17.06.2021 · Fachbeitrag · Spenden

Der richtige Umgang mit Spenden (Teil 5): Die Spielregeln für Zuwendungsbestätigungen

von Wolfgang Pfeffer, Drefahl

| Spenden sind auch bei Stiftungen eine unverzichtbare Finanzierungsquelle. Im Umgang mit Spenden gibt es aber viele mögliche Fehler, die zu steuerlich ungünstigen Ergebnissen für die Stiftung oder den Spender führen können. SB erläutert in einer Beitragsreihe die Grundlagen des steuerlichen Spendenrechts. In Teil 5 erfahren Sie, wie Stiftungen mit Zuwendungsbestätigungen rechtssicher umgehen. |

Zuwendungsbestätigung ‒ Hinweise zum Ausfüllen

Für Zuwendungsbestätigungen an inländische Stiftungen gelten verbindliche amtliche Textmuster für Geldzuwendungen sowie für Sachzuwendungen. Ihre Verwendung ist Voraussetzung für den Spendenabzug (außer beim sog. vereinfachten Zuwendungsnachweis). Die Zuwendungsbestätigung muss die Stiftung anhand dieser Muster selbst erstellen.

Stiftungen müssen Aufzeichnungspflicht beachten

Für alle steuerbegünstigten Stiftungen gilt, dass sie die Spende und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufzeichnen und eine Kopie der Zuwendungsbestätigung aufbewahren müssen (§ 50 Abs. 4 EStDV). Es ist zulässig, die Kopie in elektronischer Form zu speichern (z. B. als PDF-Dokument). Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (BMF, Schreiben vom 28.11.2019, Az. IV A 4 ‒ S 0316/19/10003 :001, Abruf-Nr. 212816) gelten entsprechend.

Streichungen auf dem amtlichen Formular sind zulässig

In der auf einen bestimmten Empfänger zugeschnittenen Zuwendungsbestätigung müssen nur die Angaben aus den veröffentlichten Mustern übernommen werden, die im Einzelfall einschlägig sind. Das gilt z. B. für die Angaben zur Steuerbefreiung: Je nachdem, ob die Gemeinnützigkeit durch Freistellungs-/Körperschaftsteuerbescheid oder Feststellung der satzungsmäßigen Voraussetzungen erteilt wurde, muss nur eins von beiden angegeben werden (BMF, Schreiben vom 07.11.2013, Az. IV C 4 ‒ S 2223/07/0018 :005, Abruf-Nr. 133693).

Weitere Formalien sind einzuhalten

Die Wortwahl und die Reihenfolge, der in den amtlichen Vordrucken vorgeschriebenen Textpassagen, müssen beibehalten werden. Umformulierungen sind nicht zulässig. Auf der Zuwendungsbestätigung dürfen weder Danksagungen an den Zuwendenden noch Werbung für die Ziele der Stiftung eingefügt werden. Entsprechende Texte sind aber auf der Rückseite zulässig. Im Einzelnen gilt Folgendes:

Eine optische Hervorhebung von Textpassagen durch Einrahmungen u. ä. ist erlaubt.

Der Name des Zuwendenden und dessen Adresse dürfen auch untereinander angeordnet werden. So sind die Angaben für den Postversand nutzbar.

Aufgedruckt werden darf eine alphanumerische Kennzeichnung ‒ etwa als fortlaufende Belegnummer.

Erlaubt ist die Verwendung eines Briefpapiers mit Logo, Wasserzeichen etc. der Stiftung.

Die Zuwendungsbestätigung darf nicht größer sein als eine DIN-A4-Seite.

Die in den Mustern vorgesehenen Hinweise zu den haftungsrechtlichen Folgen müssen in jedem Fall wiedergegeben werden.

Mehrere steuerbegünstigte Zwecke

Auf der Zuwendungsbestätigung dürfen auch mehrere steuerbegünstigte Zwecke genannt werden. Aus steuerlichen Gründen muss nicht (etwa durch Ankreuzen) ein bestimmter Zweck angegeben werden, für den die Zuwendung erfolgt bzw. verwendet wird. Als Hinweis für den Spender ist das aber zulässig.

Angabe des Betrags

Der zugewendete Betrag ist sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben anzugeben. Für die Benennung in Buchstaben ist es nicht zwingend erforderlich, dass der Betrag in einem Wort genannt wird; ausreichend ist die Buchstabenbenennung der jeweiligen Ziffern.

