29.09.2017 · Fachbeitrag · Praxissoftware

Welchen Nutzen bietet Excel für die Zahnarztpraxis?

von Ute Thelen, Fachwirtin für Zahnärztliches Praxismanagement, Sassenberg

| Excel ist ein bekanntes Tabellenkalkulationsprogramm und gehört zum Office-Paket von Microsoft. PPZ zeigt Ihnen Vorteile auf, die Excel Ihnen in der Bewältigung der täglichen Arbeit in Ihrer Praxis bieten kann. Dazu nachfolgend einige Anregungen und Praxisbeispiele. |

Praxissoftware versus Excel

Unsere zahnärztliche Praxissoftware bietet viele Wege, bestimmte Daten der Praxis als Statistiken zu visualisieren, z. B. eine Wartezeitstatistik durch das elektronische Bestellbuch oder Umsatzstatistiken für Honorar und Labor. Das könnte Excel auch leisten. Aber dazu müssten wir die Daten kompliziert exportieren. Das ist viel zu umständlich ‒ es sei denn, Ihre Software (z. B. Z1 oder Dampsoft) kann Statistiken in Excel exportieren. Jedoch stellt sich selbst dann die Frage, ob das in dem entsprechenden Zusammenhang sinnvoll ist.

Es gibt aber einige Anwendungsbereiche, wofür sich Excel besonders gut eignet. Ein Nebeneinander von Praxissoftware und Excel ist also durchaus empfehlenswert, wenn Excel sinnvoll eingesetzt wird. Excel kann Daten filtern, sortieren und jeder Nutzer kann von ganz einfach bis professionell damit arbeiten.

Sinnvolle Einsatzgebiete von Excel in der Zahnarztpraxis

Excel kann sehr große Mengen von Daten in Tabellenform speichern und diese individuell visualisieren. Bei der Dateneingabe nutzt Excel bekannte Vorinformationen ‒ so brauchen Sie nicht jedes Wort wiederholt eintippen. Excel bietet dem Nutzer bekannte Worte an. Sehr hilfreich ist auch, dass in Excel erstellte Tabellen bzw. Arbeitsblätter in einer einzigen Datei ‒ der sogenannten Arbeitsmappe ‒ zusammengefasst werden können.

Reinigungspläne

Wir haben z. B. unsere Reinigungspläne mit drei Arbeitsblättern in einer Arbeitsmappe zusammengefasst. Diese Arbeitsmappe ließe sich beliebig erweitern. Die Kolleginnen brauchen nur die erledigten Arbeiten mit ihrem Kürzel zu bestätigen und schon ist die Dokumentation fertig. Die ausgedruckten Blätter hängen bei uns im Aufbereitungsraum an einer Magnetwand.

Unsere Reinigungspläne sind einfache Dokumentationen der täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben, die in der Praxis anfallen. Diese Pläne können jederzeit ohne großen Aufwand überarbeitet, erweitert und neu sortiert werden. Ein Arbeitsblatt für eine Auszubildende könnte z. B. wie folgt gestaltet sein:

Beispiel: Excel Arbeitsblatt „Reinigungsplan 2017“ für Auszubildende XY
Zusätzliche Aufgaben Kalenderwoche: XX
Verantwortlich: Auszubildende XY
Aktion	Zimmer	Mo	Di	Mi	Do	Fr
Täglich Labor säubern, jeden Freitag gründlich	Labor
Abdrucklöffel säubern	Labor
Schränke säubern 1 x im Quartal	Labor
Modelle aussortieren 1 x im Quartal	Keller
Täglich mittags und abends Wartezimmer aufräumen, freitags gründlich, Zeitungen aussortieren, Blumen gießen	WZ
Sämtliche Materialien auffüllen	1
	2
	Labor
	WC
Täglich Müll und Papier wegbringen
Nach Entsorgungsplan Mülltonnen an die Straße stellen
Dokumente in die entsprechenden Ordner sortieren	Verwaltung
Laborzettel stempeln	Verwaltung

In derselben Arbeitsmappe könnten dann noch weitere Arbeitsblätter für die von allen Mitarbeiterinnen täglich, wöchentlich und monatlich durchzuführenden Tätigkeiten hinterlegt werden. Eine entsprechende Excel-Datei „Muster: Excel-Arbeitsmappe für Praxistätigkeiten“ finden Sie unter ppz.iww.de bei „Downloads“ (Checklisten).

