· Fachbeitrag · Sonderzuwendungen
Alle Jahre wieder - was Arbeitgeber beim Weihnachtsgeld beachten müssen
von FA für Arbeitsrecht Jörg Steinheimer, Rechtsanwältin Saskia Krusche, LIEB.Rechtsanwälte, Nürnberg und Steuerberaterin Jutta Liess, Traunreut
| Das Weihnachtsgeld ist komplizierter als gedacht. Problematisch ist beispielsweise die Frage, was zu tun ist, wenn der Arbeitgeber die Zahlung des Weihnachtsgelds einstellen oder die Höhe verändern möchte. Oder wie es in der Lohnabrechnung zu behandeln ist. Der folgende Beitrag zeigt, wie Arbeitgeber mit dem Weihnachtsgeld arbeitsrechtlich, bei der Lohnsteuer und im Beitragsrecht rechtssicher umgehen können. Passende Formulierungsvorschläge helfen dabei. |
Weihnachtsgeld richtig abgrenzen
Es gibt keinen juristischen Tatbestand „Weihnachtsgeld“. Vielmehr ist das Wort eine laienhafte Umschreibung für eine Sonderzahlung, die der Arbeitnehmer nicht regelmäßig, sondern nur zu Weihnachten erhält.
Abzugrenzen ist das Weihnachtsgeld zunächst von einer variablen Vergütung. Diese kann insbesondere vom Erreichen persönlicher (Arbeits-)Ziele oder vom Unternehmenserfolg abhängen. Zweck einer solchen erfolgsabhängigen Vergütung ist die Leistungssteigerung des Arbeitnehmers. Hier liegt keine Gratifikation vor. Des Weiteren ist beim Weihnachtsgeld wie folgt zu unterscheiden:
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Sonderzahlung | Rechtsnatur | Beispiele |
Mit Entgeltcharakter |
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Reine Gratifikation |
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Mit Mischcharakter |
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Wichtig | In der Praxis sind die Formulierungen nicht immer eindeutig. Möchte der Arbeitgeber eine reine Gratifikation sicherstellen und gerade nicht die Arbeitsleistung honorieren, sollte er das in der Weihnachtsgeldklausel klar formulieren. Zum Beispiel wie folgt:
Formulierungsvorschlag / Weihnachtsgeld als reine Gratifikation |
Der Arbeitgeber gewährt dem/der Arbeitnehmer/in anlässlich des Weihnachtsfestes eine Gratifikation in Höhe von bis zu einem Bruttomonatsgehalt. Ob überhaupt, in welcher Höhe und nach welchen Grundsätzen diese Gratifikation bezahlt wird, entscheidet der Arbeitgeber im Oktober/November eines jeden Jahres nach freiem Ermessen. Im Falle der Auszahlung erfolgt diese mit dem November/Dezember-Gehalt unter Einbehaltung der gesetzlichen Abzüge. |
Wichtig | Der Arbeitgeber muss sich bei einer reinen Gratifikation hinsichtlich der Höhe des Weihnachtsgelds im Arbeitsvertrag nicht festlegen (BAG, Urteil vom 16.1.2013, Az. 10 AZR 26/12, Abruf-Nr. 131305). Es ist allerdings ratsam, zumindest die Obergrenze festzuhalten („bis zu“).
Arbeitsrechtliche Besonderheiten
Oft landen Streitigkeiten über das „Weihnachtsgelda“ vor dem Arbeitsgericht. Mit dem richtigen Know-how lassen sich allerdings viele Prozesse vermeiden.
Anspruchsgrundlage
Ein Anspruch auf Weihnachtsgeld kann auf folgenden Grundlagen beruhen:
- 1. Der Anspruch kann sich aus dem Arbeitsvertrag, aus anwendbarem Tarifrecht oder aus einer Betriebsvereinbarung ergeben. Die Zusage muss nicht unbedingt schriftlich erfolgen.