Beispiel

Ein Betrag von 1.246 Euro kann als „eintausendzweihundertsechsundvierzig“ oder „eins-zwei-vier-sechs“ angegeben werden. Dann müssen aber die Leerräume vor der Nennung der ersten Ziffer und hinter der letzten Ziffer in geeigneter Weise (z. B. durch „X“) entwertet werden.

Geld- und Aufwandsspenden

Bei Geldzuwendungen muss die Stiftung eine Angabe darüber machen, ob es sich um eine „echte“ Geldspende oder um eine Aufwandsspende handelt. Im Mustertext ist ein entsprechendes Ankreuzkästchen vorgegeben. Beim Verzicht auf die Erstattung von Aufwand handelt es sich nicht um eine Spende des Aufwands, sondern um eine (abgekürzte) Geldspende. In der Spendenbestätigung muss deshalb nicht angegeben werden, welcher Aufwand dem Erstattungsanspruch zugrunde gelegen hat. Die Stiftung als Spendenempfänger muss das jedoch in ihren Unterlagen festhalten. Für die Höhe der Spende ist der vereinbarte Erstattungsanspruch (einschl. der evtl. fälligen Umsatzsteuer) maßgeblich.

Zuwendungen in den Vermögensstock einer Stiftung

Für Zuwendungen in den Vermögensstock einer Stiftung besteht unter den Voraussetzungen des § 10b Abs. 1a EStG ein erhöhter Sonderausgabenabzug. Solche Zuwendungen können ein Mal in zehn Jahren bis zu einem Betrag von 1 Mio. Euro als Sonderausgabe abgezogen werden. Die Stiftung muss die Vermögensstockspende bescheinigen. Dazu sind die beiden im amtlichen Muster der Zuwendungsbestätigungen vorgesehenen Kästchen anzukreuzen

„Die Zuwendung erfolgte in das zu erhaltende Vermögen (Vermögensstock)." und

„Es handelt sich nicht um Zuwendungen in das verbrauchbare Vermögen einer Stiftung."

Sachspenden

Bei Sachspenden sind in die Zuwendungsbestätigung genaue Angaben über den zugewendeten Gegenstand aufzunehmen (z. B. Alter, Zustand, ursprünglicher Kaufpreis usw.).

Stammt die Sachspende nach den Angaben des Spenders aus dessen Betriebsvermögen, ist sie mit dem Entnahmewert anzusetzen oder, wenn dieser niedriger ist, mit dem Verkehrswert (gemeiner Wert). In diesen Fällen braucht die Stiftung keine zusätzlichen Unterlagen in ihre Buchführung aufzunehmen; Angaben über die Unterlagen, die zur Wertermittlung gedient haben, sind also nicht erforderlich. Die Stiftung muss den Satz ankreuzen: „Die Sachzuwendung stammt nach den Angaben des Zuwendenden aus dem Betriebsvermögen. Die Zuwendung wurde nach dem Wert der Entnahme (ggf. mit dem niedrigeren gemeinen Wert) und nach der Umsatzsteuer, die auf die Entnahme entfällt, bewertet."

Handelt es sich um eine Sachspende aus dem Privatvermögen, muss die Stiftung angeben, welche Unterlagen sie zur Ermittlung des angesetzten Werts herangezogen hat. In Betracht kommt z. B.

- ein Gutachten über den aktuellen Wert der zugewendeten Sache, oder

- der Kaufpreis aus der ursprünglichen Rechnung unter Berücksichtigung einer Absetzung für Abnutzung.

Diese Unterlagen muss die Stiftung zusammen mit der Zuwendungsbestätigung in ihre Buchführung aufnehmen. Außerdem muss sie den Satz „Geeignete Unterlagen, die zur Wertermittlung gedient haben, z. B. Rechnung, Gutachten, liegen vor.“ ankreuzen.

Das gleiche gilt, wenn keine Angaben darüber gemacht werden können, ob die Spende aus Privat- oder Betriebsvermögen stammt. Es muss dann der Satz „Der Zuwendende hat trotz Aufforderung keine Angaben zur Herkunft der Sachzuwendung gemacht.“ angekreuzt werden.

