06.11.2023 · Fachbeitrag · Vorteile einer Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation: Process Mining, Unternehmensabsicherung und Profitcenter

von Dipl.-Finw. Andrea Köchling, Elmshorn

| Seit der Einführung des neuen § 38 EGAO zum 1.1.23 rücken die Themen Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem sowie Tax Compliance Management Systeme noch stärker in den Fokus der Unternehmer und Steuerpflichtigen. Dabei zeigt sich einmal mehr, dass sich der Aufwand für eine Verfahrensdokumentation in mehr als einer Hinsicht lohnt. Prüfungserleichterungen in Folgeprüfungen sind da nur die Spitze des Eisbergs. |

1. Inhalt des neuen § 38 EGAO

• § 38: Erprobung alternativer Prüfungsmethoden

• (1) Soweit im Rahmen einer Außenprüfung eines Steuerpflichtigen nach den §§ 193 bis 202 der Abgabenordnung die Wirksamkeit eines von ihm eingesetzten Steuerkontrollsystems hinsichtlich der erfassten Steuerarten oder Sachverhalte überprüft wurde und kein oder nur ein unbeachtliches steuerliches Risiko für die in § 149 Abs. 3 der Abgabenordnung genannten Steuern und gesonderten Feststellungen besteht, kann die Finanzbehörde im Benehmen mit dem Bundeszentralamt für Steuern dem Steuerpflichtigen auf Antrag unter dem Vorbehalt des Widerrufs für die nächste Außenprüfung nach § 193 Abs. 1 der Abgabenordnung Beschränkungen von Art und Umfang der Ermittlungen unter der Voraussetzung verbindlich zusagen, dass keine Änderungen der Verhältnisse eintreten. Der Steuerpflichtige hat Veränderungen des Kontrollsystems zu dokumentieren und sie der Finanzbehörde unverzüglich schriftlich oder elektronisch mitzuteilen.

• (2) Ein Steuerkontrollsystem umfasst alle innerbetrieblichen Maßnahmen, die gewährleisten, dass

• 1. die Besteuerungsgrundlagen zutreffend aufgezeichnet und berücksichtigt werden sowie

• 2. die hierauf entfallenden Steuern fristgerecht und vollständig abgeführt werden.

• Das Steuerkontrollsystem muss die steuerlichen Risiken laufend abbilden.

• (3) Systemprüfungen von Steuerkontrollsystemen und daraufhin nach Abs. 1 S. 1 zugesagte Erleichterungen sind von den Landesfinanzbehörden bis zum 30.4.29 zu evaluieren. Die obersten Finanzbehörden der Länder haben die Ergebnisse der Evaluierung dem Bundesministerium der Finanzen bis zum 30.6.29 mitzuteilen.

§ 38 EGAO besagt demnach, dass Unternehmen, die in der laufenden Betriebsprüfung nachweisen können, dass ihr internes Kontrollsystem (IKS) wirksam dazu beiträgt, die steuerlichen Gesetze zu befolgen, in den Genuss von Erleichterungen bei zukünftigen Betriebsprüfungen kommen können. Diese Erleichterungen müssen vom Unternehmer beantragt werden und können verschiedene Formen annehmen ‒ von reduzierten Prüfungszeiten bis hin zu geringeren Anforderungen an die Dokumentation.