· Fachbeitrag · Unternehmensführung
Archivierungskosten in privaten Räumen sind Betriebsausgaben
| Geschäftsunterlagen müssen zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden. Dies kann für viele Unternehmen zu einem Problem werden, wenn nicht ausreichend Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Im Rahmen einer GmbH ergibt sich jedoch eine elegante Lösung. Die Unterlagen können in den privaten Räumen des Geschäftsführers untergebracht werden. Und was noch positiv zu Buche schlägt, die Kosten für die Archivierung sind steuerlich absetzbar. |
Sollen die GmbH-Geschäftsunterlagen zu Hause aufbewahrt werden, müssen allerdings folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Unterlagen müssen vor Diebstahl oder Brand geschützt sein.
- Der Geschäftsführer sollte mit der GmbH eine eindeutige Vereinbarung in Schriftform treffen. Diese sollte sowohl die Miete für die Räumlichkeiten sowie die Ausgestaltung der Überwachungseinrichtungen bzw. die abzuschließende Versicherung umfassen (FG Baden-Württemberg, 21.6.06, 7 K 108/06).
PRAXISHINWEIS | Zwar muss der Gesellschafter-Geschäftsführer die Mieteinnahmen versteuern, die zusätzlich erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen (Maßnahmen zum Brandschutz, Video-Überwachung) kommen aber auch dem Privatbereich zugute. |
