· Fachbeitrag · Kassenführung
Emotionale Fragen und sachliche Antworten zur Belegausgabepflicht 2020
von RA Dr. jur. Jörg Burkhard, FA für Steuerrecht, FA für Strafrecht, Wiesbaden
| Zum 1.1.20 ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft getreten. Unterstützt wird diese durch die am 1.1.20 in Kraft getretene Belegausgabepflicht, die sich aus § 146a Abs. 2 AO ergibt. Diese Pflicht hat zum Jahresende 2019 hohe Wellen in den sozialen Medien und in der Tagespresse geschlagen. Bilder von mit Bonstreifen überquellenden Bäckereien haben besonders hohe Aufmerksamkeit genossen. Wie aber sieht nun die Praxis aus? Im Folgenden werden anhand von Mandantenfragen, die häufig emotional aufgeladen vorgebracht werden, sachliche Antworten auf die praktische Handhabung gegeben. |
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„Zu dem Thema Belegausgabepflichten habe ich folgende Frage. Meine Situation: Ich verkaufe Gelee, Konfitüren und Liköre. Der Verkauf erfolgt auf Tastings/Seminaren auf zwei bis drei Events pro Jahr. Darüber hinaus findet der Verkauf über das Internet statt. Die Einnahmen aus den Events werden über eine ‚offene Geldkasse‘ abgewickelt. Eine elektronische Kasse habe ich nicht. Mein Jahresumsatz lag im Jahr 2019 unter 9.000 EUR netto. Einige Kunden zahlen mit Karte statt bar. Zudem erfolgen Verkäufe im Internet nur über Vorkasse und über Rechnungen. Unterliege ich da der Belegausgabeverpflichtung?“ |
1. Ist die offene Ladenkasse erlaubt?
Der Einsatz der offenen Ladenkasse im Beispiel ist zulässig. Bislang besteht keine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Die offene Ladenkasse muss jedoch korrekt geführt werden. Dazu gehört, dass am Abend/nach Geschäftsschluss der Kassenbericht ordnungsgemäß erstellt und aufbewahrt wird. Die „Öffnungstage“/Markttage sollten genau dokumentiert werden, sodass eine vollständige Einnahmenerfassung sichergestellt ist.
Bankumsätze sind übrigens keine Barumsätze. Sie gehören daher nicht in die Kasse. Einen Kassenbeleg gibt es (mangels Barzahlung) hierbei nicht.
Beachten Sie | Nur wenn wenig bis keine Umsätze in bar getätigt werden, können Besonderheiten vorliegen. Dann muss ggf. keine Kasse geführt werden. Dies ist aber bei einem Verkäufer von Waren eine noch nie da gewesene Ausnahme. Die Ausnahme betrifft eher Steuerberater und Rechtsanwälte, die eigentlich keine Bareinnahmen haben und ihre Einnahmen per Überweisung/Einzugsermächtigung also bargeldlos abwickeln. Barzahler in der Mandantschaft können bspw. auftreten, weil das Konto des Mandanten gepfändet wurde. Der Steuerberater braucht für diese Einnahmen keine Kasse.
Ab wann ein bargeldintensiver Betrieb vorliegt, ist weder im Gesetz definiert, noch von der Finanzverwaltung, noch durch die Rechtsprechung näher eingegrenzt. Bargeldintensiver Betrieb soll ein Betrieb sein, der überwiegend oder fast ausschließlich Barumsätze tätigt und bei dem es aus Sicht der Finanzverwaltung besonders leicht ist, die Einnahmen nicht vollständig anzugeben. Deswegen stehen diese Betriebe im besonderen Fokus der Finanzverwaltung. Ob man aber nun zu einem bargeldintensiven Betrieb wird, wenn 1/10 oder 1/4 oder erst die Hälfte der Umsätze bar abgewickelt werden, ist nirgends beschrieben. Und ob bei nur einem großen Barumsatz schon ein bargeldintensiver Betrieb vorliegt, wenn der in Relation zu den unbaren Umsätzen betragsmäßig und prozentual hoch ist, ist ebenfalls unklar.