- 2. Ferner kann sich der Anspruch aus betrieblicher Übung ergeben. Nämlich wenn der Arbeitgeber - ohne dass er dazu verpflichtet wäre - über eine gewisse Zeit hinweg Weihnachtsgeld gewährt, und der Arbeitnehmer aufgrund dieses Verhaltens berechtigterweise davon ausgehen durfte, dass ihm das Weihnachtsgeld auf Dauer gewährt werden soll. In der Regel geht man davon aus, dass bereits die dreimalige vorbehaltlose Zahlung für das Entstehen einer betrieblichen Übung ausreicht. Etwas anderes gilt nur, wenn der Arbeitgeber - am besten bei jeder Auszahlung - ausdrücklich darauf hinweist, dass die Zahlung freiwillig und ohne Rechtsanspruch für die Zukunft erfolgt. Zur Not tut es ein Hinweis in der Lohnabrechnung.
- Wichtig | Ein durch betriebliche Übung entstandener Anspruch kann wegen des Günstigkeitsprinzips des § 4 Abs. 3 Tarifvertragsgesetz grundsätzlich nicht durch eine ablösende Betriebsvereinbarung aufgehoben werden (BAG, Urteil vom 5.8.2009, Az. 10 AZR 483/08, Abruf-Nr. 165535). Der Arbeitgeber kann den Anspruch aus betrieblicher Übung nur mittels einer Änderungsvereinbarung (beidseitig) oder e- sofern ihre Voraussetzungen vorliegen - mittels einer Änderungskündigung (einseitig) beseitigen. Am ehesten lässt sich mit der „doppelten Schriftformklausel“ eine betriebliche Übung vermeiden (BAG, Urteil vom 20.5.2008, Az. 9 AZR 382/07, Abruf-Nr. 082857):
Formulierungsvorschlag / Doppelte Schriftformklausel gegen betriebliche Übung
Änderungen oder Ergänzungen dieses Arbeitsvertrages sind nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart werden. Dies gilt auch für eine Abweichung von dem vorstehenden Schriftformerfordernis. Unberührt hiervon bleiben Individualabreden im Sinne von § 305b BGB.
- 3. Anspruchsbegründend können auch der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz bzw. ein Verstoß gegen die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes wirken. Dies ist dann der Fall, wenn vergleichbare Arbeitnehmer Weihnachtsgeld erhalten, ein bestimmter Mitarbeiter ohne Sachgrund jedoch nicht.
Arbeitsvertragliche Gestaltungsmöglichkeiten
Der Arbeitgeber kann vor allem vier rechtliche Mechanismen nutzen, um einen Anspruch auf Weihnachtsgeld auszuschließen, ihn zu beseitigen oder sich das Geld unter bestimmten Umständen vom Arbeitnehmer zurückzuholen:
- 1. Mit einem arbeitsvertraglichen Freiwilligkeitsvorbehalt kann der Arbeitgeber einseitig erklären, dass auch bei mehrfacher Zahlung kein Rechtsanspruch auf Zahlung des Weihnachtsgelds für die Zukunft entsteht. Damit sichert sich der Arbeitgeber die Möglichkeit, jedes Jahr frei entscheiden zu können. Ein Freiwilligkeitsvorbehalt ist allerdings nur möglich bei einem als Gratifikation ausgestaltetem Weihnachtsgeld, nicht für Sonderzahlungen mit Entgeltcharakter, da eine Vergütung für die erbrachte Arbeitsleistung nicht gekürzt werden kann. Für das „13. Monatsgehalt“ ist zum Beispiel kein Freiwilligkeitsvorbehalt möglich. Das wäre widersprüchlich und ein Verstoß gegen das Transparenzgebot (§ 307 Abs. 1 S. 2 BGB).
- Wichtig | Der Begriff „freiwillige soziale Leistung“ allein reicht nicht, um einen Rechtsanspruch wirksam auszuschließen (BAG, Urteil vom 13.5.2015, Az. 10 AZR 266/14, Abruf-Nr. 178539).
Formulierungsvorschlag / Freiwilligkeitsvorbehalt
Die Gratifikation stellt eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers dar, die aufgrund einer von ihm jeweils gesondert zu treffenden Entscheidung erfolgt. Ein Rechtsanspruch auf die dauerhafte Gewährung derartiger, eventuell gewährter, freiwilliger Gratifikationen für die Zukunft entsteht auch nach mehrmaliger vorbehaltsloser Gewährung nicht.
