· Fachbeitrag · Organisation
Achtung Konfliktpotenzial: So gehen Sie die Urlaubsplanung richtig an
von Dr. Doortje Cramer-Scharnagl, Edewecht
| Kaum hat das Jahr angefangen, sind viele PTA schon mitten in ihrer Sommerplanung. Oft eine nervenbelastende Zeit für Sie als Apothekenleiter ‒ denn allen Wünschen und Ansprüchen gerecht zu werden, den Teamfrieden zu erhalten und gleichzeitig den optimalen Apothekenbetrieb für die Urlaubszeit zu sichern, ist keine einfache Aufgabe. Mit vorausschauendem Herangehen bekommen Sie das Problem aber in den Griff. |
Das Fundament für den perfekten Urlaubsplan
Die Basis aller Urlaubsplanung ist es, die notwendige Sollbesetzung festzustellen. Wie viele Mitarbeiter werden wann benötigt? Sehr nützlich für diese Planung sind Kundenfrequenzanalysen, z. B. über das Warenwirtschaftssystem. So wissen Sie, wann wie viel Betrieb ist, können sogar nach Handverkauf, Arzneimittelabgabe, Rezepturen etc. einteilen sowie den Bestell- und Lieferrhythmus des Großhandels miteinbeziehen.
MERKE | Wichtig ist es, nicht nur an Position und Aufgabengebiet der Mitarbeiter, sondern auch an eventuelle Ausfälle zu denken. Schließlich kann auch von den PTA im Einsatz einmal jemand krank werden. |
Gleich an zweiter Stelle steht die gemeinsame Festlegung von Urlaubsregeln, denn Transparenz für alle Mitarbeiter ist auch in Sachen Urlaub die Formel für mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Haben Eltern schulpflichtiger Kinder grundsätzlich in den Sommerferien Vorrang? Können angesammelte Überstunden mit Urlaubstagen kombiniert werden? Gibt es Obergrenzen für den Sommerurlaub? Wie sollen verkaufsoffene Sonntage oder Brückentage ins Gewicht fallen? Welche Regeln gelten, wenn jemand eine bereits vereinbarte Urlaubszeit ändern möchte? Wenn das gesamte Team mit den beschlossenen Regeln leben kann, ist ein wesentlicher Schritt getan.
Pure Berechnung: Behalten Sie den Überblick
Leider hat nicht jeder Mitarbeiter gleich viel Urlaub ‒ das wäre ja auch viel zu einfach. Wer nach Bundesrahmentarifvertrag bezahlt wird, darf sich schon als „Neue/r“ über 33 Urlaubstage freuen. Das Bundesurlaubsgesetz sieht immerhin 24 Tage Urlaub für Vollzeitkräfte vor. Falls Sie wissen, dass ein Mitarbeiter im Jahresverlauf die Apotheke verlassen wird, ist dessen Urlaubsanspruch entsprechend kürzer; ein höherer Anspruch kann z. B. durch Resturlaub aus dem Vorjahr zustande kommen. Auszubildende sind gezwungen, ihren Urlaub in den Berufsschulferien zu nehmen, und auch Pharmaziepraktikanten haben einen Urlaubsanspruch. Wer sich gleich zu Anfang des Jahres einen Überblick über alle Ansprüche verschafft, ist bei der Planung klar im Vorteil.
Planungssicherheit gewinnen
Kein Arbeitgeber hat die Pflicht, einen Urlaubsplan zu führen. Doch er ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Planungssicherheit ‒ besonders, wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, Urlaubswünsche frühzeitig einzutragen. Die Betonung liegt auf „bitten“, denn Sie dürfen weder verlangen, dass der komplette Jahresurlaub bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eingetragen ist, noch dürfen Sie „zu spät“ angemeldeten Urlaub grundsätzlich ablehnen.