Materialkostenkalkulation

Weiterhin haben wir unsere Materialkostenkalkulation in Excel eingerichtet. Jede Praxis ist verpflichtet, die Kosten für die berechnungsfähigen Materialien korrekt an den Patienten weiterzugeben und in Rechnung zu stellen. Korrekt weitergeben heißt: Der aktuelle Einkaufspreis muss die Berechnungsgrundlage bilden. Ist die Tabelle einmal erstellt, ändert der Anwender nur eine Eingabe des aktuellen Preises und Excel errechnet den korrekten Materialpreis.

Beispiel: Excel-Liste für Materialkostenkalkulation (Auszug)
Material	Abk. für Abrech-nung	Hersteller	Inhalt (in g, ml oder Stück	Preis/Euro inkl. MwSt	Preis/Euro pro g, ml oder Stück	Verbrauch (selbst auswiegen)	Verbrauch + Preis/Euro	Materialpreis/Euro
Image Alginat	abalg		500	12,21	0,02	15	0,37
Impregum Penta H Duosofr Refill	abimp	Espe	720	249,78	0,35	30	10,41	11,32
Penta Mischkanüle			50	45,46	0,91	1	0,91
Titanstift Dentsply		Dentsply	12	186,52	15,54	1	15,54
Glasfaserstift		Espe	15	275,16	18,34	1	18,34
Plurasil Medium Body		Pluradent	720	102,52	0,14		0,00
Plurasil Mischeransatz für Penta		Pluradent	50	35,82	0,72	1	0,72

PRAXISHINWEIS | Nutzen Sie die Formeln in Excel. So brauchen Sie nur noch die aktuellen Preise einzutragen und der Rest wird vom Programm erledigt. Und überprüfen Sie regelmäßig, ob die Preise in Ihrer Liste noch aktuell sind und passen Sie sie ggf. an.

Arbeitspläne

Kostengünstig, übersichtlich und relativ einfach kann in Excel auch ein Arbeitsplan für eine Praxis mit mehreren Zahnärzten und Prophylaxemitarbeiterinnen erstellt werden. Excel rechnet gleichzeitig die Arbeitsstundenzahl aus. Die einzelnen Arbeitsblöcke können komplett oder einzeln hin und her geschoben werden. Eine Zeiterfassung wäre in Excel auch möglich. Ein Beispiel für einen „Arbeitsplan der Praxis Dr. Muster“ finden Sie unter ppz.iww.de bei „Downloads“ (Praxisorganisation).

PRAXISHINWEIS | Sämtliche Listen wie z. B. das Gerätebuch, Inventarlisten oder eine Übersicht aller Übertragungsinstrumente führen wir ausschließlich in Excel. Die tabellarischen Dateien lassen sich in Excel leichter formatieren als in einem Schreibprogramm wie z. B. Word.

Steridokumentation

Unsere Steridokumentation ist ebenfalls eine Excel-Datei.

Beispiel: Steriprotokoll in Excel
Steriprotokoll Vacuclav 30 B (siehe Protokollausdruck)
Charge	Programm	Sterilisation i. O.		Indikator i. O.		Freigabe		Unterschrift
		ja	nein	ja	nein	ja	nein	ja	nein

Wie und wo lernt man Excel?

Kurse zu Excel bieten die Zahnärztekammern und die Volkshochschulen an. Wer zielgerichtet auf Anwendungen in der Zahnarztpraxis ausgebildet werden will, ist mit entsprechend spezialisierten Angeboten sicher am besten bedient. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, die Excel-Kenntnisse weiterzuentwickeln:

Im Internet gibt es Selbstlernportale oder YouTube-Videos, mit denen man die einzelnen Arbeitsschritte nachverfolgen kann.

Es gibt jede Menge von Dateien in Suchmaschinen zum Üben für Anfänger bis zum fortgeschrittenen Anwender, ebenso eine Vielzahl von Excel-Vorlagen zu allen Themen.