- 2. Ist der Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf das Weihnachtsgeld einmal entstanden, kann er grundsätzlich nicht einseitig vom Arbeitgeber widerrufen werden. Prinzipiell lässt sich die Möglichkeit eines Widerrufs in den Arbeitsvertrag aufnehmen. Das BAG hat den Widerrufsvorbehalt allerdings stark beschränkt (BAG, Urteil vom 12.1.2005, Az. 5 AZR 364/04, Abruf-Nr. 050420). Eine Widerrufsklausel sei so zu fassen, dass der Arbeitnehmer wisse, in welchen Fällen er mit der Ausübung des Widerrufs rechnen muss. Damit muss der Arbeitsvertrag bereits über die genauen Gründe Aufschluss geben, die den Arbeitgeber zum Widerruf berechtigen. Formulierungen wie „jederzeit“ oder „ohne Angabe von Gründen“ sind unwirksam.
Formulierungsvorschlag / Widerrufsvorbehalt
Der Arbeitgeber ist berechtigt, das Weihnachtsgeld aus leistungsbedingten, verhaltensbedingten Gründen oder im Falle einer wirtschaftlichen Notlage zu widerrufen. Zu einem Widerruf aus leistungsbedingten Gründen ist der Arbeitgeber berechtigt, wenn der Arbeitnehmer unterdurchschnittliche Leistungen erbringt. Aus verhaltensbedingten Gründen kann der Arbeitgeber widerrufen, wenn er berechtigt ist, eine Abmahnung auszusprechen. Der Widerruf muss im Einzelfall billigem Ermessen entsprechen.
PRAXISHINWEIS | Aus anwaltlicher Sicht ist vom Widerrufsvorbehalt eher abzuraten. Denn die Latte für die präzise Formulierung und die Darlegung und Beweisbarkeit der Widerrufsgründe im Prozess hängt sehr hoch. Außerdem muss eine Kombination von Freiwilligkeits- und Widerrufsvorbehalt unbedingt vermieden werden (BAG, Urteil vom 8.12.2010, Az. 10 AZR 671/09, Abruf-Nr. 104136).
- 3. Mit einer Stichtags- oder Verfallklausel kann die Gewährung des Weihnachtsgelds vom ungekündigten Bestand des Arbeitsverhältnisses zum Auszahlungstag abhängig gemacht werden. Bei einer reinen Gratifikation sind Verfallklauseln zulässig, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer gekündigt hat (BAG, Urteil vom 18.1.2012, Az. 10 AZR 667/10, Abruf-Nr. 120368). Beim Weihnachtsgeld als Sonderzahlung mit Entgeltcharakter ist eine Verfallklausel dagegen unwirksam.
PRAXISHINWEIS | Bei einer Stichtagsklausel sollte man den Gratifikationscharakter betonen und verdeutlichen, dass die Sonderzahlung nicht als Gegenleistung für erbrachte Arbeit gewährt wird: „Die Sonderzahlung soll ausschließlich die vom Arbeitnehmer erbrachte und zukünftige Betriebstreue honorieren.“
- 4. Ein Weihnachtsgeld, das ausschließlich die Betriebstreue honorieren oder lediglich anlässlich des Weihnachtsfestes bezahlt werden soll, kann innerhalb gewisser Grenzen mit einem Rückzahlungsvorbehalt versehen werden. Daher muss der Arbeitnehmer es zurückzahlen, wenn er bis zu einem bestimmten Termin des Folgejahrs aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.
- Wichtig | Für die Wirksamkeit derartiger Rückzahlungsklauseln hat das BAG gestaffelte Grenzwerte aufgestellt, die nicht überschritten werden dürfen (BAG, Urteil vom 21.5.2003, Az. 10 AZR 390/02, Abruf-Nr. 031688). Bei Gratifikationen
- unter 100 Euro besteht keine Rückzahlungspflicht;
- über 100 Euro und unter einem Monatsgehalt kann eine Rückzahlung vorgesehen werden, wenn das Arbeitsverhältnis vor dem 31. März des Folgejahrs endet;
- ab einem Monatsgehalt ist eine längere Bindung bis maximal 30. Juni des Folgejahrs zulässig.