PRAXISTIPP | Besser als der individuelle Urlaubseintrag bei der Apothekenleitung oder dem Mitarbeiter, der für den Urlaubsplan verantwortlich ist, ist ein offener Urlaubsplaner. So erkennen alle, wann es eng werden und zu Problemen kommen könnte. Ermuntern Sie Ihr Team, sich untereinander abzusprechen ‒ selbstverständlich auf Basis der vorher festgelegten gemeinsamen Regeln. |
Urlaub wird „genehmigt“ statt „genommen“
Mit dem Eintrag in den Urlaubsplan ist es nicht getan. Denn Sie als Apothekenleiter entscheiden darüber, ob Sie einen Urlaubsantrag genehmigen. Dabei sollen die Wünsche aller Mitarbeiter möglichst gut berücksichtigt werden. Auch „kollidierende“ Urlaubsanträge dürfen Sie nicht einfach ablehnen. Vielmehr müssen wichtige betriebliche Gründe dagegensprechen, dass beide Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sind. Überlegen Sie vor Ihrer Entscheidung, wessen Anspruch vorrangig ist. Allerdings sollte z. B. der Vorrang von Eltern mit Schulkindern nicht bewirken, dass kinderlose Kollegen keine Chance haben, in der Schulferienzeit Urlaub zu machen.
Über einen Urlaubsantrag müssen Sie innerhalb von vier bis sechs Wochen entscheiden. Wenn Sie in dieser Zeit nichts Gegenteiliges sagen, gilt das als stillschweigende Zusage. Übrigens: Falls Sie eine Absage erteilen müssen, ist es nur korrekt, diese freundlich zu begründen. So kommt gar nicht erst das Gefühl einer ungerechten Verteilung auf.
MERKE | Widerrufen Sie eine zugesagte Urlaubsplanung, müssen Sie alle Kosten erstatten, die der betroffene Mitarbeiter nachweisen kann. Das gilt sowohl für Vorauskosten (wie bereits erfolgte Buchungen) als auch für Kosten, die entstehen, wenn ein Urlaub abgebrochen werden muss. |
Urlaubswünsche ‒ wer hat den Vortritt?
Wer tatsächlich den Vorrang hat, ist mitunter schwierig zu entscheiden. Ein besonders wichtiges Argument sind die Ferienzeiten von Kindern. Nicht nur die Schule, auch Kitas und Tagesmütter haben festgelegte Ferienzeiten. Vielleicht ist Ihre PTA auf die Schulferien ihres Partners angewiesen, der Lehrer ist oder festgelegte Werksferien beachten muss. Selbst die „weiter entfernte“ Familiensituation kann eine Rolle spielen, z. B. wenn ein Mitarbeiter Ersatzpflege für seine normalerweise die Eltern pflegende Schwester leisten muss und diese Schwester an feste Schulferienzeiten gebunden ist.
|
|
PRAXISTIPP | Heben Sie die Urlaubsplanungen aus den Vorjahren auf. Das hilft bei der Entscheidung über aktuelle Urlaubsanträge, denn Sie erkennen auf einen Blick z. B. „Brückentag-Jongleure“ und Mitarbeiter, die oft auf ihre Wunsch-Urlaubszeiten verzichten mussten (Zusatz-Notiz im Urlaubsplan machen!). |
Konflikte entschärfen
Widersprechen sich die Urlaubswünsche von Mitarbeitern, sollten Sie kleinere Überschneidungen individuell besprechen. Größere Urlaubsaussprachen sind in der Gruppe besser aufgehoben. In diesen Konstellationen ist die Kompromissbereitschaft i. d. R. am größten. Kommen Sie zu keinem gemeinsamen Ergebnis, ist ein Chefentscheid fällig.
|
|
Organisationshilfen
In einer kleinen Apotheke mit gut eingespieltem Team kann die Urlaubsplanung durchaus per Hand auf einem Planungsboard oder mit einer kostenlosen Planungs-App aus dem Internet gelingen. Größere Apotheken, vor allem wenn das Personal flexibel in mehreren Filialen arbeitet, sind mit professioneller Apotheken-Software oder Zusatzmodulen für das vorhandene Warenwirtschaftssystem meist besser versorgt. So ist die gesamte Einsatzplanung samt Urlaub immer an die Bedürfnisse der Apotheke angepasst und für alle ersichtlich. Prüfen Sie vor dem Kauf sorgfältig, was welches Programm Ihnen bietet. Einige Programme erlauben den direkten Zugang für Mitarbeiter, z. B. um einen Urlaubsantrag zu stellen und genehmigen zu lassen. Weitere praktische Zusatzfeatures sind z. B. die Simulation der Urlaubsplanung (ggf. inkl. Vorab-Überstundenberechnung) und/oder die Möglichkeit, die betriebseigenen Urlaubsregeln vorzugeben.
