24.06.2010 | Arbeitszeitgestaltung

Zehn goldene Regeln für mehr Zeitsouveränität in der Steuerberatungskanzlei

von Stéphane Etrillard, Düsseldorf

Das tägliche Arbeitsaufkommen und auch die persönliche Form sind alles andere als konstant. In der Dynamik des Tagesgeschehens scheint es oft, als käme wieder einmal alles zusammen. Die Unterlagen für Mandant A müssen fertig werden, während Mandant B anruft und in einer dringenden Angelegenheit um Unterstützung bittet. Gleichzeitig wollen Sie einen wichtigen Termin vorbereiten, und nebenan warten bereits die Kollegen zum wöchentlichen Meeting auf Sie. Schließlich haben Sie gerade noch Zeit, das Allernotwendigste halbwegs in den Griff zu bekommen. Wer es hier nicht schafft, rasch eine Änderung einzuleiten, riskiert geschäftliche Rückschläge und gesundheitliche Belastungen. Obendrein führt ein schlechtes oder nicht vorhandenes Zeitmanagement zu Einbußen bei der persönlichen Souveränität und beschädigt so die eigene Reputation. Es gibt also genug Gründe, sich mit dem effektiven Umgang mit Zeit zu beschäftigen.  

Schritt für Schritt zu einem guten Zeitmanagement

Der erste Schritt zu mehr Zeitsouveränität lautet: Übernehmen Sie die Verantwortung für sich und das eigene Handeln, anstatt auf widrige Umstände zu verweisen und immer neue Ausreden anzuführen. Machen Sie sich bewusst, dass es allein in Ihrer Zuständigkeit liegt, Ihre Zeiteinteilung, Ihr Arbeitspensum und sich selbst zu organisieren. Dabei helfen Ihnen die zehn „goldenen“ Regeln für ein gutes Zeitmanagement:  

• Machen Sie jetzt den ersten Schritt, räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf!

• Ordnen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien:

• unerledigt (noch zu bearbeiten)

• erledigt (Ablage)

• Pending (Wiedervorlage)

• Müll (vertikale Ablage)

• Sortieren Sie die unerledigten Aufgaben nach Prioritäten und planen Sie dementsprechend die Bearbeitung:

• Priorität A: Die Aufgaben sind wichtig und dringend

• Priorität B: wichtig, aber nicht dringend

• Priorität C: dringend, aber nicht wichtig

• ohne Priorität (Müll): weder wichtig noch dringend

Oder bestimmen Sie die Prioritäten anhand folgender Fragen:

• Was muss getan werden? = Aufgaben mit der Priorität A

• Was soll getan werden? = Aufgaben mit der Priorität B

• Was kann getan werden? = Aufgaben mit der Priorität C