aufzunehmen.

Mehrere Aufträge und die Erweiterung von Aufträgen

Bei größeren oder komplexen Projekten kann es notwendig sein, ein Projekt in mehrere Aufträge zu gliedern. Der Auftrag ist in der Regel die Basis der Rechnungslegung. Jedem Auftrag ist der Auftraggeber zugeordnet, aber auch ein Umsatzsteuersatz.

Wichtig | In wenigen Produkten ist es unmöglich, mehrere Leistungsbilder in einen Auftrag abzubilden, bzw. einzelne Leistungen bzw. Leistungsbilder im Nachhinein zu ergänzen (z. B. Nachtrag). Bitte lassen Sie sich diese Funktionalität zeigen, wenn Sie diese benötigen. Spätestens bei einer Umsatzsteuererhöhung wird das Thema für alle aktuell. Eine Erweiterung von Aufträgen sollte in jedem Fall möglich sein.

Aufwandskalkulation

Die Aufwandskalkulation gewinnt auch im Rahmen von Änderungen und Nachträgen immer größere Bedeutung. Besondere Leistungen oder Leistungen aus dem - unverbindlichen - Teil 2 der HOAI werden oft bereits in der Angebotsphase kalkuliert und dann pauschaliert oder aber auf Wunsch des Auftraggebers auf Nachweis abgerechnet.

Erfassung von Fremdleistungen

Für Planungsbüros, die nicht alle Projektleistungen im Haus umsetzen, sollte das passende Programm zumindest die Eingabe von Fremdleistungen als Kosten (Eingangsrechnungen) ermöglichen.

PRAXISHINWEIS | Die Verwaltung von Fremdleisterverträgen, die das eigene Leistungsbudget mindern, ist für Generalplaner und für Büros sinnvoll, die Teilleistungen einzelner Lph vergeben. Verträge werden bereits dann eingegeben, wenn diese geschlossen werden. Durch die Zuordnung zur Hauptleistung wird das Eigenleistungsbudget automatisch gemindert. Projektübergreifende Auswertungen über vergebene Fremdleistungen sind möglich. So wird auch die Bewertung unfertiger Leistungen der Nachunternehmer möglich.

Referenzen für diese Arbeitsweise kenne ich für die Produkte wiko und RP-Pro. In den Programmen allprojects, untermStrich und visuplus ist dieses Modul integriert worden und wird entsprechend der Kundenwünsche weiterentwickelt. In Programmen, die keine Fremdleistungsverwaltung im beschriebenen Sinne enthalten, aber dennoch eine Eigenleistungsbudgetierung unterstützen (Projekt Pro, VVW-Control) werden die vergebenen Leistungen separat (in einer Summe pro Position) eingegeben, allerdings ohne Zuordnung zu einem Auftragnehmer.

Generalplaner sollten auf jeden Fall prüfen, wie die Fremdleisterverwaltung umgesetzt werden soll. Grundsätzlich kann die Vertragsgestaltung des Fremdleisters ebenso komplex sein wie die eigene: er hat eine eventuell eine abweichende Honorarermittlung, besondere Leistungen und Nachweisleistungen. Diese Positionen sollten sich ermitteln und den Leistungen des eigenen Vertrages zum Auftraggeber zuordnen lassen.

Müssen Sie auch die Stundennachweise Ihrer Fremdleister beim Auftraggeber vorlegen? Das ist in den Programmen meist kein Standard und es muss dafür ein Prozess definiert werden und erfordert unter Umständen auch eine Erweiterung der Lizenzen.

Planung von Leistungsständen

Die Planung von Leistungsständen ist meist erst für fortgeschrittene Anwender interessant. Die Aufteilung des Auftragsbestands in Zeitscheiben ermöglicht eine zeitliche Vorausschau über den Auftragsvorlauf und gibt somit einen groben Überblick über die Auslastung der Mitarbeiter.

Erfassung von Neben- und Reisekosten

Die Eingabe und Verfolgung der Nebenkosten ist für diejenigen Büros wichtig, die Nebenkosten auf Nachweis abrechnen oder projektweise erfassen. Auch bei überregionalen Projekten kann es sinnvoll sein, die Reise- und Nebenkosten zu verfolgen, um die Gesamtwirtschaftlichkeit des Projektes betrachten zu können. Wenn Nebenkosten im normalen Maße anfallen, über Projekte verteilt sind und im Gemeinkostenzuschlag umgelegt sind, kann man durchaus auf die Erfassung der Nebenkosten verzichten.

Für die Eingabe und Abrechnung der Reisekosten gelten die Empfehlungen wie für Nebenkosten.

Eigenständiges Projektleitermodul

Ein eigenständiges Modul für Projektleiter ist für mittlere und größere Büros sinnvoll, in denen die Projektleiter auch für die kaufmännische Abwicklung der Projekte verantwortlich sind. In der Regel geben Projektleiter die Bearbeitungsstände der einzelnen Phasen ein und sind verantwortlich für die Budgetierung und die Wirtschaftlichkeitskontrolle.

