15.04.2021 · Fachbeitrag · Dienstwagen

So lässt sich die Nutzung von Firmenwagen aus dem Fahrzeugpool mit Privatnutzung gestalten

von Rechtsanwalt Thorsten Leisinger, WTS Steuerberatungsges. mbH, Frankfurt am Main

| Das Thema „Firmenwagen aus einem Fahrzeugpool statt Dienstwagen“ kommt immer dann aufs Trapez, wenn Arbeitnehmer auf ein Fahrzeug vom Chef nicht verzichten, aber die lohnsteuerliche Belastung möglichst gering halten möchten. LGP gibt einen Überblick über die lohnsteuerlichen Grundlagen für Fahrzeugpools und liefert einen arbeitsrechtlichen Gestaltungsvorschlag für die Firmenwagenüberlassung aus einem Pool. |

Die klassische Dienstwagenüberlassung

Traditionell wünschen sich Führungskräfte und Vertriebsarbeitnehmer einen Dienstwagen mit privater Nutzungsmöglichkeit als Gehaltsbestandteil.

In der Regel wird dann ein Fahrzeug fest einem Arbeitnehmer zugeordnet. Je nach Bruttolistenpreis und Entfernung Wohnung erste Tätigkeitsstätte ergibt sich daraus oft eine nicht unerhebliche lohnsteuerliche Belastung. Insbesondere wenn der Arbeitnehmer noch andere (umweltfreundliche) Verkehrsmittel (Fahrrad, Roller, ÖPNV, Bahn) nutzt oder auf manche private Autofahrt verzichtet, „rentiert“ sich der Dienstwagen immer weniger.

Ein Steuersparmodell könnte in diesem Fall die Einrichtung eines Firmenwagenpools sein, bei dem der Arbeitnehmer auf ein Fahrzeug zugreifen kann, aber im Vergleich zum fest zugeordneten Fahrzeug weniger versteuern muss.

Die Firmenwagenüberlassung aus einem Fahrzeugpool

Bei einem Fahrzeugpool teilen sich mehrere Arbeitnehmer verschiedene Fahrzeuge, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Der für die pauschale Erfassung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung relevante Nutzungswert ermittelt sich dabei aus einem Prozent der Summe der einzelnen Bruttolistenpreise der Fahrzeuge im Pool, geteilt durch die Anzahl der berechtigten Nutzer (BFH, Urteil vom 15.05.2002, Az. VI R 132/00, Abruf-Nr. 020755; BMF, Schreiben vom 04.04.2018, Az. IV C 5 ‒ S 2334/18/10001, Rz. 11, Abruf-Nr. 200661).

Beispiel

Im Firmenwagenpool befinden sich fünf Fahrzeuge mit einem auf volle hundert abgerundeten Bruttolistenpreis in Höhe von 38.900 Euro, 40.000 Euro, 40.600 Euro, 41.200 Euro und 42.000 Euro. Die Flotte hat demnach insgesamt einen abgerundeten Bruttolistenpreis in Höhe von 202.700 Euro. Zehn Arbeitnehmer dürfen auch für Privatfahrten auf den Firmenwagenpool zugreifen. Arbeitnehmer A fährt wenig und möchte statt eines Dienstwagens (Bruttolistenpreis: 38.900 Euro) den Firmenwagenpool nutzen. Seine Fahrtstrecke Wohnung ‒ erste Tätigkeitsstätte beträgt 15 km einfach.

Dienstwagennutzung		Poolfahrzeugnutzung
Bruttolistenpreis	38.900 Euro	Abgerundeter Bruttolistenpreis	202.700 Euro
Bruttolistenpreis	38.900 Euro	Pro Arbeitnehmer (202.700 Euro : 10)	20.270 Euro
Monatlicher geldwerter Vorteil nach Ein-Prozent-Regelung (38.900 Euro x 1 %)	389,00 Euro	Monatlicher geldwerter Vorteil nach Ein-Prozent-Regelung (20.207 Euro x 1 %)	202,70 Euro
Monatlicher geldwerter Vorteil nach 0,03-Prozent-Regelung für Fahrten Wohnung ‒ erste Tätigkeitsstätte (38.900 Euro x 0,03 % x 15)	175,05 Euro	Monatlicher geldwerter Vorteil nach 0,03-Prozent-Regelung für Fahrten Wohnung ‒ erste Tätigkeitsstätte (20.207 Euro x 0,03 % x 15)	91,22 Euro
Geldwerter Vorteil pro Monat	564,05 Euro	Geldwerter Vorteil gesamt	293,92 Euro

