15.02.2011 | Effiziente Arbeitsorganisation

Das betriebswirtschaftliche Backoffice in einer Steuerkanzlei: Rückgrat des Erfolgs

von Dipl.-Betriebswirtin Claudia Schurig, Limburg

Immer mehr Steuerberaterkanzleien komplettieren ihre Dienstleistungspalette durch das Angebot der betriebswirtschaftlichen Beratung. Ist der Einstieg in das Segment erfolgreich verlaufen, bietet es sich in einem zweiten Schritt an, das Beratungsgeschäft rechtlich auszugliedern und einen eigenständigen Bereich aufzubauen. Neben vielen juristischen und fachlichen Aspekten sind dabei auch aufbau- und ablauforganisatorische Fragen zu klären. Der vorliegende Beitrag stellt Ihnen ein Modell vor, das sich in der Praxis bewährt hat.  

Arbeitsteilung: Berater und Backoffice

Als Vorbild für die Zusammenarbeit innerhalb der Beratungsgesellschaft kann der Aufbau der Kreditabteilungen der Banken fungieren. Grundsätzlich wird zwischen Beratern (= „Markt“) und Backoffice-Mitarbeitern (= „Marktfolge“) unterschieden. Die Berater sind für die Außenkontakte, die Beratung und die Akquirierung zuständig. Das Backoffice ist verantwortlich für die Erstellung von Planungen, Controlling-Berichten sowie die Beschaffung und Auswertung von Branchendaten. Dabei sind die Mitarbeiter im Backoffice nicht abgeschottet: Auch sie halten Kontakt zu den am Beratungsprozess Beteiligten und beschaffen sich nach Absprache selbstständig notwendige Informationen. Bei der Zusammenarbeit gilt das Vier-Augen-Prinzip. Es erfolgt in der Regel aber keine gegenseitige Kontrolle, denn jeder Mitarbeiter übernimmt die Verantwortung für seinen Aufgabenbereich.  

Werkzeuge und Tools im Backoffice

Selbstverständliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung der Beratung ist die Ausstattung mit Programmen für die Planung, die Erstellung von Soll-/Ist-Vergleichen, Forecasts, Unternehmensdiagnosen und -bewertungen, Stundensatzkalkulationen etc. sowie die fachliche Beherrschung der Programme. Dabei fällt zunächst ein relativ großer Aufwand für Schulung und learning by doing an. Bei allen Programmen sind Kenntnisse einer guten grafischen Aufbereitung wichtig, da Grafiken die Akzeptanz der Adressaten - in erster Linie der Mandanten und deren Hausbanken - unterstützen.  

Auftrag und Planung

Bei einer Unternehmensplanung werden vom Berater vorab der Auftragsumfang, der Zweck und das Ziel der Planung sowie die Honorarabrechnung abgeklärt und schriftlich fixiert. Mit Unterstützung des Backoffice werden die notwendigen Unterlagen sowie die mandanten- und branchenspezifischen Informationen beschafft und aufbereitet. Das Backoffice erstellt zunächst eine sogenannte „Prämissendatei“ - das Herzstück jeder erfolgreichen Planung. In dieser Datei werden zusammen mit dem Mandanten alle Planungsdaten, vor allem aber die „Stellgrößen“, Voraussetzungen und Annahmen der Planung, festgehalten.  

Ein Dritter soll die Planung durch eine gute Dokumentation jederzeit gezielt nachvollziehen können. Zudem hilft diese standardisierte Vorgehensweise, die Qualität der Planung sicherzustellen. Nach Eingabe der Daten in das Planungsprogramm werden die Ergebnisse intern analysiert sowie kommentiert und danach mit dem Mandanten besprochen. Im Anschluss wird ein Planungsbericht erstellt. Dieser Bericht wird in der Regel auch an die Hausbanken weitergeleitet bzw. mit den Bankbetreuern besprochen.