· Fachbeitrag · Aufbewahrungspflichten
Diese Unterlagen können 2012 vernichtet werden
| Gerade im geschäftlichen Bereich sammeln sich eine Menge von Belegen, Rechnungen etc. an. Welche betrieblichen Unterlagen im Jahr 2012 entsorgt werden dürfen, zeigt der folgende Überblick. |
Nach Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Der Fristlauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres, in dem z.B. die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, der Abschluss festgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt worden sind. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Frist von zehn Jahren gilt z.B. für Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Inventare und Buchungsbelege. Wurden die Unterlagen in 2001 oder früher erstellt, können sie in 2012 vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge. Die Unterlagen können vernichtet werden, sofern sie in 2005 oder früher erstellt wurden. Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig; Lohnunterlagen für die Sozialversicherung hingegen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres.
PRAXISHINWEIS | Vor der Entsorgung ist unbedingt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt etwa dann, wenn die Unterlagen noch benötigt werden könnten für eine begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen, die an das FA gerichtet sind. |