Sammelbestätigungen

Für Geldzuwendungen können Stiftungen auch Sammelbestätigungen ausstellen, d. h. die Bestätigung mehrerer Zuwendungen erfolgt in einer Zuwendungsbestätigung. Dabei ist Folgendes einzuhalten:

Checkliste / Sammelbestätigungen
❒	Anstelle des Wortes „Bestätigung“ muss das Wort „Sammelbestätigung“ verwendet werden.
❒	In dieser Sammelbestätigung wird die Gesamtsumme genannt
❒	Nach der Bestätigung, dass die Zuwendungen zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke verwendet werden, muss folgende Bestätigung auf der Sammelbestätigung ergänzt werden: „Es wird bestätigt, dass über die in der Gesamtsumme enthaltenen Zuwendungen keine weiteren Bestätigungen, weder formelle Zuwendungsbestätigungen noch Beitragsquittungen oder ähnliches ausgestellt wurden und werden.“
❒	In der Sammelbestätigung muss angegeben werden, auf welchen Zeitraum sie sich erstreckt. Die Sammelbestätigung kann auch für nur einen Teil des Kalenderjahrs ausgestellt werden.
❒	Auf der Rückseite der Sammelbestätigung oder in der dazugehörigen Anlage muss jede einzelne Zuwendung mit Datum, Betrag aufgelistet werden und dabei angegeben werden, ob es sich um eine Zuwendung in den Vermögenstock handelt. Diese Auflistung muss ebenfalls eine Gesamtsumme enthalten, die derjenigen der Sammelbestätigung entspricht, und als „Anlage zur Sammelbestätigung vom ...“ gekennzeichnet sein.
❒	Zu jeder einzelnen in der Sammelbestätigung enthaltenen Geldspende ist anzugeben, ob es sich hierbei um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt. Bei Geld- und Aufwandsspenden werden die entsprechenden Angaben dazu entweder auf der Rückseite der Sammelbestätigung oder in der Anlage gemacht.

Unterschrift unter Zuwendungsbestätigung

Die Zuwendungsbestätigung muss grundsätzlich von mindestens einer berechtigten Person unterschrieben sein. Das ist in der Regel ein vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied der Stiftung. Es kann aber auch eine andere Person dafür beauftragt werden.

PRAXISTIPP | Wegen der Haftung des Vorstands bei der Ausstellung von Spendenbescheinigungen sollte die Zuständigkeit hier klar geregelt sein. Beauftragte Personen sollten genau angewiesen werden und der Vorstand sollte die ausgestellten Bescheinigungen überprüfen.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann bei maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen auf die eigenhändige Unterschrift verzichtet werden.

Maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen

Als Nachweis genügt auch eine maschinell erstellte Zuwendungsbestätigung. Sprich: eine ohne eigenhändige Unterschrift, wenn die Stiftung die Nutzung eines entsprechenden Verfahrens beim zuständigen Finanzamt gemeldet hat. Mit dieser Anmeldung ist zu bestätigen, dass folgende Voraussetzungen eingehalten werden:

Checkliste / Maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen
❒	Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck.
❒	Sie enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt.
❒	Eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingefügt, oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet.
❒	Das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert, d. h. nur die zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen berechtigten Vorstandsmitglieder oder entsprechend Bevollmächtigte haben Zugriff.
❒	Das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden.
❒	Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar (analog § 145 AO); dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme genügt.

Wichtig | Für Sach- und Aufwandsspenden ist keine maschinell erstellte Zuwendungsbestätigung möglich.

PRAXISTIPP | Spendenbescheinigungen können auch digital (z. B. als PDF-Datei) erstellt und verschickt werden. Dann gelten die Vorgaben für maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen (BMF, Schreiben vom 06.02.2017, Az. IV C 4 ‒ S 2223/07/0012, Abruf-Nr. 193088).

Vereinfachter Spendennachweis

Für bestimmte Spenden ist anstelle der herkömmlichen Zuwendungsbestätigung ein vereinfachter Spendennachweis zugelassen. Dabei genügt zum Nachweis gegenüber dem Finanzamt der Zahlungsbeleg:

1. Dies ist der Fall bei Spenden zur Linderung der Not in Katastrophenfällen, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums auf ein dafür eingerichtetes Sonderkonto einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, einer öffentlichen Dienststelle oder eines Spitzenverbandes der freien Wohlfahrtspflege eingezahlt werden.

2. Möglich ist dies auch bei Spenden bis 300 Euro, wenn der Spendenempfänger einen Zahlungsbeleg, wie z. B. Bankbeleg, Postscheckbeleg, Zahlkartenabschnitt verwendet.

