· Fachbeitrag · Personalmanagement/Urlaub
Der Verfall von Urlaubsansprüchen ‒ ein Überblick über die Regelungen
von Rechtsanwältin Dr. Viktoria Winstel, Osborne Clarke, Köln
| Der Verfall von Urlaubsansprüchen führt oft zu Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. WVV stellt Ihnen daher die Regeln zum Verfall von Urlaubsansprüchen kurz vor. |
Verfall setzt Bestehen eines Urlaubsanspruchs voraus
Dass Urlaubsansprüche verfallen können, setzt voraus, dass solche bestehen. Anspruchsberechtigt ist insofern jeder Arbeitnehmer (§ 1 BUrlG). Es ist irrelevant, ob dieser bspw. in Vollzeit oder Teilzeit tätig ist sowie fest oder befristet angestellt ist. Ein anteiliger Urlaubsanspruch entsteht bereits nach dem ersten Monat der Vertragsbeziehung (§ 5 Abs. 1 BUrlG). Den vollen Urlaubsanspruch erwirbt ein Arbeitnehmer erstmals, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate besteht (§ 4 BUrlG).
Grundsatz: Urlaub verfällt am Ende eines Kalenderjahres
Hat der Arbeitnehmer einen Urlaubsanspruch erworben, kann er diesen nicht unbegrenzt geltend machen. Grundsätzlich verfallen Urlaubsansprüche am Ende eines Kalenderjahres (§ 7 Abs. 3 S. 1 BUrlG). Das „Verfalls-Risiko“ ist im Zweck des Urlaubsanspruchs begründet: Er soll der Erholung und der Wiederauffrischung der Arbeitskraft im laufenden Kalenderjahr dienen.
Wichtig | Der Arbeitnehmer verliert laut EuGH bereits erworbene Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub nicht automatisch deshalb, weil er keinen Urlaub beantragt hat. Der Anspruch verfällt nur, wenn der Arbeitgeber nachweist, dass der Arbeitnehmer aus freien Stücken in voller Kenntnis der Sachlage darauf verzichtet hat, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen, und es dem Arbeitnehmer tatsächlich möglich gewesen wäre den Urlaubsanspruch wahrzunehmen. Nur dann steht der Verfall des Anspruchs und ‒ bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ‒ der Wegfall einer finanziellen Vergütung im Einklang mit Unionsrecht (EuGH, Urteil vom 06.11.2018, Rs. C-619/16, Abruf-Nr. 205301; EuGH, Urteil vom 06.11.2018, Rs. C-684/16, Abruf-Nr. 205302).
Ausnahmen: Urlaubsanspruch verfällt später
Keine Regel ohne Ausnahme. In bestimmten Fällen verfällt der Urlaubsanspruch nicht am Ende eines Kalenderjahres, sondern erst später.
Übertragung bis zum 31.03. des Folgejahres
Ausdrücklich als Ausnahmefall normiert § 7 Abs. 3 S. 2 BUrlG eine Übertragung von Urlaubstagen in das Folgejahr. Diese erfolgt nur, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe vorliegen, die es nicht möglich gemacht haben, den Urlaub im maßgeblichen Kalenderjahr zu nehmen.
- Dringende betriebliche Gründe sind gegeben, wenn die Interessen des Arbeitgebers daran, den Urlaub erst im Übertragungszeitraum und nicht im laufenden Kalenderjahr zu gewähren, gegenüber dem Interesse des Arbeitnehmers an einer fristgerechten Inanspruchnahme bis zum 31.12. eines Jahres überwiegen. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn eine besonders arbeitsintensive Zeit bevorsteht, etwa wegen des Jahresendgeschäfts in der Agentur. Es genügt nicht, wenn die Anwesenheit des Arbeitnehmers in der Agentur lediglich wünschenswert ist.
- In der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe sind in der Regel Erkrankungen Ihres Mitarbeiters und eine damit verbundene Arbeitsunfähigkeit zum Ende des Jahres, die einer Inanspruchnahme des Urlaubs entgegensteht. Spiegelbildlich liegt kein in der Person des Arbeitnehmers liegender Übertragungsgrund vor, wenn der Mitarbeiter so rechtzeitig wieder arbeitsfähig ist, dass Sie ihm den (noch) zustehenden Urlaubsanspruch gewähen können. In diesem Fall müssen Sie nur den Teil des Urlaubs übertragen, den der Mitarbeiter zeitlich nicht mehr nehmen konnte.
Liegen die Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 S. 2 BUrlG vor, so vollzieht sich die Übertragung kraft Gesetzes. Es muss also weder der Mitarbeiter einen Antrag auf Übertragung stellen, noch müssen Sie die Übertragung aktiv herbeiführen.
