· Fachbeitrag · Lohnsteuer
Lohnsteuer-Jahresausgleich: Pflicht oder Kür?
von StB Volker Grasmück, Walsheim
| Mit einem Lohnsteuer-Jahresausgleich können Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern zu viel einbehaltene monatliche Lohnsteuer erstatten, sofern die Lohnsteuer nach der Jahrestabelle niedriger ausfällt. Das spart dem Mitarbeiter eine Einkommensteuer-Veranlagung. Wann Sie in Ihrem Autohaus oder Kfz-Betrieb einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen und was Sie dabei beachten müssen, zeigt Ihnen der folgende Beitrag. |
Sinn und Zweck des Lohnsteuer-Jahresausgleichs
Die für den einzelnen Monat einzubehaltende Lohnsteuer bemisst sich nach der Monatslohnsteuertabelle. Die Jahreslohnsteuer entspricht dann der Summe der monatlichen Lohnsteuerbeträge, sofern der Mitarbeiter ganzjährig einen etwa gleichbleibenden Lohn bezieht. Erhöht oder vermindert sich der Monatslohn im Laufe des Kalenderjahrs, erhöht oder vermindert sich auch die entsprechende Lohnsteuer. Hierdurch kann die während des Jahres einbehaltene Lohnsteuer von der insgesamt zu erhebenden Jahreslohnsteuer, die der festzusetzenden Einkommensteuer entsprechen soll, abweichen.
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Sie haben einen Mitarbeiter zum 01.01.2016 eingestellt. Während der Probezeit bezieht er einen Monatslohn von 4.000 Euro; monatliche Lohnsteuer 721,16 Euro. Ab 01.07.2016 erhöht sich der Lohn auf 4.050 Euro; monatliche Lohnsteuer 736,33 Euro. Ab 01.10.2016 übt er eine höherwertigere Tätigkeit aus und bezieht in den letzten drei Monaten einen Lohn von 4.500 Euro; monatliche Lohnsteuer 886 Euro. Lösung:
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Pflicht, Wahlrecht oder Verbot?
§ 42b EStG regelt abschließend, ob Sie einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen müssen. Danach gilt:
- Sie müssen einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen, wenn Sie zum 31.12. zehn oder mehr Mitarbeiter beschäftigen.
- Liegt Ihre Mitarbeiterzahl unter zehn, können Sie einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen (Wahlrecht).
- Keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen dürfen Sie, wenn ein korrekter Lohnsteuereinbehalt nicht mehr gewährleistet ist.
Die acht wichtigsten Ausschlusstatbestände sind (§ 42b Abs. 1 S. 3 EStG):
- 1. Der Arbeitnehmer beantragt, keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchzuführen (kommt in der Praxis selten vor).
- 2. Die Besteuerung erfolgte ganz oder teilweise nach Steuerklasse V oder VI.
- 3. Die Besteuerung erfolgte für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen II, III oder IV.
- 4. Bei der Lohnsteuerberechnung ist ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag zu berücksichtigen, oder das Faktorverfahren wurde angewendet.
- 5. Der Arbeitnehmer hat bestimmte Lohnersatzleistungen bezogen (z. B. Kurzarbeitergeld, Winterausfallgeld, Mutterschaftsgeldzuschuss nach dem Mutterschutzgesetz, Aufstockungsbeträge nach dem Altersteilzeitgesetz).
- 6. Im Lohnkonto ist der Großbuchstabe U eingetragen.
- 7. Im Kalenderjahr wurden lediglich Teilbeträge der Vorsorgepauschale beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt.
- 8. Der Arbeitnehmer hat Arbeitslohn bezogen, der nach einem DBA oder nach dem Auslands-Tätigkeits-Erlass vom Lohnsteuerabzug befreit war.
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Zeitpunkt des Lohnsteuer-Jahresausgleichs
Der Lohnsteuer-Jahresausgleich ist nach § 42b Abs. 3 EStG
- frühestens im Lohnzahlungszeitraum Dezember möglich und
- spätestens im Februar des Folgejahrs (gilt seit 01.01.2017) zulässig.
Wichtig | Nach Übermittlung der elektronischen Lohnsteuer-Bescheinigung dürfen Sie den Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht mehr durchführen.