PRAXISHINWEIS | Organisatorisch sollte im Unternehmen festgelegt werden, ob jeder Projektleiter alle oder nur die Projekte sehen soll, für die er verantwortlich ist. Ebenso sollten die Werte, die er sehen darf (Auftragswert, Budget, Stundenvorgaben, Stundensätze) rechtemäßig einstellbar sein.

Rechnungslegung auf Basis der Nachweisstunden

Rechnungslegung auf Basis der Nachweisstunden halte ich für eine notwendige Grundkomponente. Diese Abrechnung auf Nachweis ist oft limitiert (Stunden oder Euro). Der Aufwand bei der Abrechnung dieser Leistungen ist stark vom verwendeten Programm abhängig, sollte aber auf jeden Fall von der Software unterstützt werden.

Nachkalkulation

Die stichtagsbezogene Nachkalkulation ermöglicht einen Vergleich von Kosten, Leistungen und Umsätzen bis zu einem Stichtag, eventuell auch in Zeiträumen. Standardmäßig stellen die Auswertungen und Übersichten im Projektcontrolling den kumulativen Stand dar (Projektbeginn bis zum Auswertungsdatum).

PRAXISHINWEIS | Weil viele Projekte mehrjährig laufen, die BWA aber immer periodenbezogen (Monate, Geschäftsjahr) dargestellt werden, ermöglichen stichtagsbezogene Nachkalkulationen einen wesentlich besseren Vergleich mit der BWA. Außerdem kann der Auftragszuwachs (änderndes Honorarvolumen im Projekt) nur bestimmt werden, wenn die Auftragssummen einen Zeitstempel tragen. Einige Softwarelösungen haben den Zeitstempel integriert, bieten aber keine Standardauswertungen an. Die Aussagen der Hersteller zu den stichtagsbezogenen Reports können Sie bei der Autorin anfragen. Ansonsten können firmenspezifische Auswertungen erstellt werden für die Mehrkosten anfallen.

Baustein 2: Unternehmenscontrolling

Strukturierung nach Niederlassungen

Die Strukturierung nach Niederlassungen und Kostenstellen ist für die Büros wichtig, die mehrere Einheiten abbilden wollen. Außer der inhaltlichen Trennung ist bei Niederlassungen auch das technische Umsetzungskonzept vor der Einführung der Software zu prüfen.

Abbildung von Teil- und Vollkostenstundensätzen

Die Arbeit mit Teil- und Vollkostenstundensätzen ermöglicht, die Personalkosten (ohne Gemeinkostenumlage) auf Gemein- und Projektkosten zu verteilen. Die Teilkosten kann man periodenbezogen mit den Personalkosten vergleichen. Wenn nur ein Stundensatz im Programm hinterlegt wird, ist das in der Regel der Vollkostenstundensatz, in dem alle Kosten umgelegt worden sind. Die Umlage erfolgt korrekter Weise nur auf die erlösfähigen Stunden.

PRAXISHINWEIS | Die Gemeinkosteneingabe und -verfolgung ist eine wichtige Komponente des Controllings. Klassische Gemeinkosten wie Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, allgemeine Büroarbeiten können so periodenbezogen und mitarbeiterbezogen ausgewertet werden. Aber auch Projekte können Gemeinkostenprojekte sein. Entscheidend ist, ob die Projekte erlösfähig sind. Ich empfehle, Gemeinkosten im Controlling nur auf Basis von Teilkosten auszuwerten.

Angebots- und Nachtragsverfolgung und Auftragsvorlauf

Ist die Angebotsverfolgung im Controlling-System integriert, kann auch der Aufwand auf noch nicht beauftragte Projekte verfolgt werden. Wird der Auftrag erteilt, können Angebote einfach in Verträge umgewandelt werden. Die Nachverfolgung offener Angebote ist einfacher.

Nachträge haben seit der HOAI 2013 eine noch höhere Bedeutung bekommen. Es ist sinnvoll, Nachträge ins Controlling-System einzupflegen und zu verfolgen. Bestätigte Nachträge führen in der Regel zur Erweiterung des bestehenden Auftrags bzw. zu einem neuen Auftrag in einem bereits angelegten Projekt. Eine gute Nachtragsverwaltung ist eine Grundlage für die Steigerung der kaufmännischen Effizienz.

Der Auftragsvorlauf zeigt das offene Leistungsvolumen pro Projekt und die Summe über alle Projekte. Für die Planung des Unternehmens ist diese Kennzahl besonders wichtig.

Liquiditätsplanung

Mit der Liquiditätsplanung werden Aus- und Einzahlungen pro Projekt, aber auch für das Unternehmen geplant. Dieses Instrument ist ein zentrales Steuerungselement. Es bedient vorrangig die kaufmännische Sicht mit dem Blick auf das Konto, wohingegen die Leistungsplanung den Schwerpunkt auf die inhaltliche Umsetzung und die Mitarbeiterauslastung (Sicht des Projektleiters) setzt. In kleineren Planungsbüros wird die Liquiditätsplanung meist für die Steuerung der kaufmännischen und technischen Ziele genutzt.

