01.03.2007 | E-Mail-Marketing

E-Mail-Nutzung in der Kanzlei – Wie Sie das volle Potenzial ausschöpfen

von Manuela Maurer, StB Web, München

E-Mail ist nicht nur Kommunikationsmittel, sondern auch eines der wichtigsten und effizientesten Marketing-Instrumente. Für 86,7 v.H. der Internetnutzer steht das Senden und Empfangen von privaten E-Mails an erster Stelle, gefolgt von der Recherche in Suchmaschinen oder Web-Katalogen. Auch viele Mandanten möchten per E-Mail mit Ihrem Steuerberater schnell und einfach kommunizieren, sei es bei der ersten Kontaktaufnahme, bei Rückfragen in der laufenden Beratung. Für viele ist der selbstverständliche Einsatz von E-Mails in der Kanzlei sogar Voraussetzung für das Mandat. Der folgende Beitrag erläutert einige grundlegende Aspekte insbesondere für E-Mail-Anfänger und gibt Tipps für den Einstieg ins professionelle E-Mail-Marketing. 

1. Häufige Einstiegsfrage: Separater Internet-PC oder Netzwerklösung?

Das Medium Internet wird in vielen Kanzleien immer noch sehr zögerlich eingesetzt. Als Gründe werden meistens Sicherheitsbedenken und Datenschutzprobleme genannt. Diese können aber heute durch eine professionelle Auseinandersetzung mit dem Medium sowohl hinsichtlich 

• der technischen Integration,

• der Kenntnis rechtlicher Rahmenbedingungen sowie

• durch Aneignung von Medienkompetenz

gelöst werden. 

Gerade kleinere Kanzleien unternehmen ihre ersten Schritte in Sachen E-Mailing häufig mit einem separaten Internet-PC, um keine Sicherheitsrisiken einzugehen. Das ist in Ordnung, um sich mit dem Medium erst einmal vertraut zu machen. Seien Sie sich allerdings darüber im Klaren, dass dies nur eine Übergangslösung sein kann. Ziel sollte sein, dass jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz E-Mail-Zugang hat und jederzeit mit Mandanten auf diesem Weg kommunizieren kann. Denn E-Mail ist nicht etwa wie das Fax-Gerät ein eher passives Transportmittel für Schriftsätze. Sondern es ist vergleichbar mit dem Telefon, also ein aktives und dynamisches Kommunikationsmittel. Sie haben ja auch nicht nur ein einziges „Kanzlei-Telefon“, das womöglich noch in einem anderen Zimmer steht und nur ein Mal täglich auf hinterlassene Nachrichten überprüft wird.