SEPA-Einführung: Die Zeit drängt!

| Seit Einführung des EUR arbeiten rund 250 Experten aus allen europäischen Ländern im sogenannten European Payment Council (EPC) an einer Vereinheitlichung des innereuropäischen Zahlungsverkehrs und der Schaffung eines einheitlichen Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payment Area = SEPA). Da unterschiedlichste Zahlungsverkehrssysteme synchronisiert werden sollten, hat dieser Abstimmungsprozess rund zehn Jahre gedauert, ehe eine verbindliche Regelung für alle Staaten des SEPA-Raums getroffen wurde. Da deren Einführung bevorsteht, ist es höchste Zeit sich mit den Grundsätzen und Einzelheiten vertraut zu machen. |

1. Verbindliche Einführung von SEPA bis zum 1.2.14

Mit SEPA stehen folgende Ziele im Fokus:

• Schaffung eines einheitlichen Rechtsrahmens für Zahlungen in den SEPA-Ländern,

• Beschleunigung des länderübergreifenden Zahlungsverkehrs und

• Reduzierung der technischen Komplexität und Vereinheitlichung von Übertragungsformaten.

Lange Zeit galt SEPA als bürokratischer „Papiertiger“ ohne Verbindlichkeit für die Wirtschaft. Für die Kreditwirtschaft gab es jedoch bereits viele Auswirkungen in Form von Änderungen und Erweiterungen im BGB, die eine höhere Rechtsverbindlichkeit bei der Ausführung von Zahlungstransaktionen bewirkten. Für eine größere Breitenwirkung von SEPA fehlte schlichtweg ein verbindliches Enddatum für dessen Einführung. Dieses änderte sich schlagartig, als das Europäische Parlament mit Zustimmung des Rates am 14.3.12 die EU-Verordnung 260/2012 erließ. Damit wurde die Abschaffung der nationalen Zahlungsverkehrssysteme bis zum 1.2.14 beschlossen. Lediglich für Privathaushalte gibt es eine Übergangsfrist bis zum 1.2.16.

Wer also nicht rechtzeitig den Umstieg schafft, schneidet sich vom Zahlungsverkehr mit den entsprechenden Auswirkungen im Mahnwesen, in der Kundenbetreuung und nicht zuletzt in der Liquiditätsplanung ab. Im Extremfall kann Letzteres die Existenz des Unternehmens gefährden. Daher ist es besonders wichtig, sich frühzeitig mit der SEPA-Einführung zu befassen und vorausschauend zu handeln.

2. Wer muss sich auf SEPA einstellen?

Zunächst werden die nationalen Überweisungs- und Lastschrifttransaktionen durch korrespondierende SEPA-Verfahren ersetzt. Dies umfasst ca. 85 Prozent aller deutschen Zahlungstransaktionen. Naturgemäß sind somit alle am Wirtschaftsverkehr Teilnehmenden betroffen, Unternehmen wie Verbraucher, aber auch Behörden sowie sonstige Institutionen und Verbände. Zu einem späteren Zeitpunkt sollen dann auch Kartenzahlungen grenzüberschreitend vereinheitlicht werden. Letzteres wird jedoch eher die vergleichsweise geringe Zahl der Zahlungsdienstleister betreffen und keine so große Breitenwirkung entfalten wie die erste Stufe der SEPA-Einführung.

Die SEPA-Einführung betrifft ausschließlich Zahlungstransaktionen in EUR. Dabei muss das jeweilige Land den EUR nicht als gesetzliches Zahlungsmittel eingeführt haben. Neben den EU-Staaten gehören auch Länder des Europäischen Wirtschaftsraums sowie die Schweiz und Monaco zum SEPA-Raum. Weitere Länder aus der arabischen und asiatischen Region bereiten ebenfalls auf die Einführung von SEPA vor.

3. Welche Unternehmensbereiche sind von SEPA betroffen?

Bei oberflächlicher Betrachtung könnte man schnell die Ansicht vertreten, dass die Einführung von SEPA einzig ein Thema für die Buchhaltung als Kontaktpunkt für den Banken-Zahlungsverkehr ist. Doch die SEPA-Einführung ist weitaus komplexer und greift in nahezu alle Unternehmensbereiche, wie folgende Grafik zeigt:

Überall dort, wo Zahlungsdaten erhoben oder Zahlungstransaktionen - Lastschriften und Überweisungen - ausgelöst werden, müssen die bestehenden Prozesse überprüft, angepasst oder gegebenenfalls erweitert werden. Dabei kommt der IT-Abteilung für die technische Umsetzung eine ebenso wichtige Bedeutung zu wie der Buchhaltung als Bindeglied zu den Hausbanken.

4. Was ist neu an SEPA?

Die grenzüberschreitende Standardisierung von Zahlungstransaktionen bewirkt zwangsläufig die Aufgabe nationaler Besonderheiten des Zahlungsverkehrs. In der folgenden Tabelle sind technischen Komponenten gegenübergestellt:

Da die technischen Spezifikationen in allen Ländern des SEPA-Raums identisch sind und nur in geringem Umfang landesspezifische Besonderheiten bestehen, profitieren insbesondere Unternehmen und ihre Dienstleister mit einer hohen internationalen Verflechtung im Im- und Exportgeschäft, da sie für Zahlungen im SEPA-Raum ihre Prozesse deutlich vereinfachen können.

PRAXISHINWEIS | Im Forderungsmanagement kommen durch die neuen Datenformate und die Erweiterung der Stammdatenpflege besondere technische und organisatorische Herausforderungen auf die damit befassten Mitarbeiter zu. Dies gilt umso mehr, wenn Unternehmen im großen Stil Lastschriften einziehen, wie sich im Weiteren zeigen wird.

5. IBAN und BIC

Künftig erfolgt auch im Inlandszahlungsverkehr die erforderliche Identifikation der Bankverbindung anhand von IBAN und BIC, die schon heute für EUR-Überweisungen im internationalen Wirtschaftsverkehr genutzt werden. Aus deutscher Sicht reicht bereits die IBAN aus, da sie auch die bisher gebräuchliche Bankleitzahl enthält. Und auch in den übrigen SEPA-Ländern enthält die IBAN sowohl die Kodierung der Kontonummer als auch die Identifikation der Bank, wenn auch nicht immer in der Detailtiefe wie in Deutschland.

Nahezu alle Banken drucken bereits seit geraumer Zeit IBAN und BIC als ergänzende Information auf den Kontoauszug. Zudem finden sich diese Angaben bei Bank- und EC-Karten neueren Datums auf der Rückseite unterhalb des Magnetstreifens.

6. IBAN-Konvertierung

Die Umstellung der bisherigen Bankverbindungen auf IBAN und BIC stellt insbesondere für Unternehmen mit einem großen Debitoren- oder Kreditorenstamm vor eine große Herausforderung. Aber auch für die Überweisung von Löhnen und Gehältern müssen die Bankverbindung aller Mitarbeiter umgestellt werden. Für die Konvertierung einzelner Datensätze bieten nahezu alle Banken und Sparkassen auf ihren Websites Konverter an, die die manuelle Eingabe von Bankleitzahl und Kontonummer in IBAN und BIC umwandelt. Für die Umwandlung größerer Bestände sind diese Konverter aber nicht praktikabel.

7. Eingeschränkter Zeichensatz

Nahezu alle an SEPA beteiligten Staaten verfügen über länderspezifische Besonderheiten in den Zeichensätzen wie z.B. die Umlaute in den deutschsprachigen Ländern. Diese sind für die künftigen SEPA-Transaktionen weder bei den Zahlungsdaten noch im Verwendungszweck zulässig. Gleiches gilt für bestimmte Sonderzeichen (z.B. Semikolon [;], kaufmännisches Und-Zeichen [&]). Künftig ist ausschließlich der Zeichensatz nach EPC2009 zulässig:

Bei selbst erstellten Konvertierungsprogrammen könnte die Überlegung sein, im EPC2009-Zeichensatz nicht vorhandene Sonderzeichen durch ein Leerzeichen zu ersetzen und Umlaute bei der Erzeugung von Bankdateien durch die englische Schreibweise (ü = ue, ä=ae, ö=oe) zu ersetzen. Eine einheitliche Norm für die Umstellung/Ersetzung der Umlaute und unzulässigen Sonderzeichen existiert nicht. Hier wird sich erst in der Praxis zeigen, wie in solchen Fällen zu verfahren ist.