Ermittlung von Kennzahlen

Kennzahlenermittlung ist ein wichtiges Managementinstrument. In der Branche bekannt sind die Kennzahlen nach Bürokostenvergleich oder die Pep-7-Kennzahlen. Nicht so bekannt sind meist die Algorithmen und Randbedingungen. Darum sollten die Berechnungen der zu verwendenden Kennzahlen eindeutig definiert sein und diese Definition sollte mittelfristig beibehalten werden.

Einige der Pep-7-Zahlen sind wenig aussagefähig, sobald mit freien Mitarbeitern oder Fremdleistern gearbeitet wird. Fremdleisterkosten mit den eigenen erlösfähigen Stunden in Verbindung zu bringen und daraus einen Kostensatz zu ermitteln, halte ich für recht gefährlich. Darum berechne ich mit meinen Kunden auch Kennzahlen, die sich auf Eigenleistung beziehen.

Der Vergleich der eigenen Kennzahlen über verschiedene Geschäftsjahre ist ein gutes Steuerungselement, aber auch der Vergleich mit Branchenkennzahlen ist durchaus interessant. Vor allem die Bezüge der Umsätze und Kosten auf die Mitarbeiterzahl liefert aussagekräftige Ergebnisse. Ich empfehle eine Teilnahme am jährlichen Bürokostenvergleich des AHO. Einerseits können so belastbare Branchenkennzahlen ermittelt werden, andererseits erhalten Sie Informationen über Ihre wirtschaftliche Positionierung im Markt.

Baustein 3: Integrierte Module

Projekt-Dashboard

Das Projekt-Dashboard bietet vor allem für Controller und Projektleiter, die mit der Anwendung arbeiten, eine wesentliche Arbeitserleichterung. Die Darstellung und der Zugriff sind in den Programmen, die das Board anbieten, unterschiedlich umgesetzt. Darum bitte unbedingt ansehen!

AVA

Ein AVA-Programm hat in der Regel bereits jedes Planungsbüro im Einsatz. Mit der BauerSoftware und der PROJEKT PRO GmbH sind zwei Hersteller vertreten, die in der Büromanagement-Software auch ein Ausschreibungs-Programm in ihrem Portfolio haben. Wer eines dieser AVA-Produkte nutzt, sollte sich anschauen, ob das BMSP-Modul seinen Anforderungen genügt. Eine schon bekannte Oberfläche macht meist die Einarbeitung leichter und erhöht die Akzeptanz bei den Anwendern.

FiBU-Modul

Eine eigene Finanzbuchhaltung (FIBU) hat nur allprojects (Abacus Business Solutions GmbH) in seiner Produktpalette. Seit dem letzten Vergleich hat der Hersteller wiko die Finanzbuchhaltung Diamant voll in seine Webapplikation integriert. Interessant ist der Einsatz einer solchen Lösung vor allem für größere Unternehmen, die die Finanzbuchhaltung im eigenen Haus führen. Allerdings ist die FIBU nicht Bestandteil der Produkte, sondern muss zusätzlich erworben werden.

Baukostencontrolling

Ein Baukostencontrolling (BKC) ist in den Produkten der Acclaro GmbH, BauerSoftware, der loreg GmbH, der Sta*Ware EDV Beratung GmbH, der Visuplus GmbH und der wiko Bausoftware GmbH integriert. Diese Module sind besonders für Projektsteuerer von großem Nutzen

Baustein 4: Büro- und Kundenbeziehungsmanagement

Die Adress- und Kontaktpflege ist mittlerweile bei allen Produkten integriert. Mail-Software im Programm eingebunden haben lediglich vier Anbieter. Bei diesen Produkten ist keine separate Mail-Software erforderlich. Aber schauen Sie sich an, ob die Umsetzung Ihren Vorstellungen entspricht.

PRAXISHINWEIS | Hingegen haben alle angefragten Anbieter die Schnittstelle zu MS-Exchange bzw. MS-Outlook integriert. An dieser Stelle hat sich in den letzten Jahren ein Wandel gezeigt. Da in den meisten Büros die führende Adressdatenbank im Exchange-Server liegt und dort auch häufig die Synchronisation der Kontaktdaten, Kalender und Aufgaben zu den mobilen Endgeräten stattfindet, bieten jetzt auch die Hersteller von BMSP-Lösungen diese Schnittstellen an.

Anwesenheitszeiten

Anwesenheitszeiten (eventuell gekoppelt mit Stechuhr) müssen für ein Controlling nicht geführt werden. In der Regel bilden die Sollstunden laut Arbeitsvertrag die Vorgaben für einen Stundenvergleich der Mitarbeiter. Es kann sinnvoll sein, die Anwesenheitszeiten mitzuführen und im Rahmen des Mindestlohngesetzes seinen Nachweispflichten nachzukommen (Kommen, Gehen, Pausen). Wenn Ihr Büro die Anwesenheitszeiten führen möchte, dann prüfen Sie, ob das in der gewählten Software angeboten wird und ob die Dokumentation Ihren Anforderungen genügt.