PRAXISHINWEIS | Von der Rückzahlungspflicht ausgenommen werden sollten Ausscheidegründe, die nicht in der Sphäre des Arbeitnehmers liegen - zum Beispiel eine betriebsbedingte Kündigung. Sonst könnte der Arbeitnehmer unangemessen benachteiligt sein (LAG Düsseldorf, Urteil vom 19.7.2011, Az. 16 Sa 607/11, Abruf-Nr. 145655; das BAG hat sich noch nicht ausdrücklich dazu geäußert).
- Übersicht über vertragliche Gestaltungsmöglichkeiten
Sonderzahlung
Freiwilligkeitsvorbehalt
Widerrufsvorbehalt
Verfallklausel
Rückzahlungsklausel
Mit Entgeltcharakter
Nein
Ja
Nein
Nein
Mit Mischcharakter
Nein
Ja
Nein
Nein
Reine Gratifikation
Ja
Ja
Ja
Ja
Kürzungsmöglichkeiten für Zeiten der Nichtarbeit
Die Kürzungsmöglichkeiten für Zeiten der Nichtarbeit stellen sich genau anders herum dar wie bei den vorgenannten Klauseln:
- Keine Kürzungsmöglichkeit gibt es für Sonderzahlungen zur Belohnung von Betriebstreue oder anlässlich des Weihnachtsfestes (reine Gratifikation).
- Für Sonderzahlungen mit reinem Entgeltcharakter ergibt sich für die Zeiten ohne Entgeltfortzahlung eine automatische Kürzung.
- Für Sonderzahlungen mit Mischcharakter müssen Kürzungsmöglichkeiten ausdrücklich vereinbart werden. In Frage kommen zwei Kürzungen:
- Sonderzahlungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum laufenden Arbeitsentgelt erbringt, dürfen für jeden Tag der krankheitsbedingten Abwesenheit maximal mit einem Viertel des durchschnittlichen Bruttotagesentgelts gekürzt werden (§ 4a EFZG). Zahlt der Arbeitgeber zum Beispiel eine Weihnachtsgratifikation von einem Monatsgehalt und beträgt dieses 2.000 Euro brutto, beträgt die Kürzung bei 20 Fehltagen von 260 Arbeitstagen (einschließlich Urlaubstagen) 500 Euro ([2.000 Euro x 12 Monate + 2.000 Euro] / 260 Tage = 100 Euro Tagesentgelt; 100 Euro Tagesentgelt : 4 = 25 Euro x 20 Fehltage = 500 Euro).
- Wichtig | Wird die Sonderzahlung arbeitsleistungsbezogen vereinbart, entfällt der Anspruch automatisch, sobald die sechswöchige Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ausläuft. Einer Kürzungsvereinbarung bedarf es nicht (BAG, Urteil vom 21.3.2001, Az. 10 AZR 28/00, Abruf-Nr. 145609).
- Wirksam vereinbart werden kann, dass Zeiten eines Erziehungsurlaubs anteilig leistungsmindernd berücksichtigt werden. Zeiten, in denen die Mutter vor und nach der Entbindung nicht beschäftigt werden darf, dürfen jedoch nicht zu einer Minderung führen (BAG, Urteil vom 25.11.1998, Az. 10 AZR 595/97). Dies dürfte auch für die weiteren Beschäftigungsverbote nach §§ 3 Abs. 1, 4 MuSchG gelten. Die Kürzungsgrenzen des § 4a EFZG greifen bei der Kürzung wegen Erziehungsurlaubs nicht.
Formulierungsvorschlag / Kürzung für Zeiten der Nichtarbeit
Die Sonderzahlung wird anteilig gekürzt um Zeiten, in denen der Arbeitnehmer keine Leistung erbracht hat, es sei denn, der Arbeitgeber ist während dieser Fehlzeiten zur Fortzahlung der Vergütung verpflichtet oder es handelt sich um Zeiten, in denen eine Schwangere bzw. Mutter nach dem MuschG nicht beschäftigt werden darf. Für krankheitsbedingte Fehltage ist die Kürzung begrenzt auf ein Viertel des durchschnittlichen Bruttotagesentgelts (§ 4a EFZG).