PRAXISHINWEISE |
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Besonderheiten bei der Ermittlung des Arbeitslohns
Welche Zuwendungen Sie in den Lohnsteuer-Jahresausgleich einbeziehen müssen und welche nicht, zeigt die nachfolgende Übersicht:
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Einzubeziehende Zuwendungen | Nicht einzubeziehende Zuwendungen |
Steuerpflichtiger Barlohn | Steuerfreier Arbeitslohn (z. B. Leistungen zur bAV, Kindergartenzuschüsse, Reisekosten) |
Steuerpflichtige Sachbezüge (z. B. Firmenwagen, Kost und Logis) | Pauschalierter Arbeitslohn (z. B. Zuschüsse für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, Gestellung von Kantinenmahlzeiten) |
Ermäßigt besteuerte Abfindungen oder Vergütungen für mehrjährige Tätigkeit
- werden bei der Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs grundsätzlich nicht angesetzt;
- können auf Antrag Ihres Mitarbeiters nach § 42b Abs. 2 S. 2 EStG in den Jahresausgleich einbezogen werden.
- Beantragt der Mitarbeiter den Jahresausgleich, zählen diese Vergütungen zum Jahreslohn, für den die Jahreslohnsteuer zu ermitteln ist.
- Eine Einbeziehung ist nur sinnvoll, sofern sich auch bei Anwendung der maßgebenden Jahreslohnsteuertabelle noch eine günstigere Lohnsteuer ergibt, als dies bereits im laufenden Jahr unter Berücksichtigung der Steuerermäßigung (Fünftel-Regelung des § 34 EStG) der Fall war.
PRAXISHINWEISE |
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Wichtig | Haben sich die ELStAM im Laufe des Jahres geändert, müssen Sie - sofern ein Lohnsteuer-Jahresausgleich dann überhaupt zulässig ist - die für den letzten Lohnzahlungszeitraum des Ausgleichsjahres (Dezember) maßgebenden ELStAM zugrunde legen.
So reagieren Sie auf das Ergebnis der Berechnungen
Ihre Reaktion auf das Berechnungsergebnis des Jahresausgleichs hängt davon ab, ob dieses zu einer Erstattung oder Nachzahlung führt.
Berechnung ergibt Erstattung
Den Betrag, um den die Jahreslohnsteuer die bisher einbehaltenen Lohnsteuerbeträge unterschreitet, müssen Sie dem Arbeitnehmer erstatten. Die Erstattung erfolgt regelmäßig mit der Lohnabrechnung des Monats, in dem der Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt wurde.
Berechnung ergibt Nachzahlung
Ergibt sich im Rahmen des Lohnsteuer-Jahresausgleichs, dass bisher zu wenig Lohnsteuer einbehalten wurde, sind folgende Fälle zu unterscheiden:
- Wurde der Lohnsteuerabzug zutreffend durchgeführt, müssen Sie nichts veranlassen. Die Nachforderung der zu wenig einbehaltenen Lohnsteuer erfolgt ggf. im Rahmen der Einkommensteuer-Veranlagung Ihres Mitarbeiters.
- Basiert die Nachzahlung darauf, dass Sie die Lohnsteuer während des Jahres nicht in der richtigen Höhe einbehalten haben, müssen Sie die zu wenig einbehaltene Lohnsteuer nachträglich abführen.
Besonderheiten zum Bestehen des Dienstverhältnisses
Ein Lohnsteuer-Jahresausgleich ist nur zulässig, wenn das Dienstverhältnis bei Ihnen ganzjährig zu diesem (einen) Arbeitnehmer besteht.
- Es reicht nicht aus, dass der Mitarbeiter ganzjährig beschäftigt ist (bei mehreren Arbeitgebern).
- Unschädlich ist es, wenn der Mitarbeiter nicht ganzjährig Arbeitslohn bezogen hat (z. B. bei unbezahltem Urlaub oder längerer Arbeitsunfähigkeit).
- Ein Beginn oder Ende der unbeschränkten Steuerpflicht (z. B. Zuzug aus dem Ausland, Wegzug in das Ausland) schließt den Jahresausgleich aus.
Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers
Die für das Ausgleichsjahr erstattete Lohnsteuer müssen Sie gesondert im Lohnkonto eintragen (§ 42b Abs. 4 EStG).
Wichtig | In der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (Zeile 4) hingegen sind die gezahlten und erstatteten Lohnsteuerbeträge zu saldieren. Hier taucht nur eine Gesamtsumme ohne gesonderten Ausweis der im Lohnsteuer-Jahresausgleich erstatteten Beträge auf. Gleiches gilt für den Solidaritätszuschlag sowie die Kirchensteuer.
Weiterführender Hinweis
- Beitrag „Die wichtigsten Neuerungen für Arbeitgeber zum Jahreswechsel 2016/2017 im Überblick, ASR 1/2017, Seite 6 → Abruf-Nr. 44408667