Jahresarbeitszeitkonto

Das Jahresarbeitszeitkonto zeigt die Differenz zwischen den Soll- und Ist-Stunden. Je nach Programm können auch eine vertraglich vereinbarte Zahl von zusätzlichen, nicht bezahlten Überstunden, oder aber auch Gleitzeit in die Berechnung einfließen. Idealerweise liefert die BMSP-Software auch einen Überblick über Urlaub und Überstunden.

Baustein 5: Terminmanagement und Auslastungsplanung

Eine Aufgaben- und Terminverwaltung ist in fast allen Produkten eingebunden. Aber oft sind die Anwender von der Umsetzung enttäuscht und arbeiten weiter mit Gruppenkalendern und Aufgaben in MS-Exchange. Dafür kann das Nutzen einer Schnittstelle zur BMSP-Lösung sinnvoll sein.

Das Thema der Auslastungsplanung ist für viele Anwender ein Kernstück des Controlling-zumindest in der Theorie! Darum haben inzwischen alle Hersteller (außer der Cycot GmbH) ein solches Modul integriert. In der praktischen Anwendung gibt es dennoch nur sehr wenige Büros, die die Auslastungsplanung fest in die Projektplanung integriert haben.

Ein Problem ist, dass das Tagesgeschäft ständige Anpassungen erfordert.Wer macht diese und wann? Wenn die Projektleiter selbst die Terminketten verschieben, kann es zu mangelnder Auslastung oder zu einer Überlastung kommen. Wer entscheidet über die Priorisierung der Projekte und die Freigabe der Mitarbeiter, wenn diese überlastet sind?

Gute Erfahrungen haben Kunden (15 - 20 Mitarbeiter) gemacht, in denen der Büroleiter (nicht der Geschäftsführer oder Inhaber) für die Auslastungsplanung verantwortlich ist. Er/sie erstellt pro Projekt mit den Projektleitern einen Einsatzplan, der auf der Basis des Budgets und Termins der einzelnen Leistungen erstellt wird. Bei Verschiebungen kann der Büroleiter sofort festlegen, welche anderen Projekte zwangsläufig angepasst werden müssen.

In größeren Büros sollte für die Multiprojektplanung in jedem Fall ein Konzept erstellt werden. Dazu ist es sicher sinnvoll, sich die Umsetzung des Moduls in den favorisierten Programmen anzusehen.

PRAXISHINWEIS | Bestimmen Sie die Anforderungen in Ihrem Unternehmen. Genügt Ihnen die Verplanung der Mitarbeiter pro Projekt und Monat oder erfordern Ihre Prozesse die Angaben pro Tag? Die Wünsche sind meist sehr hoch angesiedelt, in der Umsetzung bleiben viele Anwender dann aber „stecken“, weil der Eingabe- und Pflegeaufwand umso höher ist je mehr der Detaillierungsgrad steigt.

Baustein 6: Dokumentenmanagement

Die Ablage und Verwaltung des Schriftverkehrs, mit Kunden- und Projektbezug im Programm bieten die meisten Programme über eine Verlinkung zu den Dokumenten in der Dateiablage der Serverlandschaft an. Das heißt, man kann diese Dokumente über das Programm finden und öffnen, aber auch direkt über den Explorer. Abgesichert werden muss, dass keine Dokumente im Explorer gelöscht oder verschoben werden. Andere Hersteller legen die Dokumente in der Datenbank ab. Diese können dann ohne das Programm nicht verwaltet werden.

Eine Historisierung und Archivierung der Dokumente ist vor allem dann wichtig, wenn Sie ein Dokument in verschiedenen Arbeitsständen abspeichern wollen und das auch später nachverfolgen wollen. Wenn Sie Ihre Prozesse auf die digitale Ablage reduzieren wollen, sollten Sie ein Konzept für die Sicherung der Aufbewahrungspflichten der unterschiedlichen Dokumente erstellen.

Der Hersteller Visuplus setzt die Grundfunktionalitäten (Ablage, Verwaltung, ...) mit der eigenen Lösung um. Die erweiterten Funktionalitäten des Dokumentenmanagements (Historisierung, Indexierung, Archivierung) werden mit dem Anbieter windream realisiert. Dieses Produkt kann zusätzlich erworben werden.

