13.05.2011 | Gesellschaftsrecht

Die Verpflichtung des Geschäftsführers zur Buchführung

von RA Dr. Jochen Blöse, MBA, Mediator (CfM), FA für Handels- und Gesellschaftsrecht, Köln

Der Geschäftsführer einer GmbH ist nach § 41 GmbHG bzw. nach § 34 AO verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen. In kleinen und auch mittleren Unternehmen ist es für den Geschäftsführer selbstverständlich, einen unternehmensexternen Dritten mit den in diesem Zusammenhang notwendigen Tätigkeiten zu beauftragen. Vielfach wird jedoch nicht erkannt, dass eine Weiterleitung der bestehenden gesetzlichen Verpflichtungen und der sich daraus ergebenden rechtlichen Konsequenzen nicht in jedem Fall und in vollem Umfang möglich ist.  

1. Umfang der Übertragung

Der Geschäftsführer bleibt Adressat aller einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Werden diese verletzt, können sich für ihn sowohl zivil- als auch strafrechtliche Konsequenzen ergeben. Gegen einen eingeschalteten Dritten mag er Ersatzansprüche haben; diese führen aber nur zu einer Schadloshaltung im Innenverhältnis. Graduell anders zu beurteilen ist die unternehmensinterne Delegation der bestehenden Pflichten. Auch diese führt aber nicht dazu, dass der Geschäftsführer seine Verantwortung vollständig übertragen kann. Er hat vielmehr dafür Sorge zu tragen, dass die mit den Buchführungspflichten betrauten Mitarbeiter sorgfältig ausgewählt sind und er hat diese Mitarbeiter ständig dahingehend zu überwachen, ob sie objektiv und subjektiv in der Lage sind, die Buchführung ordnungsgemäß zu erledigen (Baumbach/Hueck-Fastrich, GmbHG, 19. Aufl., 2010, § 41 Rz. 4).  

2. Grundlegendes zur Buchführungspflicht

Ordnungsgemäße Buchführung i.S. des § 41 GmbHG ist die kaufmännische Buchführung nach §§ 238 ff. HGB. Nicht von § 41 GmbHG erfasst sind hingegen gesellschaftsvertragliche Bestimmungen über die Bilanzierung. Soweit solche Vertragsklauseln gegen die handelsrechtlichen Rechnungslegungsvorschriften verstoßen, sind sie wegen des Vorrangs der gesetzlichen Bestimmungen ohnehin nicht bindend. Stellen sie hingegen eine rechtlich zulässige Ergänzung der gesetzlichen Bestimmungen dar, so kommt bei Nichtbeachtung der Vertragsklauseln zwar eine Verletzung des Anstellungsvertrags des Geschäftsführers in Betracht, ein Verstoß gegen § 41 GmbHG ist hingegen nicht gegeben (Scholz-Crezelius, GmbHG, 10. Aufl., 2007, § 41 Rz. 11).  

Nach den gesetzlichen Vorschriften beginnt die Buchführungspflicht für eine GmbH mit ihrer Eintragung im Handelsregister. Allerdings ist auch die Vorgesellschaft nach h. M. bereits buchführungspflichtig, ohne dass es darauf ankäme, ob sie schon ein Handelsgewerbe betreibt und deshalb Kaufmannseigenschaft besitzt (Baumbach/Hueck-Fastrich, a.a.O., § 41 Rz. 7, a.A. Roth/Altmeppen-Altmeppen, GmbHG, 6. Aufl., 2009, § 41 Rz. 7). Während damit zunächst in einem abstrakten Sinne beschrieben ist, welche Rechtsträger buchführungspflichtig sind, beginnt die Buchführungspflicht in zeitlicher Hinsicht mit dem ersten buchungspflichtigen Geschäftsvorfall (Lutter/Hommelhoff-Kleindiek, GmbHG, 17. Aufl., 2009, § 41 Rz. 6).