- Übersicht über Kürzungsmöglichkeiten
Sonderzahlung
Krankheit
Elternzeit
Urlaub
Mit Entgeltcharakter
Nein, jedenfalls solange die sechswöchige Entgeltfortzahlung läuft.
Ja, das Arbeitsverhältnis ruht. Es wird keine Arbeitsleistung erbracht.
Nein, da der Arbeitnehmer von der Arbeitsleistung befreit ist.
Mit Mischcharakter
Nein, wie Sonderzahlung mit Entgeltcharakter.
Ja, bei gesonderter Vereinbarung.
Nein, wie Sonderzahlung mit Entgeltcharakter.
Reine Gratifikation
Nein, die Gratifikation hängt eben nicht von der Arbeitsleistung ab.
Nein, Zwecksetzung der Gratifikation spricht dagegen.
Nein, unangemessene Benachteiligung. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Erholungsurlaub.
Korrekte lohnsteuerliche Abrechnung
Da es sich beim Weihnachtsgeld im klassischen Sinn um eine Einmalzahlung handelt, ist es als sonstiger Bezug im Sinne des § 39b Abs. 3 EStG zu versteuern - und zwar im Monat des Zuflusses beim Arbeitgeber. Zur Ermittlung der Lohnsteuer muss der Arbeitgeber zwei getrennte Lohnsteuerberechnungen vornehmen. Zum einen muss er die Lohnsteuer für den voraussichtlichen Jahreslohn einschließlich des Weihnachtsgelds ermitteln, zum anderen die Lohnsteuer für den voraussichtlichen Jahreslohn ohne Weihnachtsgeld. Der Differenzbetrag beider Jahreslohnsteuerbeiträge ergibt dann die Lohnsteuer, die vom Weihnachtsgeld einzubehalten ist.
Unterschiedliche Ermittlung der Sozialbeiträge
Das Weihnachtsgeld wird als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt bei versicherungspflichtig Beschäftigten dem Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet, in dem es gezahlt wird (§ 23a Abs. 1 SGB IV). Für die korrekte Ermittlung der Beiträge kommt es dann auf die Höhe des Entgelts an:
- Unterschreitet das Gesamtarbeitsentgelt (laufender Lohn und Einmalzahlung) im Entgeltabrechnungszeitraum die monatlichen Beitragsbemessungsgrenzen, ist die Einmalzahlung in voller Höhe beitragspflichtig.
- Übersteigt das Gesamtarbeitsentgelt bereits ohne das Weihnachtsgeld die Beitragsbemessungsgrenzen, fallen auf dieses keine Beiträge mehr an.
- Wird die monatliche Beitragsbemessungsgrenze durch das Weihnachtsgeld überschritten, ist die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze in den einzelnen Versicherungszweigen zu bilden. Dieser wird dann das auf die Beitragszeit entfallende beitragspflichtige Arbeitsentgelt gegenübergestellt. Übersteigt das Weihnachtsgeld
- nicht die Differenz zwischen der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze und dem bereits gezahlten beitragspflichtigen Arbeitsentgelt (ohne die zu beurteilende Sonderzuwendung), ist sie in voller Höhe beitragspflichtig.
- die Differenz, fallen nur Beiträge auf die Differenz an.
Wichtig | Damit die Beitragspflicht nicht umgangen werden kann, greift die sogenannte Märzklausel des § 23a Abs. 4 SGB IV. Danach werden einmalige Zuwendungen wie das Weihnachtsgeld, die in der Zeit vom 1. Januar bis 31. März gezahlt werden, dem letzten Abrechnungszeitraum des Vorjahrs zugerechnet, soweit die anteilige Jahresbeitragsentgeltgrenze überschritten ist.
PRAXISHINWEISE | In Sachen Lohnsteuer und Sozialabgaben ist Folgendes zu empfehlen:
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