Projektbezogene Planverwaltung

Die projektbezogene Planverwaltung kann man in die BMSP-Lösung integrieren. Die Erstellung von Planlieferlisten ist ein sinnvolles Anwendungsgebiet und wurde darum auch von vielen Anbietern in ihr Produkt integriert. Die digitale Auslieferung der Pläne erfolgt in definierten Austauschformaten bzw. als PDF-Dateien. Unterlagen und Pläne werden oft aber auch auf Internet-Plattformen oder virtuelle Projekträume geladen, wo diese den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt werden. Wenn diese Dokumente in der eigenen Datenbank abgelegt sind, kann man diese auch im mobilen Zugriff mit Layern ansehen und oft auch Anmerkungen in die Pläne schreiben.

Für Originalpläne, die meist ein großes Datenvolumen haben, ist die Ablage in einer Datenbank nicht unbedingt der effektivste Weg. Eine Verlinkung zu den Plänen kann die bessere Alternative sein.

Baustein 7: Workflow-Management

Die Abfrage dieser Prozesse wurde neu in den Vergleich aufgenommen, da „Workflow“ Kernstück anderer Programme ist, zu deren Portfolio aber kaum ein leistungsstarkes Controlling bzw. eine HOAI gehört.

Was verstehen wir unter dem Begriff? Laut Wikipedia ist es „meist informationstechnische Unterstützung oder (teilweise) Automatisierung von Geschäftsprozessen. Aufgabe des Workflow-Managements ist es, auf Basis einer Spezifikation, für die Ausführung von Arbeitsabläufen mithilfe von IT-Systemen zu sorgen“.

Welche Workflow-Prozesse werden momentan von unseren Herstellern schon unterstützt? Angefangen vom Prozess der Urlaubsbeantragung und Genehmigung über die Freigabe von Eingangsrechnungen und Rechnungsentwürfen gibt es bei dem Produkt Sta*Ware auch eine Warnfunktion bei Budgetüberschreitung. Gerade dieser Punkt wird von vielen Anwendern auch gewünscht.

Ziel einiger Planer ist, eigene Prozesse definieren zu können. Dazu müssen mehrstufige Abläufe mit gewünschten Funktionalitäten strukturiert werden können. Ebenso sind Verantwortliche für Ausführung und Freigabe zuzuordnen. Abacus, Acclaro, Projekt Pro und Sta*Ware können das schon. Wiko und Visuplus arbeiten an der Realisierung und haben die Umsetzung für das 4.Quartal 2017 angekündigt. Es ist zu erwarten, dass sich die Entwicklung in diesem Bereich bei einigen Produkten fortsetzen wird.

IT-Infrastruktur - Technische Rahmenbedingungen

Analyse der IT-Infrastruktur

Ob man mit diesem Punkt die Recherchen beginnt oder diesen vor dem Abschluss des Kaufvertrags prüft, hängt von jedem Büro ab. Wenn sich allerdings erst bei der Installation herausstellt, dass es so auf keinen Fall funktioniert, ist der Stress zwischen Kunden und Hersteller vorprogrammiert.

Größere Architektur- und Planungsbüros leisten sich eine IT-Abteilung oder einen eigenen IT-Fachmann. Kleinere und mittlere Unternehmen arbeiten in der Regel mit einem IT-Dienstleister, der sich um die Hardware, die Installation der Arbeitsstationen und des Netzwerks kümmert. Ebenso werden Virenschutz und Firewall eingerichtet, die Stellung des eigenen Intranets im Internet abgebildet. Die Philosophie des Unternehmens ist bereits in der IT-Struktur manifestiert und in der Regel sollte sich das neue Programm dort eingliedern. Meist spricht nichts dagegen, dass das Programm zusätzlich auf einem vorhandenen Server installiert wird.

PRAXISHINWEIS | Firmen, in denen Mitarbeiter Kontaktdaten, Kalender und Aufgaben vom Server (MS-Exchange, Lotus-Notes,…) mit auf ihr Smartphone nehmen und in beide Richtungen synchronisieren, werden auf diese Instrumente nicht mehr verzichten wollen. Darum ist hier zu prüfen, ob die bestehenden Funktionalitäten integriert werden oder optimal ersetzt werden können. Auch die Kopplung der Telefonanlage mit einer Kontaktdatenbank, aber auch die Schnittstelle zu einer Stechuhr sollte frühzeitig in die Untersuchung einbezogen werden.

Installationsarten - Technologische Umsetzung

	„Microsoft-Server-Client-Installation	„Mac-Server-Client-Installation“	Webfähige Teillösung	Vollfunktionsfähige Webapplikation
Abacus				x
Acclaro	x	über Virtualisierung	Remotezugriff
Buildup	x	x
CYCOT OM	x
isyControl	x		Zeiterfassung
Projekt Pro	x	x	Zeiterfassung
RP-PRO	x		Zeiterfassung
Sta*Ware	x			(x) für PL
untermStrich	x			x
Visuplus	x		Zeiterfassung	APP, Smart Devices
VVW Control	x		Zeiterfassung
wiko	x			x

Inzwischen bieten ABACUS allproject, untermStrich und wiko eine vollfunktionsfähige Webapplikation an. Allerdings arbeiten in den Programmen untermStrich und wiko viele Bestandskunden weiterhin mit der Server-Client-Lösung, da vor allem individuelle Anpassungen und Berichte in der Webversion noch nicht vollständig umgesetzt sind. Deshalb werden die Webmodule meist bei Neueinsteigern und Projektleitern eingeführt.

