· Fachbeitrag · Digitale Buchführung
Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Kontoauszüge
von Christian Wenzel, B.A., Fürth
| Im Rahmen der Digitalisierung und der dadurch fortlaufenden Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen bieten Banken ihren Firmenkunden zunehmend elektronische Kontoauszüge als Alternative zum Papierkontoauszug an. Alleine die Sparkassen-Finanzgruppe versendet im Monat aktuell etwa 100.000 elektronische Kontoauszüge mit einer qualifizierten elektronischen Signatur an ihre Unternehmenskunden (Quelle: Deutscher Sparkassen- und Giroverband e. V.). Welche steuerlichen Anforderungen an Aufbewahrung und Archivierung gelten aber für diese Unterlagen? |
1. Grundsatz
Grundsätzlich gelten an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen und werden daher steuerrechtlich anerkannt. Unverändert gilt für Unternehmen die Plicht, auch die elektronischen Kontoauszüge bis zum Ende der steuer- und handelsrechtlichen Fristen (zehn Jahre) aufzubewahren. Aus steuerrechtlicher Perspektive gelten hinsichtlich der elektronischen Archivierung seit dem 1.1.15 die GoBD. Demnach müssen die Auszüge, die elektronisch übermittelt werden als originäre digitale Belege aufbewahrt werden. Das Aufbewahren eines Papierausdrucks kommt somit nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO nach.
2. Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit
Das Bayerische Landesamt für Steuern weist in einem aktuellen Schreiben darauf hin, dass Unternehmer elektronische Kontoauszüge bereits beim Abrufen auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen und diese Prüfung protokollieren und dokumentieren müssen. In aller Regel lässt sich dieser Prüfprozess mit einem e„revisionssicheren“ Dokumentenmanagementsystem (DMS) dokumentieren. Revisionssicher (nach HGB und AO) ist ein solches System dann, wenn es die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und der Dokumentenversionen bei der Umsetzung der GoBD unterstützt.
3. Dokumentation des Prüfprozesses
Doch nicht jedes Unternehmen hat ein DMS im Einsatz. Alternativ zu diesem kann auch mit einer festgelegten Verfahrensweise, die unabdingbar eingehalten werden muss, der Prüfprozess dokumentiert werden. Dazu ist der elektronische Kontoauszug nach Erhalt bzw. dem Abrufen zu prüfen. Ist der Auszug auf seine Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft, muss die originäre Datei an einem genau bestimmten Speicherort abgelegt werden. Der Speicherort muss jedoch so bestimmt sein, dass die Auszüge dort in ihrem Ursprungsformat für die Gesamtdauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sicher archiviertwerden sowie vor Manipulation und Verlust sicher verwahrt sind.
Die bloße Speicherung auf externen Datenträgern ist somit unzureichend. Grundsätzlich empfiehlt sich die Archivierung der Kontoauszüge im von der Bank eingerichteten elektronischen Postfach. Jedoch bieten nicht alle Banken eine zehnjährige Aufbewahrung an. Die elektronischen Postfächer der Kreditinstitute sind also nur bedingt als dauerhaftes Archiv geeignet.
Beachten Sie | Eine revisionssichere Archivierung ist bei einigen Mandantenplattformen (Cloud-Lösungen), wie etwa DATEV Unternehmen online möglich. Bei einem nächsten Mandantengespräch bietet es sich also an, die Optionen der Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen aufzuzeigen und zugleich den weiteren Weg einer digitalen Zusammenarbeit, zum Beispiel im Rahmen der Buchhaltung, zu ebnen.
PRAXISHINWEIS | Laut der empirischen Studie „Digitalisierung in steuerberatenden Kanzleien“ von Christian Wenzel (www.digitalekanzlei.com) haben 17 % der knapp 700 befragten Kanzleien ihre Mandanten bisher nicht über die GoBD informiert. Darüber hinaus konnte festgestellt werden, dass Kanzleien, die ihre Mandanten über die GoBD informiert haben, erheblich mehr Nachfrage zum Thema digitale Buchführung von diesen vernehmen und auch signifikant häufiger eine Mandanten-Plattform (Cloud-Lösung) im Einsatz haben als diejenigen, die ihre Mandanten bisher nicht informiert haben. |