Für die Belegausgabe im Rahmen einer offenen Ladenkasse gilt, dass Belege nicht automatisch, sondern nur auf Anforderung per handschriftlichem Beleg erstellt werden müssen. Eine generelle Belegausgabeverpflichtung gibt es momentan bei der offenen Ladenkasse nicht. Sollte es Diskussionen am Stand (siehe Beispiel) geben, empfiehlt sich ein handschriftlicher Beleg (etwa eine Zweckformquittung). Denken Sie an eine fortlaufende Nummerierung. Das ist zwar nicht notwendig, sichert aber bei der Frage der Vollständigkeit der Belegerfassung ab. Es ist auch möglich einen Quittungsvordruck mit dem Firmennamen selbst zu generieren und bei Bedarf auszuhändigen. Die Quittungen sollten nummeriert werden. Eine Kopie bleibt beim Unternehmer, sodass die Kopie Teil der Buchführung wird.
2. Belegausgabeverpflichtung
Die Belegausgabepflicht besagt, dass dem Kunden „in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall“ ein Beleg zur Verfügung zu stellen ist. Diese Belegausgabepflicht besteht für jeden Gewerbezweig, allerdings nur für die, die eine elektronische Ladenkasse haben. Diejenigen, die eine elektronische Kasse nutzen, müssen den Beleg automatisch dem Kunden überreichen, ohne dass der Kunde darauf besteht oder den Beleg anfordert.
Die „Bonpflicht“ gilt nur, wenn elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet werden — also beispielsweise elektronische Kassensysteme, iPad Kassen, Mobilgeräte, etc. Denn § 146 a Abs. 1 i. V. m. Abs. 2 AO spricht davon, dass die „Geschäftsvorfälle mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems“ erfasst werden. Das ist nicht die offene Ladenkasse.
3. Belegausgabeverpflichtung in Sonderfällen
3.1 Ausfall des Kassensystems
Stellen Sie sich vor, es ist Samstagabend, das Lokal ist voll und das Kassensystem stürzt ab.
In diesem Fall muss kurzerhand auf die offene Ladenkasse umgestellt werden. In der Praxis heißt das, dass der Bierblock für die Bestellungen reanimiert wird und die Bonausgabe auf Eis liegt. Das wirft aber die Frage auf, ob der Gastwirt dann rein vorsorglich am nächsten Werktag eine Art Selbstanzeige an die Finanzverwaltung schickt und den Systemausfall berichtet und den Übergang zur offenen Ladenkasse der Finanzverwaltung meldet.
Selbstverständlich sollte der Steuerpflichtige diesen Übergang sorgsam dokumentieren und sich die später erfolgende Reparatur durch entsprechende Rechnungen bzw. Belege durch den Kassenaufsteller bestätigen lassen. Sinnvoll wäre eine ausführliche schriftliche Schilderung des Vorfalls. Alle Bedienungen, der Schichtführer und der Restaurantleiter sowie die Inhaber des Betriebs sollten diese unterschreiben und zu den Steuerunterlagen heften. Natürlich muss die Reparaturrechnung für das Kassensystem mit in die Buchhaltung aufgenommen werden.
3.2 Nebeneinander von offener Ladenkasse und Registrierkasse
Ein anderes Problemfeld könnten bspw. Eisdielen künftig bekommen. Im Laden steht eine elektronische Ladenkasse, während für die Außerhausverkäufe die Umsätze über die offene Ladenkasse abgewickelt werden. Auch wenn die Finanzverwaltung die Auffassung vertritt, dass innerhalb desselben Betriebs nur ein einheitliches Kassensystem genutzt werden kann, erlaubt die Finanzverwaltung, wenn ‒ aufgrund der örtlichen, räumlichen Gegebenheiten ‒ in Teilbereichen eine einheitliche Kasse nicht funktioniert, die Führung einer parallelen offenen Ladenkasse abweichend von der sonst bestehenden elektronischen Ladenkasse. Das ist aber auch die einzige Durchbrechung vom Grundsatz, dass in einem Betrieb ein einheitliches Kassensystem aufzustellen ist.
