30.01.2019 · Fachbeitrag · Elektronischer Rechtsverkehr

beA: So sollten Sie Ihre Schreiben an das Gericht strukturieren und benennen

von RA Christian Stake, Werne

| Wenn es um die Struktur und die Dateinamen von Schriftsätzen mit Anlagen geht, hat vermutlich jeder Rechtsanwalt sein eigenes System. Das ist kein Problem, wenn es um die eigenen Akten geht. Damit aber beim Versand per beA alles optimal zugeordnet werden kann, sollten gewisse Grundprinzipien beachtet werden. Der Beitrag zeigt, wie es die Gerichte gerne hätten. |

1. Vorgaben durch die Justiz

Um die elektronische Post bei den Gerichten schnellstmöglich dem richtigen Verfahren zuzuordnen und auch innerhalb der (elektronischen) Gerichtsakte eine einheitliche Struktur zu erhalten, geben mehrere Justizministerien Informationen heraus, wie Schriftsätze und Anhänge benannt werden sollen. Diese sind bundesweit überwiegend inhaltsgleich. Die Justizministerien bitten, dass beim elektronischen Postversand Folgendes beachtet wird.

a) Eine Nachricht ‒ ein Verfahren

Der wichtigste Grundsatz lautet: Eine Nachricht darf nur Inhalte zu einem einzigen Verfahren enthalten. Haben Sie zwei Schriftsätze in verschiedenen Verfahren beim gleichen Gericht einzureichen, müssen diese getrennt in zwei beA-Nachrichten versendet werden.

b) Betreff der Nachricht

Bei der Übermittlung soll, sofern bekannt, in dem Betreff der elektronischen Nachricht das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Dabei ist vor und nach dem Registerzeichen jeweils ein Leerzeichen zu setzen. In Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen noch nicht bekannt ist, soll der Begriff „Neueingang“ bzw. „Neu“ verwendet werden. Handelt es sich um einen „echten Eilantrag“ (z.B. Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung, Antrag auf Anordnung des Arrestes, etc.) sollen zusätzlich der Begriff „EILT!“ sowie der spezifizierte Antrag verwendet werden.

Beispiele

4[Leerzeichen]O[Leerzeichen]20/16 = 4 O 20/16

Neueingang

4[Leerzeichen]O[Leerzeichen]20/16, EILT!, Antrag auf einstweilige Einstellung der Zwangsvollstreckung

Neueingang, EILT!, Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung

c) Benennung der Anhänge

Die mit der Nachricht als Anlagen versandten Dateien sollen nach folgender Namenskonvention benannt werden:

[lfd. Nummer beginnend mit 01] [Unterstrich] [Versendedatum im Format yyyymmdd] [Unterstrich] [Bezeichnung Schriftsatz oder AnlageX]

Der Schriftsatz soll immer die erste laufende Nummer ‒ also 01 ‒ bekommen. Die Anlagen sind fortlaufend durchzunummerieren. Für den Schriftsatz und die Anlagen soll jeweils das identische Versendedatum angegeben werden.

Beispiele

01_20190121_Schriftsatz

02_20190121_AnlageK1

03_20190121_AnlageK2

oder

01_20190121_Schriftsatz

02_20190121_AnlageB1

03_20190121_AnlageB2

Beachten Sie | Die Länge von Dateinamen ist auf 90 Zeichen inkl. der Dateiendungen beschränkt. In Dateinamen dürfen nur folgende Zeichen genutzt werden: alle Buchstaben des deutschen Alphabets bis auf ä, ö, ü und ß; alle Ziffern; die Zeichen Unterstrich, Minus, Punkt.

PRAXISTIPP | Benummern Sie die Anlagen mit „01…, 02…“. Wird nur als „1…, 2…“ benummert, würde anderenfalls bei mehr als neun Dateien wie folgt sortiert:

1…

10…

11…

2…

Sie sollten zudem einen aussagekräftigen Dateinamen verwenden, der auf den Inhalt schließen lässt.

Beispiele

„Klageschrift“; „Eintragungsantrag“; „Klägerschriftsatz, Datum“; „Klageerwiderung, Datum“; „Terminsverlegungsantrag, Datum“.

PRAXISTIPP | Vermeiden Sie inhaltsleere Standardnamen bei Dokumenten (z. B. „Dok1.pdf“).

Führen Sie mehrere Anlagen nicht in einer Datei zusammen. Jede Anlage ist als eigene Datei anzulegen. So kann die Anlage jederzeit ohne großes Suchen schnell gefunden werden.

PRAXISTIPP | Wenn Sie es selber bevorzugen, alle Anlagen in einer Datei zu führen, können Sie die Einzeldateien für sich schnell zusammenführen. Umgekehrt geht das Auftrennen einer Datei in mehrere Einzeldateien nicht so schnell von der Hand. Es ist zudem auch deutlich fehleranfälliger.

2. Besondere Bestimmungen in Registersachen

Abweichend von der Praxis in anderen Verfahrensbereichen soll bei der Neuanmeldung im Registerbereich nicht das Schlüsselwort „Neueingang“ im Betreff eingetragen werden, sondern „HRA neu“ oder „HRB neu“.

Elektronischen Anmeldungen zu den Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregistern gemäß § 12 Abs. 1 HGB soll jeweils eine gültige (valide) XML-Datei im Datenaustauschformat XJustiz nebst Fachmodul X.Justiz.Register beigefügt werden. Diese Datei soll mindestens die folgenden Angaben enthalten:

den Nachrichtentypen „HR-Beteiligter“,

das gerichtliche Aktenzeichen in der Schreibweise des Registertypen, eines Leerzeichens und der Registernummer, bei Neueingängen die Angabe „RegNEU“ sowie bei bereits angelegten AR-Sachen die Abteilungsnummer, ein Leerzeichen, den Registertypen „AR“, ein Leerzeichen, die laufende Nummer/die Jahreszahl.

die schlagwortartige Bezeichnung des Gegenstands der Anmeldung,

die aktuell eingetragene Firma bzw. der Name des Rechtsträgers, auf den sich die Anmeldung bezieht, bzw. bei einer Neuanmeldung die beantragte Firma bzw. der beantragte Name,

die Bezeichnung der Person des Einreichers der Anmeldung (i.d.R. Notar).

Dokumente sollen einzeln unter Zuordnung ihrer jeweiligen Dokumentenart und nicht in einer einzigen Datei eingereicht werden. Dies gilt insbesondere für folgende Dokumentarten: