· Fachbeitrag · Kassenführung
Elektronische Aufzeichnungsgeräte und der § 146a AO in der Praxis
von Dip.-Finw. Tobias Teutemacher, Münster
| Anfragen von Softwareunternehmen, Kassenherstellern sowie Steuerberatern im Vorfeld auf das nächste Webinar „Aktuelles aus der Betriebsprüfung“ am 16.9.20 ( www.iww.de/webinar/aktuelles-aus-der-betriebspruefung ) zeigen, dass die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen des § 146a AO in der Praxis erhebliche Probleme mit sich bringt. Der AEAO zu § 146a in der Fassung vom 28.5.20 dient zwar der Erläuterung und Darlegung der Fiskalmeinung, lässt aber auch noch viele Fragen offen. |
1. Gesetzliche Grundlagen
Nach § 146a Abs. 1 S. 1 AO muss jeder, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, ein elektronisches Aufzeichnungssystem dazu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Darüber hinaus sind die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)zu schützen (§ 146a Abs. 1 S. 2 AO).
Durch § 146a Abs. 3 AO wird das BMF ermächtigt, durch Rechtsverordnung (im vorliegenden Fall durch die Kassensicherungsverordnung (BGBl I 17, 3515) zu bestimmen, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen und welche technischen Voraussetzungen diese enthalten müssen.
2. Ausgangssachverhalt
Der Inhaber eines Restaurants nutzt ein PC-Kassensystem mit zwei Erfassungsterminals (können auch mobile Erfassungssysteme sein) und TSE, über die er alle Verkäufe erfasst. Am Abend (während der Geschäftszeit) kommt seine Tochter ins Geschäft und bittet ihn um Geld für einen Kinobesuch. Er entnimmt 50 EUR aus der Kasse und gibt ihr das Geld. Am Abend führt er einen Kassenabschluss an dem Kassensystem durch. Die Kasse übergibt den Kassenabschluss (den errechneten Kassenbestand) in ein digitales Kassenbuch (z. B. DATEV-Kassenbuch online, Lexware-Kassenbuch etc.). Den tatsächlichen Bargeldbestand nimmt der Inhaber des Restaurants ungezählt mit in sein Büro und legt es in einen Tresor (in einem anderen Raum). Am nächsten Morgen holt er das Geld aus dem Tresor und zählt dieses. Danach öffnet er das digitale Kassenbuch und sieht den von den Kassen übergebenden errechneten Geldbetrag. Er stellt eine Differenz von 50 EUR (Entnahme für die Tochter) fest. Mit dem Textverarbeitungsprogramm „Word“ erstellt er einen Eigenbeleg über 50 EUR.
Die Privatentnahme trägt er nunmehr im digitalen Kassenbuch ein und importiert den Eigenbeleg passend dazu in die entsprechende Zeile des Kassenbuchs. Anschließend bildet er die Differenz zwischen Kassenbestand lt. Kasse und dem gezählten Betrag. Über diese Differenz erstellt er erneut einen Eigenbeleg mit Word. Die Zähldifferenz wird im digitalen Kassenbuch erfasst und der Eigenbeleg wird dort importiert.
3. Lösungsvorschlag
3.1 Rechtsgrundlagen und Verwaltungsanforderungen
Die steuerrechtlichen Vorgaben ergeben sich aus den §§ 145, 146 Abs. 1, 146 Abs. 4, 146a Abs. 1, 147 AO. Des Weiteren sind bei Lösung des Sachverhalts die Verwaltungsanweisungen in folgenden BMF-Schreiben zu beachten.
- BMF 19.6.18, IV A 4 - S 0316/13/10005 :053, DOK 2018/0427877
- BMF 17.6.19, AEAO zu § 146a, IV A 4 - S 0316-a/18/10001, DOK 2019/0511938
- BMF 28.11.19, IV A 4-S 0316/19/10003:001, FMNR520000019, BStBl I 19, 1269
Das PC-Kassen-System ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem i. S. des § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 S. 1 KassenSichV. Es ist ein für den Verkauf von Waren oder der Erfassung von erbrachten Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisiertes elektronisches Aufzeichnungssystem mit „Kassenfunktion“ (s. AEAO zu § 146a Nr. 1.2, Abs. 1).
Die „Kassenfunktion“ liegt vor, da das PC-Kassen-System der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann (s. Definition im AEAO zu § 146a Nr. 1.2). Nach dem Anwendungserlass kommt es somit auf die Funktionsweise an und nicht auf das, was die Steuerpflichtigen tatsächlich damit erfassen.
3.2 Aufzeichnung des Sachverhalts im elektronischen Aufzeichnungssystem
Es stellt sich die Frage, wie dieser täglich in den Unternehmen auftretende Geschäftsvorfall steuerrechtlich korrekt aufzuzeichnen und abzubilden ist?
Grundsätzlich müssen alle Geschäftsvorfälle über die TSE abgesichert werden, die zu einem kassenrelevanten oder kassensturzrelevanten Vorgang gehören oder zu diesem werden könnten. Die über das PC-Kassen-System zu erfassenden Geschäftsvorfälle (GV), in den Kasseneinzeldaten aufzuzeichnenden Vorgänge und über die TSE zu signierenden Transaktionen wären:
- Eingangs-/Ausgangs-Umsätze,
- nachträgliche Stornierung eines Umsatzes,
- Trinkgeld (Unternehmer, Arbeitnehmer),
- Gutschein (Ausgabe, Einlösung),
- Privatentnahme, Privateinlage,
- Wechselgeld-Einlage,
- Lohnzahlung aus der Kasse,
- Geldtransit
(s. AEAO zu § 146a Nr. 1.8 zu GV, 1.6 zu Vorgängen, 1.7 zu Transaktionen)
Nach den gesetzlichen Vorgaben und den dazu ergangenen Verwaltungsanweisungen ergibt sich daraus in Bezug auf den Sachverhalt folgende Vorgehensweise:
Im Zeitpunkt (Uhrzeit genau) der Entnahme der 50 EUR aus der Kasse, muss diese direkt im Kassensystem eingegeben werden, denn es handelt sich um einen kassensturzrelevanten Vorgang. Dieser ist auch auf der TSE aufzuzeichnen. Ein entsprechender „Entnahme-Bon“ muss nach § 146a Abs. 2 AO erstellt werden.
Beachten Sie | Das Kassensystem legt diesen Geschäftsvorfall in den Kasseneinzeldaten als Vorgang ab. Auf der TSE wird diese Transaktion auch noch mit einer Signatur versehen. Alle Informationen über die TSE werden den Prüfern über die DSFinV-K zur Verfügung gestellt.
Der Kassenabschluss am PC-System muss wie folgt ablaufen:
- Zunächst muss der tatsächliche Bargeldbestand gezählt werden. Durch eine Abfrage am System muss der rechnerische Bestand ermittelt werden. Evtl. Differenzen sind über das System zu erfassen.
- Der Bargeldbestand, der in den Tresor gelegt wird, ist über Geldtransit zu erfassen. Hinzu kommt, dass für die Kasse „Tresor“ ‒ da räumlich getrennt ‒ ein handschriftlich zu führender, retrograd aufgebauter Kassenbericht zu erstellen wäre, da es sich insoweit um eine „offene Ladenkasse“ handelt.
- Anmerkung: Was wäre, wenn der Tresor im gleichen Raum stehen würde? Dann müssten alle Geldbewegungen über das elektronische Aufzeichnungssystem laufen. Grundsätzlich muss das elektronische Aufzeichnungssystem für alle Geschäftsvorfälle verwendet werden. Nur wenn „für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über das vorhandene elektronische Aufzeichnungssystem nicht möglich ist”, darf eine offene Ladenkasse genutzt werden (AEAO zu § 146 Nr. 2.2.3).
Der Kassenbestand nach dem PC-Kassen-System wäre damit identisch mit dem tatsächlichen Kassenbestand lt. Zählung, womit die Kassensturzfähigkeit gewährleistet ist. Die Daten würden dann an das digitale Kassenbuch (z. B. DATEV-Kasse-Online) weitergeleitet, kontiert und verbucht werden.
FAZIT | Der vorgenannte Sachverhalt zeigt, dass durch die neue Vorschrift des § 146a AO einige betriebliche Prozesse geändert werden müssen. Durch die Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung durch einige Bundesländer bleibt den Steuerpflichtigen noch Zeit, um Betriebsprozesse anzupassen. |