Die klassische Server-Client-Architektur von Microsoft ist nach wie vor der Standard bei den BMSP-Lösungen. Auch SQL-Clients machen es möglich, über eine VPN-Verbindung auf einen in einer anderen Niederlassung stehenden Server zuzugreifen. Ob das aber die optimale Lösung ist, muss der EDV-Verantwortliche des Unternehmens entscheiden.

Die Projekt Pro GmbH bietet für Architekten und Landschaftsarchitekten, die mit Hard- und Software von Apple arbeiten, die Installation auch in einer Mac-Umgebung. Andere Programme nutzen für die Installation Ihrer Software die Virtualisierung von Microsoft auf Mac.

PRAXISHINWEISE | Alternativ lassen sich die meisten der Programme auf einem Terminal-Server installieren und von dort aus betreiben. Die Vorteile gegenüber einer Server-Client-Lösung bestehen darin, dass

• die Installation nur auf diesem Server erfolgen muss,

• externe Zugriffe für die Volluser (verschiedene Niederlassungen, Baustelle, Bahn) über Notebooks und mobile Geräte einfach zu realisieren sind und die Zugriffszeiten meist besser sind als bei einer Server-Client-Lösung.

• Zusätzlich ist die Installation von Webapplikationen möglich.

Zu beachten sind die zusätzlichen Kosten für die Terminal-Server-Lizenzen (für Vollzugriffe, nicht für Weberfassungen) und der erhöhte Sicherheitsaufwand.

Zusätzlich zu der Vollapplikation bieten viele Hersteller webfähige Teillösungen an. Voraussetzung für diese ist die Installation des IIS von Microsoft, bzw. iOS von Mac auf dem Server. Diese Weblösungen können über den Webbrowser (in der Regel der Microsoft Internet Explorer) ohne eine zusätzliche Installation des Programms aufgerufen werden.

Die Webapplikationen können in der Cloud oder auch im eigenen Unternehmen installiert werden. Die Nutzer benötigen auf ihren Geräten Zugang zum Internet/Intranet, um auf das Programm zugreifen zu können, die allprojects-User zusätzlich eine Java-Runtime-Version.

Verwendete Datenbanken
	ACCESS	SQL	Firebird	Oracle	MySQL	Filemaker
Abacus		x
Acclaro		x
Buildup		x	x	x
CYCOT OM	x
	ACCESS	SQL	Firebird	Oracle	MySQL	Filemaker
isyControl					x
Projekt Pro						x
RP-PRO	x	x
Sta*Ware				x
untermStrich					x
Visuplus		x
VVW Control		x
Wiko		x

Wichtig | Diese Angaben interessieren in der Regel den EDV-Administrator, damit er die Installation und auch die Sicherung der Datenbank in das Sicherungskonzept des Büros einbinden kann. Preislich ist zu beachten, ob die Datenbanklizenzen separat gekauft werden müssen. Bei ACCESS und My-SQL gibt es kostenfreie Runtime-Versionen, der SQL-Server Express 2008/2012/2014/2014 ist ebenso kostenfrei. Dieser genügt je nach Anwendungsumfang für bis zu 80 Mitarbeiter.

Die Mehrzahl der Datenbanken ist offen und es können auch individuelle Abfragen beispielsweise über ODBC-Schnittstellen gemacht werden.

Reportgenerator und Ausgabeziel

Wenn der Anwender selbst Berichte und Formulare anpassen möchte, ist dies mit einem integrierten Reportgenerator möglich.

Überblick Reportgenerator und Ausgabeziel
Reportgenerator					Ausgabeziel
	Crystal Report	Fast Report	List and Label	intern	Word	Excel	Open Office	Intern
Abacus				x	x	x	x	x
Acclaro			x	x	x	x	x	x
Buildup				x				x
CYCOT OM								x
isyControl				x				x
Projekt Pro				x				x
RP-PRO				x	x	x	x	x
Sta*Ware	x				x	x	x	x
untermStrich				x	x	x	x	x
Visuplus	x			x	x	x	x	x
VVW Control		x			x	x	x	x
Wiko		x		x	x	x		x

Bei Verwendung von Crystal Reports (Visuplus GmbH) ist der zusätzliche Kauf eines Editors erforderlich. Bei FastReport und List & Label ist ein Editor in den BMSP-Lösungen integriert.

PRAXISHINWEIS | Die Ausgabeziele Word, Excel oder Open Office sind für diejenigen Anwender wichtig, die nachträglich in erstellten Dokumenten noch Änderungen machen wollen und diese extern abspeichern. Bei „internen“ Ausgabezielen müssen individuelle Texte vorab in Textbausteinen gespeichert werden und können auf diese Weise ins Dokument übernommen werden.

