17.01.2008 | EDV-Ausstattung

DMS – Dokumente professionell archivieren und Arbeitsabläufe automatisieren

von Alexandra Buba, Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg

Archivierung ist ein notwendiges, aber allein von Gesetzes wegen selbstverständliches Übel in der Steuerberatungskanzlei. Während bis dato die Aktenordnerregale im Keller das Gros der zu verwaltenden Altunterlagen ausmachten, werfen neuerdings die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) die Frage nach einer gesetzeskonformen und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvollen Speicherung der digitalen Daten auf.  

1. Funktionsweise: Erst ablegen, dann bearbeiten?

Wann sollte man eine erhaltene E-Mail am besten archivieren? Was banal klingt, ist tatsächlich die Frage, an der sich die Geister scheiden und bei der die unterschiedlichen Philosophien zum Thema „Archivierung“ und „Dokumentenmanagement“ offenkundig werden. Während die einen die Dokumente nach der Bearbeitung ablegen, gehen die Verfechter der frühen Archivierung davon aus, dass es sinnvoll ist, ein Dokument direkt bei Eingang abzulegen, um es dann zum Auslöser eines Vorgangs im Unternehmen zu machen. 

In der Praxis sieht das so aus: Eine Rechnung des Kopiergerätewartungsdienstes trifft in der Kanzlei ein. Aus dem Eingangskorb heraus wird die Rechnung sofort eingescannt und mit ersten, einfachen Schlagworten wie „Rechnungssteller“ oder „Datum“ versehen im Archiv abgelegt. Manche Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ziehen solche Informationen bereits automatisch aus dem Dokument und bieten sie als Ausfüllvorschlag für das jeweilige Formularfeld an.  

Beispiel

Nachdem die Rechnung der Firma „ReparierFix“ im Archiv abgelegt worden ist, taucht in der Bearbeitungsübersicht der für das Büromanagement zuständigen Mitarbeiterin, Frau Gründlich, eine neue Zeile auf „Rechnung von ‚ReparierFix‘ vom 15.1.08“. Die Mitarbeiterin prüft die Rechnung auf sachliche Richtigkeit und stellt fest, dass alles in Ordnung ist. Sie dokumentiert dies mit einem elektronischen Stempel und speichert das Dokument einfach im System ab. 

Automatisch erscheint nun bei Ihrem Kollegen in der Fibu, Herrn Schnell, eine neue Zeile in der Bearbeitungsmatrix, die wieder „Rechnung von „ReparierFix“ vom 15.1.08“ lautet. Herr Schnell weiß, dass er die Rechnung nun verbuchen kann. Er tut dies in seiner Fibu-Software und speichert das Dokument mit einem weiteren Stempel versehen erneut ab.  

Diese Aktion löst nun bei der Kanzleichefin, Frau Sorglos, eine Veränderung ihrer Arbeitsübersicht aus – die Zeile „Rechnung von „ReparierFix“ vom 15.1.08“ rutscht bei ihr in der „Chefübersicht“ aus der Zuständigkeit vom Mitarbeiter „Fibu“ unter „Freigabe“. Frau Sorglos winkt das Dokument elektronisch einfach durch, weil sie weiß, dass ihr Mitarbeiter in der Fibu bei dieser Standardrechnung keine Fehler macht. Damit verschwindet die „Rechnung von „ReparierFix“ vom 15.1.08“ aus der Sichtweite der Arbeitsoberflächen der an diesem Geschäftsprozess beteiligten Mitarbeiter.