Spenden zur Linderung der Not in Katastrophenfällen

Die Zulassung für den vereinfachten Spendennachweis muss beim Landes- oder Bundesfinanzministerium beantragt werden bzw. wird durch entsprechende Erlässe verfügt. Es gibt hier keine betragsmäßige Begrenzung.

Hier reicht ein selbst erstellter Online-Banking-Ausdruck als Zuwendungsnachweis im Sinne einer Buchungsbestätigung aus, wenn aus ihm Name und Kontonummer des Auftraggebers und Empfängers, der Betrag sowie der Buchungstag ersichtlich sind. Mit diesen Angaben hat der PC-Ausdruck die Qualität einer Buchungsbestätigung, auch wenn er nicht vom Kreditinstitut stammt (OFD Magdeburg, Schreiben vom 14.02.2006, Az. S 2223 ‒ 145 ‒ St 217).

Kleinspendenregelung

Für solche Kleinspenden bis 300 Euro (bis 2020: 200 Euro) ist keine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster nötig ‒ es genügt ein Beleg aus dem Name und Kontonummer oder ein sonstiges Identifizierungsmerkmal des Auftraggebers und des Empfängers, der Betrag, der Buchungstag sowie die tatsächliche Durchführung der Zahlung hervorgehen. Auf dem Beleg müssen dabei folgende Angaben stehen:

Angaben über die Freistellung der Stiftung von der Körperschaftsteuer

Der Verwendungszweck der Spende

Dass es sich bei der Zuwendung um eine Spende handelt

Dabei sind zwei Belege erforderlich, nämlich

1. ein von der Stiftung hergestellter Beleg mit Angaben über die Körperschaftsteuerfreistellung und dazu, ob es sich bei der Zuwendung um eine Spende handelt.

2. die Buchungsbestätigung des Kreditinstituts. Das kann ein Einzahlungsbeleg, aber auch der Kontoauszug sein. Auch ein selbst erstellter Online-Banking-Ausdruck genügt als Nachweis, wenn aus ihm Name und Kontonummer des Auftraggebers und Empfängers, der Betrag sowie der Buchungstag ersichtlich sind.

Auch für Zuwendungen über das Online-Bezahlsystem „PayPal“ gilt der vereinfachte Zuwendungsnachweis. Das in § 50 Abs. 4 S. 2 EStDV geforderte Merkmal „Buchungsbestätigung eines Kreditinstituts“ wird durch den „Kontoauszug“ des PayPal-Kontos zusammen mit einem Ausdruck über die Transaktionsdetails der Zuwendung erfüllt (u. a. FinBeh Hamburg, Schreiben vom 07.08.2013, Az. 52 ‒ S 2223 ‒ 009/12).

Wichtig | Bei Online-Zahlungen ersetzt der selbst erstellte Ausdruck nur die Buchungsbestätigung des Kreditinstituts, nicht den Beleg der Stiftung. Der ist bei Kleinspenden an gemeinnützige Einrichtungen stets erforderlich.

Möglich ist das vereinfachte Spendenverfahren auch bei Nutzung des Lastschriftverfahrens. Die Buchungsbestätigung muss dann Angaben über den steuerbegünstigten Zweck, für den die Zuwendung verwendet wird, und über die Steuerbegünstigung des Spendenempfängers enthalten (FinMin Schleswig-Holstein, Medieninformation vom 17.08.2015).

SEPA-Lastschriften sind nur elektronisch möglich. Die Stiftung muss die entsprechenden Angaben im Bereich „Kundenreferenznummer/Verwendungszweck“ machen.

PRAXISTIPP | Die 300-Euro-Grenze beim vereinfachten Spendennachweis gilt pro Betrag. Es können also mehrfach pro Jahr Zahlungen so nachgewiesen werden.

Elektronische Zuwendungsbescheinigung

Bereits 2008 hat der Gesetzgeber die Rahmenbedingungen für eine echte elektronische Zuwendungsbescheinigung geschaffen (§ 50 Abs. 2 EStDV). Danach kann der Spender den Zuwendungsempfänger bevollmächtigen, seinem für die Einkommensteuer zuständigen Finanzamt die Zuwendungsbestätigung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Die technischen Grundlagen dafür (in ELSTER) sind aber bis heute nicht geschaffen.

Weiterführende Hinweise