Ergebnis: Für A ist das Firmenwagenpool-Modell besser als der Dienstwagen. Sein geldwerter Vorteil reduziert sich dadurch um 270,13 Euro monatlich.

Wermutstropfen für den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber muss mit der Einrichtung eines Fahrzeugpools auch ein Fuhrparkmanagement implementieren, das die Kontrolle und Wartung der Fahrzeuge übernimmt. Eine zusätzliche Herausforderung beim Fahrzeugpool besteht auch darin, dass jede Änderung bei den Fahrzeugen und den Nutzenden eine Neuberechnung der beim Arbeitnehmer zu versteuernden pauschalen Monatswerte nach sich zieht.

Fortsetzung des Beispiels

Zum 30.06.2021 scheiden von den zehn Fahrzeugpoolberechtigten drei aus. Die verbleibenden sieben Arbeitnehmer können auch ab Juli 2020 auf den Fahrzeugpool mit den fünf Fahrzeugen zugreifen.

Abgerundeter Bruttolistenpreis

202.700 Euro

Bruttolistenpreis Pro Arbeitnehmer

(202.700 Euro : 7)

28.957,14 Euro

Monatlicher geldwerter Vorteil nach Ein-Prozent-Regelung (28.957,14 Euro x 1 %)

289,57 Euro

Durch das Ausscheiden der Fahrzeugpoolnutzer erhöht sich der Nutzungswert für die verbleibenden Nutzer ab dem 01.07.2021 um rd. 86 Euro. Änderungen in der Nutzerzusammensetzung schlagen dann auch auf 0,03-Prozent-Regelung für die Fahrten Wohnung ‒ erste Tätigkeitsstätte durch (bei A um rd. 39 Euro [= 28.957,14 Euro x 0,03 % x 15 = 130,31 Euro]).

Wichtig | Dem einzelnen nutzungsberechtigten Arbeitnehmer bleibt es dabei unbenommen, im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuerveranlagung zur Einzelbewertung seiner tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Fahrt überzugehen.

Vereinbarung über die Nutzung von Poolfahrzeugen

Um die lohnsteuerlichen Herausforderungen abzubilden, eignet sich folgender Nutzungsvertrag mit dem Arbeitnehmer:

Vertragsmuster / Vereinbarung über die Nutzung von Poolfahrzeugen

Zwischen ... (Gesellschaft, Straße, PLZ Ort) ‒ nachfolgend „Arbeitgeber“ genannt ‒ und

... (Vorname Nachname, Straße, PLZ Ort) ‒ nachfolgend „Arbeitnehmer/in“ genannt ‒

wird in Ergänzung des Arbeitsvertrags vom xx.xx.xxxx folgender Vertrag zur Nutzung von Fahrzeugen aus dem Fahrzeugpool geschlossen:

§ 1 Fahrzeugpool

1. Der Arbeitgeber hat einen Fahrzeugpool eingerichtet. Die Zusammensetzung des Fahrzeugpools und die jeweiligen Nutzungsberechtigten bestimmt der Arbeitgeber.

2. Den Anweisungen des für den Fahrzeugpool zuständigen Fuhrparkmanagers ist Folge zu leisten.

3. Der Arbeitgeber übernimmt für die zur Verfügung gestellten Fahrzeuge die Kosten der Inspektions-, Wartungs- und Reparaturarbeiten. Gleiches gilt für Kraftstoff, Öl und Wagenpflege, wobei der Arbeitnehmer nach Möglichkeit die dafür vorgesehenen Tankkarten zu nutzen hat.

