01.08.2006 | Betriebswirtschaftliche Auswertung

Das Multitalent zur Unternehmenssteuerung – BWA sinnvoll gestalten und effizient einsetzen

von Dipl.-Kfm. Reno Brosius, Berlin

Die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) werden in vielen Steuerkanzleien als ein Auswertungsinstrument verwendet, das Monat für Monat den Mandanten zu deren Information ausgehändigt wird. Praktische Erfahrungen in verschiedenen Steuerbüros haben aber gezeigt, dass sich viele Mandanten über die Bedeutung der BWA nicht im Klaren sind. Sie wird nicht als Steuerungsinstrument erkannt und lediglich abgelegt. Aber, hat sich die BWA deshalb überlebt? Die BWA verfügt über viele Talente, die es zu nutzen gilt. Dient sie doch: 

• als Kontrollinstrument bzw. der Kalkulation,

• der Liquiditätsüberwachung oder der Preisgestaltung,

• als Strategieinstrument oder Planungstool,

• der Abweichungsanalyse, dem Risikomanagement

• und der Kommunikation.

Notwendige Bedingungen für einen sinnvollen Einsatz

Eine BWA ist immer nur so gut, wie die Buchhaltung, die ihr zu Grunde liegt. Diese Aussage klingt zwar banal, ist aber plausibel. Eine noch so differenzierte BWA kann keine Informationsgrundlage darstellen, wenn die eingegebenen Daten nicht der Realität entsprechen. Damit die BWA betriebswirtschaftlich auch sinnvoll eingesetzt werden kann, sollten daher bestimmte Bedingungen Berücksichtigung finden: 

• stärkere Differenzierung der Konten(empfehlenswert, nicht unbedingt erforderlich),

• einheitliche Erfassung auf den Konten bei gleichen Sachverhalten (z.B. Urlaubsvertretung), Standardisierung der Buchungen,

• Erfassung in der Finanzbuchhaltung mit konsequenter Buchung von Kostenstellen und Kostenträgern (abhängig von der Form der Auswertung),

• unterjährige periodengerechte Erfassung,

• verbrauchsorientierte Materialerfassung.

Die monatliche Differenzierung der Aufwendungen und Erträge führt zu einer höheren Qualität und damit zu einer besseren Vergleichbarkeit der jeweiligen monatlichen Auswertung mit den entsprechenden Abrechnungsperioden. Wird beispielsweise die Abschreibung nur einmal pro Wirtschaftsjahr erfasst, liefert die BWA zwölf ungenaue Auswertungen, bei der das ausgewiesene Ergebnis in keiner der Abrechnungsperioden dem tatsächlich erwirtschafteten Ergebnis entspricht. Durch den für elf Monate zu hoch ausgewiesenen Monatswert besteht bei den Mandanten außerdem die Gefahr, den zu hoch ausgewiesenen Überschuss auszuschütten und damit das Unternehmen vor finanzielle Probleme zu stellen. Eine einmalige Erfassung von Versicherungsprämien beispielsweise bewirkt, dass die BWA ebenfalls ihre Funktion einbüßt oder zumindest in ihrer Funktion beeinträchtigt wird. Ein weiterer Punkt, der berücksichtigt werden sollte, ist eine verbrauchsorientierte Materialerfassung (bestandswirksamer Einkauf mit Materialentnahmescheinen). Diese Variante der Erfassung des Materialverbrauchs führt zu einer exakten Ermittlung des Rohergebnisses, weil nur so der tatsächliche Materialeinsatz den tatsächlichen Erlösen gegenübersteht. Hierbei muss aber die Gewinnermittlungsart und der wirtschaftlich vertretbare Aufwand berücksichtigt werden.