In der Praxis des Forderungsmanagements zeigt sich dieses Problem in der Stammdatenverwaltung. Einerseits wirkt es nicht besonders kundenorientiert, wenn aus Praktikabilitätserwägungen sämtliche Umlaute in die englische Schreibweise konvertiert werden und das kaufmännische „&“ durch das „+“-Zeichen ersetzt wird. Andererseits müssen die Konventionen des EPC2009-Zeichensatzes eingehalten werden, um Lastschriften einziehen und Überweisungen tätigen zu können. Somit sollte das IT-Programm zur Generierung von Überweisungen und Lastschriften in der Lage sein, eine Ad-hoc-Konvertierung bei der Erstellung der Auftragsdatei durchzuführen.

MERKE | Die Verwendung von Umlauten und nicht im oben aufgeführten Zeichensatz enthaltenen Sonderzeichen kann zu einer Zurückweisung der Datei bei der ausführenden Bank oder bei der Empfängerbank führen. Vor dem Produktiveinsatz sollte daher in Abstimmung mit der Hausbank intensiv getestet werden, ob die erstellten Auftragsdateien von der Bank verarbeitet werden können.

8. SEPA-Kontoauszug

Auch der Kontoauszug wird künftig nur noch die o.g. EPC2009-Zeichen enthalten. Dies kann in Einzelfällen bei der automatisierten Zahlungsverarbeitung zu Falschzuordnungen führen. Der Verwendungszweck eignet sich daher nur noch bedingt für die Zahlungszuordnung, zumal der Informationsgehalt durch eine Reduzierung der bislang gewohnten Feldlänge von 378 Zeichen auf nur noch 140 Zeichen eingeschränkt wird.

Kompensiert wird dieses Defizit größtenteils durch die neu eingeführte sogenannte „End-to-End“-Referenz, also eine eindeutige Mandatsreferenz. Das Feld mit 35 Stellen kann alphanumerisch belegt werden. Die Referenz bleibt über den gesamten Transaktionsprozess unverändert - auch im Fall von Rückbuchungen, Rücklastschriften u.ä.

Bei Geschäftspartnern mit häufigen Zahlungstransaktionen sollte im Vorfeld die Mandatsreferenz festgelegt werden - üblicherweise die Debitoren- oder Kreditorennummer. Bewegungsdaten, wie beispielsweise die Rechnungsnummer, sollten hingegen im Verwendungszweck aufgeführt werden. Insbesondere im Endkunden-Geschäft sollten mit dem Rechnungsversand vorbelegte Zahlungsvordrucke verschickt werden, sodass auch „ungeübten“ Kunden der Umstieg auf SEPA erleichtert wird und gleichzeitig ein hoher Füllgrad des Referenzfeldes erreicht wird.

Leserservice | In den folgenden Ausgaben stellt FMP die Besonderheiten bei der SEPA-Überweisung und dem für die Forderungsbeitreibung zentralen SEPA-Lastschriftverfahren dar.

Weiterführende Hinweise

• Banken-Praxis: Kosten für Rücklastschrift-Benachrichtigungen trotz BGH-Entscheidung wieder eingeführt, FMP 12, 127

• Kostenlos: Unterrichtung über Nichteinlösung von Einzugsermächtigungslastschriften, FMP 12, 120

• Lastschriftverfahren und seine Bedeutung für das Forderungsinkasso, FMP 10, 53

• SEPA und die Auswirkungen im Forderungsmanagement, FMP 09, 12

• SEPA-Lastschriften nutzen, FMP 10, 216