4. Die Fahrzeuge sind auf Kosten des Arbeitgebers mit einer Kraftfahrzeug-Haftpflichtversicherung mit einer unbegrenzten Deckung (bei Personenschäden beschränkt auf acht Mio. Euro je geschädigte Person ‒ insgesamt 50 Mio. Euro) versichert. Darüber hinaus ist für die Fahrzeuge jeweils eine Vollkaskoversicherung mit einer Selbstbeteiligung von ... Euro abgeschlossen (bitte die relevanten Versicherungswerte eintragen).

5. Eine Rechtsschutzversicherung besteht für die Pool-Fahrzeuge nicht. Es steht dem Arbeitnehmer frei, sich selbst zu versichern.

§ 2 Nutzung des Fahrzeugpools

1. Der Arbeitnehmer ist berechtigt, Fahrzeuge aus dem Fahrzeugpool auch für private Zwecke und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu nutzen.

2. Die Nutzungsberechtigung des Fahrzeugpools endet automatisch mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses, das dieser Vereinbarung zugrunde liegt.

3. Die Nutzungsmöglichkeit des Fahrzeugpools ist eine freiwillige zusätzliche Leistung des Arbeitgebers. Er behält sich vor, ‒ entschädigungslos ‒ die Nutzungsmöglichkeit des Fahrzeugpools einzuschränken oder den Arbeitnehmer davon auszuschließen.

4. Die Reservierung eines Fahrzeugs aus dem Fahrzeugpool erfolgt über das vom Arbeitgeber eingerichtete Reservierungssystem. Dabei ist zu beachten, dass ein konkretes Fahrzeug pro Berechtigtem nur maximal die Anzahl Tage pro Jahr reserviert werden kann, die eine gleichberechtigte Nutzung auch der anderen Fahrzeugpoolberechtigten zulässt (Formel: 365 bzw. 366 geteilt durch Anzahl Poolberechtigte).

5. Die jeweilige Fahrzeugnutzung ist unter den Nutzungsberechtigten einvernehmlich zu regeln.

6. Bei unauflöslichen Konflikten über die Fahrzeugnutzung entscheidet die Geschäftsleitung oder eine von dieser bevollmächtigte Person abschließend. Ein Anspruch auf die Nutzung eines bestimmten Fahrzeugs zu einer bestimmten Zeit besteht nicht.

7. Soweit eine individuelle Regelung mit dem Arbeitnehmer über die Versteuerung der Firmenwagennutzung getroffen wird, kann die Nutzungsberechtigung am Fahrzeugpool auch bei Freistellung von der Arbeit, z. B. durch Eltern- oder Pflegezeit, aufrecht gehalten werden.

§ 3 Behandlung der Fahrzeuge

1. Die Nutzungsberechtigten haben das jeweils genutzte Fahrzeug sachgemäß zu behandeln. Werden während der Nutzung des Fahrzeugs Schäden, Unregelmäßigkeiten oder fahrzeugbezogene Warn- und Informationshinweise festgestellt, ist darauf unverzüglich sachgemäß zu reagieren und der Fuhrparkmanager zu informieren. Falls erforderlich, ist auch von einer Weiterfahrt abzusehen. Der Arbeitnehmer haftet für Schäden, die durch eine unsachgemäße Behandlung des von ihm genutzten Fahrzeugs eintreten.

2. Geldstrafen, Buß- oder Verwarnungsgelder werden dem Fahrzeugnutzenden zugeordnet, der das jeweilige Fahrzeug zur Tatzeit gebucht hat. Die jeweiligen Fahrzeugnutzenden haben für diese, sowie für etwaige Verfahrenskosten, einzustehen.

3. Wird das Fahrzeug während einer Nutzungsphase entwendet oder beschädigt, unterrichtet der Arbeitnehmer den Arbeitgeber unverzüglich und erstattet umgehend Anzeige bei der Polizeibehörde.

§ 4 Reparatur und Wartung

1. Auf Anweisung des Fuhrparkmanagers hat der jeweilige Fahrzeugnutzer Inspektions- und Wartungsarbeiten sowie notwendige Reparaturen in einer vom Hersteller des Fahrzeugs autorisierten Werkstatt auszuführen.