Übertragen wird der Anspruch allerdings nur in das erste Quartal des Folgejahres. Daher muss der Mitarbeiter den übertragenen Urlaub zwingend bis zum 31.03. des Folgejahres komplett aufbrauchen, und Sie müssen den Urlaub gewähren.
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Mitarbeiter A der Agentur ist vom 10.09.2019 bis 15.01.2020 arbeitsunfähig erkrankt. Ab 16.01.2020 arbeitet er wieder. Aus 2018 hat er noch 15 Urlaubstage.
Die 15 Tage werden automatisch in das Jahr 2020 übertragen. A kann die 15 Urlaubstage bis zum 31.03.2020 komplett aufbrauchen. Der Agenturinhaber muss sie ihm gewähren. |
Ausnahme: Übertragung bis zu 15 Monate
In besonderen Ausnahmefällen ist ein Urlaubsanspruch dagegen nicht nur in das erste Quartal des Folgejahres zu übertragen, sondern bis zu 15 Monate.
Der EuGH entschied 2011, dass Urlaub, den ein Arbeitnehmer aus von ihm nicht beeinflussbaren Gründen nicht nehmen konnte, so lange nicht verfallen dürfe, wie die Zwecke des Urlaubs noch erreicht werden könnten. Beim Erholungszweck zieht der EuGH die Grenze nach Ablauf von 15 Monaten. D. h., in Fällen wie z. B. einer langfristigen Erkrankung oder einer nur kurzen Erkrankung bis zum Ende des Übertragungszeitraums nach § 7 Abs. 3 S. 2 BUrlG muss der Urlaubs bis zum 31.03. des zweiten Folgejahres übertragen werden (EuGH, Urteil vom 22.11.2011, Rs. C-214/10, Abruf-Nr. 113900).
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Mitarbeiter A der Agentur ist das ganze Jahr 2018 über arbeitsunfähig erkrankt. Anfang August 2019 ist er wieder gesund und erscheint bei der Arbeit.
A stehen dann der gesamte Urlaub für 2018 und der gesamte Urlaub für 2019 zu. |
Ausnahme: Abweichende Regelungen
Von den Bestimmungen des § 7 BUrlG darf nur zugunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden. Dies kann durch Arbeits-, Tarifvertrag oder betriebliche Übung erfolgen.
Abweichungen von § 7 BUrlG normieren auch das Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) und das Mutterschutzgesetz (MuSchG).
- So kann eine Frau ihren Urlaub, den sie vor Beginn eines Beschäftigungsverbots nicht oder nicht vollständig erhalten hat, nach dem Ende des Beschäftigungsverbots im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr beanspruchen (§ 24 MuSchG). Die Übertragung erfolgt also nicht nur in das erste Quartal, sondern in das gesamte Folgejahr.
- Nimmt ein Arbeitnehmer Elternzeit, so muss der Arbeitgeber Urlaub, den der Arbeitnehmer vor dem Beginn der Elternzeit nicht oder nicht vollständig erhalten hat, nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr gewähren (§ 17 BEEG). Erst nach Ablauf dieses Zeitraums verfällt der Urlaubsanspruch.
Urlaubsabgeltungsansprüche sind vererbbar
Nach deutschem Recht gehörten Urlaubsansprüche bisher nach § 7 Abs. 4 BUrlG in Verbindung mit § 1922 Abs. 1 BGB nicht zur Erbmasse und konnten demnach nicht vererbt werden. Der EuGH stellt aktuell aber klar: Stirbt ein Arbeitnehmer im noch laufenden Arbeitsverhältnis und steht ihm ein noch unerfüllter Urlaubsanspruch zu, wandelt sich dieser Anspruch in einen Urlaubsabgeltungsanspruch um. Dieser Anspruch geht dann im Wege der Erbfolge auf die Erben über (EuGH, Urteil vom 06.11.2018, Rs. C-569/16 und C-570/16, Abruf-Nr. 205303).
Umgang in der betrieblichen Praxis
Aufgrund der verschiedenen Regelungen und Ausnahmen bezüglich des Verfalls von Urlaubsansprüchen können sich schnell Fehler bei der Urlaubsberechnung und -gewährung einschleichen. Daher sollten Sie stets einen genauen Blick darauf haben, wie es um die Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter steht.
Haben Sie die Nichterteilung des Urlaubs zu vertreten, so erlischt zwar der originäre Urlaubsanspruch des Mitarbeiters. Es entsteht allerdings ein Schadenersatzanspruch des Mitarbeiters in entsprechender Höhe. Streitigkeiten sind da vorprogrammiert.