Dies bedeutet aber, dass abends zwei Abrechnungen zu machen sind. Einmal muss für die elektronische Ladenkasse das Kassenbuch (auch zulässig in fortlaufend nummerierten einzelnen Blättern) gemacht werden, zum anderen muss für die offene Ladenkasse der Kassenbericht mit der retrograden Ermittlung der Tageslosung gefertigt werden.
Wird Eis im Lokal verzehrt, so unterliegt der Umsatz mit 19 % der Umsatzsteuer. Ein Beleg ist erforderlich. Dieser wird über das elektronische System automatisch erstellt und muss dem Kunden vorgelegt werden. Ob dieser ihn dann mitnimmt, ist seine Sache. Die anderen Kunden, die am Tresen für Außerhausverkäufe stehen und ihr Eis in Waffeln oder Bechern mitnehmen, bekommen keinen Beleg. Hier wird mit der offenen Ladenkasse gearbeitet. Kunden können allerdings, wenn diese möchten, die Ausfertigung eines handschriftlichen Belegs anfordern. Dann kann die Servicekraft einen handschriftlichen Beleg ausfüllen und aushändigen. Ähnliche Probleme haben Gaststätten mit großem Biergarten, bei denen bspw. die WLAN-Verbindung im Garten nicht funktioniert und die daher für den Außenbereich eine offene Ladenkasse führen.
4. Eindämmung der Steuerhinterziehung
Die Finanzverwaltung ist der Auffassung, dass die Belegausgabeverpflichtung Hinterziehungen eindämmt. Das erscheint jedoch höchst fraglich.
Was ist eigentlich, wenn Gastwirte von Kunden liegengelassene Belege beim Abräumen des Tisches wieder einsammeln und (versehentlich) dem nächsten Kunden beim Kassiervorgang im Rahmen der Belegausgabeverpflichtung aushändigen ohne einen neuen Beleg zu erstellen? Und woran sieht man, dass der Umsatz tatsächlich erfasst ist? Alleine durch den Beleg lässt sich nicht ableiten, dass der Umsatz tatsächlich richtig erfasst und versteuert wird. Umsätze können in einem Zwischenspeicher abgelagert werden und über den Bondrucker ausgedruckt werden, ohne, dass diese in das Kassenjournal an diesem Tag übernommen werden.
Die Belegausgabeverpflichtung hilft der Verwaltung nur dann, wenn die Belege bei der Finanzverwaltung landen und von dort aus später die Verbuchung im Kassenjournal und damit auch die Besteuerung dieser Umsätze nachgeprüft werden können.
Aus der Übergabe irgendeines Papierschnipsels oder einer angeblichen elektronischen Übertragung auf ein mitgebrachtes Handy kann man nicht sicher die steuerliche Erfassung dieser Umsätze erkennen und erst recht nicht prüfen.
Folglich werden italienische Verhältnisse Einzug nehmen. Der Kunde in Italien ist zur Aufbewahrung des Bons verpflichtet. Die Finanzbeamten lassen sich vor Lokalen und Geschäften die Bons aushändigen und verproben und kontrollieren im Anschluss die korrekte Erfassung und Buchung der Umsätze.
5. Inhalt des Belegs bei elektronischer Kassennutzung
Der Beleg aus der elektronischen Kasse muss mindestens enthalten:
- Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
- die Menge und die Art der gelieferten (verkauften) Gegenstände und den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- die Transaktionsnummer,
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder die sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
Die Angaben auf diesem Beleg müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Ein Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden (§ 6 KassenSichV).
Damit gibt es für die elektronischen Kassen eine Rechtsvorschrift, die zur Belegausgabe verpflichtet. Ein Pendant für die offene Ladenkasse fehlt: Hier besteht derzeit keine Belegausgabeverpflichtung. Allerdings kann natürlich der Kunde jederzeit einen Beleg verlangen. Dann muss auch derjenige, der eine offene Ladenkasse führt, eine Rechnung und Quittung schreiben. Rechnung und Quittung können auf einem Beleg oder getrennt auf zwei Belegen erfolgen.
FAZIT | Ob die Belegausgabeverpflichtung tatsächlich hilft, Steuerhinterziehung zu reduzieren oder gar zu vermeiden, erscheint fraglich. |