Einsatz von I-Phone / Smartphone / I-Pad / Tablet-PC
Anbieter	ja/nein	Anwendungsgebiete smartphone / iphone /Tablet /ipad
Abacus	Ja	Auswertungen mit „AbaSmart“ auf ipad; Erfassung Leistungen, Reisezeit und-kosten mit „AbaClick“ auf iphone+smartphone (Android)
Acclaro	Ja	Voller Zugriff bei Tablet-PC; Remotezugriff bei anderen Geräten; App für i-phone/ i-pad und smartphone und Stundenerfassung, Adressen und Kontakte, Aufgaben- und Termineverwaltung
Buildup	Nein
Cycot OM	Nein
isyControl	Ja	Stundenerfassung bei allen Geräten
Projekt Pro	Ja	Stundenerfassung bei allen Geräten über Webzugriff; Aufgaben- und Terminverwaltung über Synchronisation
RP-PRO	Ja	Remotezugriff bei allen Geräten nutzbar, App für Stundenerfassung, Baumängel und Bautagebuch werden für iOS und smartphone (Android) programmiert
Sta*Ware	Ja	Viele Module auf i-phone und smartphone
untermStrich	Ja	Webzugriff für alle Geräte und verfügbaren Applikationen
Visuplus	Ja	Stunden- und Reisekostenerfassung bei allen Geräten
VVW Control	Ja	Stundenerfassung bei allen Geräten
Wiko	Ja	Stunden- und Reisekostenerfassung, Anwesenheitszeiten, Aufgaben- und Terminverwaltung bei allen Geräten

Generell sind die meisten Anbieter in den letzten Jahren den Wünschen der Nutzer nachgekommen und haben Lösungen für die mobile Erfassung vor allem der Stunden und Reisekosten entwickelt. Inwieweit es praktikabel ist, mit i-phone und smartphone einen Remotezugriff zu machen, hängt sehr vom Programm und dem Anwender ab. Apps sind sicher die komfortablere Lösung. Also bitte unbedingt vor einem Kauf testen!

Der Abgleich von Kontaktdaten sowie von Aufgaben und Terminen mit der führenden Adressdatenbank im Unternehmen ist vor allem für auswärts tätige Mitarbeiter nützlich. In den meisten Fällen ist das führende Adresssystem zwar die BMSP-Lösung, es erfolgt aber eine Synchronisation der Kontaktdaten zu MS-Exchange und von dort die Synchronisation mit den mobilen Endgeräten.

Die Erfassung von Zeiten und Bearbeitungsständen kann bei Dienstleistern mit einem festdefinierten Produktkatalog und Kundenstamm oder aber für Vermesser, bzw. die Verrechnung von Arbeitnehmerüberlassung ein lohnendes Einsatzgebiet sein.

PRAXISHINWEISE |

• Interessieren Sie sich für solche Module, dann fragen Sie den Hersteller bitte vor dem Kauf, welche Systeme unterstützt werden (i-phone, smartphone, windows phone). Die meisten Anbieter entwickeln momentan weiter.

• Nicht zu unterschätzen ist das Sicherheitsrisiko, das durch das Nutzen von Smartphones (vor allem von privaten!) in die Büros gebracht wird.

• Für Planer, die Ihren Arbeitsplatz im Büro haben, spielt dieser Erfassungsweg kaum eine Rolle.

Ausblick auf die weitere Entwicklung

Seit 01.01.2017 sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD vom 14.11.2014) bindend. Viele Architektur- und Planungsbüros ignorieren dieses Thema noch, obwohl es auch sie schon eingeholt hat.

Denn wer von Ihnen erhält noch keine elektronischen Rechnungen? Gehen Sie korrekt damit um? Das ist nur ein kleiner Punkt eines sehr umfassenden Themas. Das Erstellen von Verfahrensdokumentationen zum rechtssicheren Umgang mit den Dokumenten liegt in der Verantwortung der Unternehmer. Inwieweit die BMSP-Lösungen diese Prozesse unterstützen können, wird nach meiner Meinung künftig ein weiteres Entscheidungskriterium werden.

Mein Fazit für Sie

Wenn Sie nach der Analyse Ihrer Prozesse und Anforderungen eine Vorauswahl von Programmen getroffen haben, sollten Sie sich die Software vom Anbieter zeigen lassen. Die vorgestellten Programme setzen ähnliche Prozesse auf unterschiedliche Weise und in unterschiedlicher Qualität um.

Der Königsweg bei der Produktauswahl

Die größten Erkenntnisse gewinnen Sie, wenn Sie ein eigenes anspruchsvolles „Referenzprojekt“ in der Struktur abbilden lassen und sich die einzelnen Prozesse (Angebot, Stunden-und Kostenerfassung, Budgetierung, Rechnungslegung, Controlling) an diesem Projekt zeigen zu lassen. Dabei können Sie die Arbeitsweise der Software gut verfolgen und gewinnen einen Eindruck, ob Sie sich mit der „Denke“ des Programms identifizieren können.

