09.03.2012 · Fachbeitrag · Aufzeichnungspflichten

Ordnungsgemäße Kassenführung: Anforderungen, typische Fehler und deren Konsequenzen

von StB Dipl.-Bw. Volkmar W. Brettmeier, Oerlinghausen

| Die Überprüfung einer ordnungsgemäßen Kassenführung obliegt im Regelfall der „normalen“ Betriebsprüfung. In den letzten Jahren ist jedoch festzustellen, dass auch Umsatzsteuer-Sonderprüfer vermehrt die korrekte Kassenführung überprüfen und es hier bereits zu Beanstandungen kommen kann. Zudem ist es im Rahmen von Steuerfahndungsprüfungen üblich, die Kassen - ob mechanisch, elektrisch oder elektronisch - zu beschlagnahmen und durch IT -Experten der Finanzverwaltung auslesen und auswerten zu lassen. Wie kann die Kassenführung eine Prüfung bestehen? |

1. Gesetzliche Aufzeichnungspflichten

Die Aufzeichnungspflichten ergeben sich zum einen nach Handels- und zum anderen nach Steuerrecht. Gemäß § 238 Abs. 1 HGB ist der Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Die steuerliche Buchführungspflicht ergibt sich aus den §§ 140 und 141 AO. Weitere Aufzeichnungsvorschriften ergeben sich aus Einzelsteuergesetzen - z.B. §§ 4 Abs. 3, 4 Abs. 5 und 4 Abs. 4a EStG. Ein Steuerpflichtiger, der nach anderen Gesetzen verpflichtet ist, Aufzeichnungen zu führen, muss diese auch für steuerliche Zwecke aufbewahren (im Rahmen der jeweiligen Aufbewahrungsfristen) und vorlegen. Die Betriebsprüfung bedient sich gern dieser Unterlagen, um Querverbindungen herzustellen und Verprobungen durchzuführen.

• Beispiel

Nach den Meldevorschriften im Beherbergungsgewerbe (Hotels, Pensionen, Gasthöfe) ist der Gewerbetreibende verpflichtet, die Daten des Gastes aufzunehmen und diese der zuständigen Stelle - seiner Gemeinde-/Stadtverwaltung - zu melden. Die Finanzverwaltung nimmt bei einer Betriebsprüfung dann gerne Abgleiche zwischen den gemeldeten Gästen und den Kassenaufzeichnungen vor. Auch werden Verprobungen durchgeführt - z.B. ob der Wareneinsatz für das Frühstück oder die Kosten für Gästewäsche im Verhältnis zu den gemeldeten und erklärten Übernachtungen in einem realistischen Verhältnis stehen.