01.03.2007 | Registerrecht

Formvorschriften für E-Mails

von RA Dr. Jochen Blöse, MBA, Mediator (CfM), Köln

Seit dem 1.1.07 müssen E-Mails und Faxanschreiben ebenso wie alle übrigen Geschäftsbriefe die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurden die Vorschriften der §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, 35a GmbHG und 25 GenG neu gefasst.  

1. Allgemein

Das Geschäftspapier gehört für jedes Unternehmen zu seinen Aushängeschildern. Vielfach ist es gerade jenes Briefpapier, das einem Geschäftspartner den ersten Eindruck vermittelt. Neben diesen Gesichtspunkten hat das Geschäftspapier auch von jeher eine gesetzlich normierte Funktion. Bei Unternehmen, die in der Form des eingetragenen Kaufmanns (§ 37a HGB), einer Personenhandelsgesellschaft (§ 125a HGB), einer GmbH (§ 35a GmbHG), einer Aktiengesellschaft (§ 80 AKG) oder einer Genossenschaft (§ 25a GenG) betrieben werden, müssen Angaben zur Rechtsform, zum Sitz, zum zuständigen Registergericht und der Nummer, unter der die Gesellschaft registerlich erfasst ist, mitgeteilt werden. Zudem sind die Vertretungsorgane und – soweit vorhanden – der Vorsitzende eines Aufsichtsrats namentlich anzugeben. Für Freiberufler, die sich in Partnerschaftsgesellschaften zusammengeschlossen haben, gilt gemäß § 7 Abs. 5 PartGG entsprechendes. Durch eine Ergänzung des Gesetzestextes gelten die vorgenannten Vorschriften jetzt nicht mehr nur für den klassischen Geschäftsbrief in Papierform, sondern auch für geschäftliche E-Mail-Nachrichten.  

2. Reichweite der Neuregelung

Die Neuregelung besteht darin, dass es in den genannten gesetzlichen Vorschriften nunmehr nicht mehr lediglich heißt „auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns ... “, sondern, dass die Formulierung gewählt wurde „auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form ...“ . Damit ist klargestellt, dass auch Nachrichten, die per E-Mail versandt werden, die entsprechenden Angaben enthalten müssen. Da diese gesetzliche Neufassung an die Kaufmannseigenschaft bzw. eine bestimmte Rechtsform anknüpft, sind Nichtkaufleute grundsätzlich aus dem Anwendungsbereich ausgenommen. Dies bedeutet, dass Freiberufler und Einzelunternehmer, die nicht eingetragener Kaufmann sind, die neuen Vorschriften nicht anwenden müssen. Gleiches gilt für Gesellschaften bürgerlichen Rechts. 

3. Was sind Geschäftsbriefe?

Die Frage nach der sachlichen Reichweite der Neuregelung ergibt sich zunächst aus einer negativen Abgrenzung. Nach den jeweiligen gesetzlichen Vorschriften müssen die Angaben nicht gemacht werden bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen (§ 37a Abs. 2 HGB). Das insoweit sicherlich wichtigste Merkmal ist das der bestehenden Geschäftsbeziehung. D.h., nur dann, wenn das Formular an einen Empfänger versandt wird, zu dem bereits eine Geschäftsbeziehung besteht, sind die fraglichen Angaben nicht notwendig. Unternimmt man den Versuch einer positiven Definition des Begriffs des Geschäftsbriefes, so wird man sagen können, dass folgende Schriftstücke als Geschäftsbriefe zu betrachten sind: 

• Bestellungen,

• Auftragsbestätigungen,

• Rechnungen,

• Lieferscheine,

• Reklamationen und

• Gutschriften.