Wenn Sie auch mit den Bausteinen Dokumentenmanagement und Workflow arbeiten wollen, dann sehen Sie sich auch diese vorab kritisch an, selbst wenn Sie diese erst später kaufen wollen.

Bei größeren Kunden empfiehlt es sich, mit dem Hersteller, für den Sie sich entschieden haben, einen Workshop zu machen. Die investierte Zeit und das Geld lohnen sich in jedem Fall. Besonders wichtig ist das, wenn Sie eine Datenübernahme planen. Idealerweise lassen Sie eine Testdatenübernahme vor dem Workshop machen und sehen dann bereits im Workshop Ihre Daten in der neuen Lösung. Eine hundertprozentige Abbildung der Prozesse in Ihrem Büro wird wohl keines der Programme bieten können. Es kann sinnvoll sein, die eigenen Anforderungen anzupassen und auch die Prozesse im Büro auf den Prüfstand zu stellen und bei Bedarf umzugestalten.

Wenn Sie allerdings keine Abstriche machen wollen, sollten Sie einen Softwarehersteller wählen, der bewusst auch Programmanpassungen bietet (loreg GmbH, Visuplus GmbH, wiko Bausoftware GmbH). Eine Eigenprogrammierung ist in der Regel die kostenintensivste Lösung.

Kosten für „Einführung von BMSP“ kalkulieren

Ich empfehle Ihnen, bereits vor der Unterzeichnung des Kaufvertrags die Kosten einzuplanen, die durch eventuell notwendige Hard- und Software, für die Installation und Schulung, aber auch für die Einarbeitung notwendig werden. Legen Sie doch ein internes Projekt „Einführung von BMSP“ an und versehen Sie es mit einem Budget- und Terminrahmen.

Wirtschaftliche Büroführung ist (auch) eine Frage des guten Preises

Die Programme unterscheiden sich in den Modulen und den Lizenzmodellen. Sie können einen echten Preisvergleich nur erstellen, wenn Sie die konkreten Anforderungen kennen, die Ihr Büro an die Software stellt. Darum sollten Sie bereits im Vorfeld planen, welcher Mitarbeiter für welche Prozesse verantwortlich sein soll und was er sehen und ändern darf.

PRAXISHINWEIS | In Abhängigkeit von den vorgewählten Lösungen können Sie über eine präzise Lizensierung bei Kauf und Software-Service viel Geld sparen.

In der Regel wird zwischen Voll-User (darf alle gekauften Module nutzen) und den Mitarbeiterlizenzen (diese dürfen in der Regel nur Stunden und Nebenkosten erfassen) unterschieden. Einige Software-Hersteller bieten auch besondere Lizenzen für Projektleiter an. Diese Module sind vor allem bei den Büros sinnvoll, in denen die Projektleiter auch die Kostenverantwortung übernehmen sollen.

PRAXISHINWEIS | Achten Sie auch auf die Unterscheidung zwischen fließenden (floating) und benamten Lizenzen.

• Eine fließende Lizenz kann von mehreren Mitarbeitern genutzt werden, allerdings nicht zur gleichen Zeit.

• Bei einer benamten Lizenz müssen Sie für jeden Mitarbeiter eine Lizenz kaufen. Wenn Mitarbeiter Ihr Büro verlassen, können Sie diese Lizenz jedoch an einen anderen Mitarbeiter vergeben.

• Eine Serverlizenz bedeutet, dass grundsätzlich alle Mitarbeiter mit dem Programm in vollem Umfang arbeiten können. In diesem Fall bestimmen die Rechte der Mitarbeiter (-gruppen) die personenbezogenen Funktionalitäten der Module. Grundsätzlich darf der Mitarbeiter im Programm das, was ihm die Lizenz und das erteilte Recht erlauben.

Das Programm VVW Control ist mit einer Serverlizenz ausgestattet. Bei anderen Anbietern werden vor allem für größere Büros individuelle Serverlizenzen angeboten.

FAZIT | Wenn Sie eine schrittweise Einführung der Software planen, empfehle ich, vorab zu prüfen, welche Leistungsmerkmale (Module) aus unternehmerischer Sicht zeitnah (Nahziel) und perspektivisch (Fernziel) nötig sind. Wenn Sie sich von den Softwareherstellern ein vollständiges Angebot über Sie interessierende Module unterbreiten lassen, kennen Sie den Kostenrahmen, der auf Sie zukommt. Die Module, die erst später eingeführt werden sollen, können Sie sich als Wahlpositionen ausweisen lassen. Last but not least: Bei der Kaufentscheidung sollte nicht vorrangig der Preis der Software den Ausschlag geben. Wesentlich wichtiger ist, dass das Programm von Geschäftsführung bzw. Inhaber und den Mitarbeitern akzeptiert wird und auf einfache Weise die Unternehmensführung und -organisation unterstützt.

Quelle: Seite 1 | ID 44695462