2. Aufträge für dringend erforderliche Reparaturen, deren Kosten ... Euro voraussichtlich nicht übersteigen, dürfen im Einzelfall auch ohne vorherige Zustimmung des Fuhrparkmanagers erteilt werden (bitte die Kostengrenze eintragen ‒ die Kostengrenze ist frei wählbar.).

§ 5 Steuern

1. Die Nutzungsmöglichkeit von Firmenwagen aus dem Fahrzeugpool wird wie folgt in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt:

2. Für die Privatnutzung wird ein Prozent des durchschnittlichen Bruttolistenpreises pro Monat als Sachbezug berücksichtigt.

3. Für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden 0,03 Prozent des durchschnittlichen Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer angesetzt.

4. Der durchschnittliche Bruttolistenpreis ist die Summe der relevanten Bruttolistenpreise, geteilt durch die Nutzungsberechtigten des Fahrzeugpools.

5. Der durchschnittliche Bruttolistenpreis kann sich monatlich ändern durch Austausch der zum Pool gehörenden Fahrzeuge oder der Anzahl der Nutzungsberechtigten. Dabei gilt: Erfolgt die Änderung der Poolzusammensetzung in der ersten Monatshälfte, ist der neue durchschnittliche Bruttolistenpreis schon für die Berechnung des Versteuerungsbetrags für den Monat anzuwenden, in dem die Änderung erfolgt. Ändert sich die Poolzusammensetzung erst in der zweiten Monatshälfte, sind die Versteuerungsbeträge erst für den Folgemonat anzuwenden.

6. Eine Einzelwertberechnung für die Fahrten Wohnung ‒ erste Tätigkeitsstätte und eine Ermittlung des Nutzungswerts mittels Fahrtenbuch für lohnsteuerliche Zwecke ist ausgeschlossen. Der Arbeitnehmer kann dies ggf. im Rahmen seiner Steuererklärung geltend machen. Erklärungen und Bescheinigungen dafür erstellt der Arbeitgeber nicht.

§ 6 Schlussbestimmungen

1. Der Arbeitnehmer ist berechtigt, die vorstehende Vereinbarung mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Monats zu beenden.

2. Ändern sich die Versteuerungswerte für den Arbeitnehmer durch eine Änderung der Poolzusammensetzung zu seinen Ungunsten, kann der Arbeitnehmer diese Vereinbarung ohne Frist zum Monatsende kündigen, wenn der Arbeitgeber nicht beabsichtigt, die Poolzusammensetzung innerhalb der nächsten zwei vollen Kalendermonate auf den bisherigen Stand zu bringen. Abweichungen von bis zu zehn Prozent sind dabei als bisheriger Stand anzusehen.

3. Änderungen oder Ergänzungen der vorstehenden Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Das gilt auch für die Aufhebung der Schriftformklausel an sich.

4. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags oder etwaige Änderungen bzw. Ergänzungen unwirksam sein, so wird dadurch die Wirksamkeit des Vertrags im Übrigen nicht berührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame Regelung ersetzt, die wirtschaftlich dem am nächsten kommt, was die Vertragsparteien vereinbart hätten, wenn sie die Unwirksamkeit bzw. der Vertragslücke gekannt hätten.

... ... ...

Ort, Datum Unterschrift Arbeitgeber Unterschrift Arbeitnehmer

Zu § 2 Abs. 3: Die Überlassung eines direkt zugeordneten Dienstwagens mit Privatnutzung wird allgemein als Gehaltsbestandteil angesehen, der nicht ohne weiteres widerrufen werden kann. Ob dies für Poolfahrzeuge mit Privatnutzung auch gilt, ist noch nicht abschließend festgestellt. Hier wird daher die weitgehende arbeitgeberfreundliche Auffassung aufgenommen.

Zu § 2 Abs. 4: Ein einfaches Reservierungssystem kann eine Tabelle sein, in der in der Überschriftenzeile die Kalendertage abgebildet sind und in den Zeilen die zur Verfügung stehenden Autos. Die Reservierung erfolgt dann durch Eintragung des Namens/Kürzels des Arbeitnehmers beim Fahrzeug unter den jeweiligen Kalendertagen.