27.03.2008 | EDV-Ausstattung

Intelligente Software – Dreißig Prozent der Arbeit lassen sich einsparen

von Alexandra Buba, Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg

Mit intelligentem Softwareeinsatz lässt sich viel Zeit und Geld sparen – ein Potenzial, das in den meisten Kanzleien brach liegt. Die Lösungen der einzelnen Softwarehersteller leisten hier ganz Unterschiedliches, der Blick auf den Stand der Entwicklung ist daher lohnenswert. 

1. Die Idee ist so einfach wie revolutionär

Nicht mehr der Anwender überlegt, was er heute alles erledigen muss und sucht sich dann ein Programm aus, sondern sein Computer übernimmt das Management. Das bedeutet, dass der Rechner am Morgen hochgefahren wird und automatisch eine Aufgabenliste anzeigt, die anklickbar ist. Es öffnen sich nicht nur die erforderlichen Programme, sondern auch die dazugehörigen Mandantenakten selbstständig. Nach getaner Arbeit weiß die intelligente Maschine nicht nur, wem sie den Vorgang als nächsten auf den virtuellen Schreibtisch legen muss, sondern erfasst Leistung und erzeugt einen Posten für die Honorarrechnung an den Mandanten. Dieses Schlaraffenland der Softwareanwendung ist etwas, an dem sowohl Hersteller als auch Anwender derzeit arbeiten. 

2. Dreißig Prozent der Arbeitszeit lassen sich einsparen

Die Wirtschaft schöpft längst noch nicht die Produktivitätsressourcen aus, die die Technik bietet. Das trifft in besonderer Weise auf eine Branche zu, deren Rohstoff Wissen und deren Werkzeug Software ist – also die Steuerberater. Der Collega e.V. rechnet beispielsweise vor, dass in einer Kanzlei, in der durchschnittlich 1.000 Rechnungen im Jahr anfallen, die Reduktion der Bearbeitungszeit von fünf Minuten pro Rechnung, bei einem Stundensatz von nur 50 EUR, eine Minderbelastung von über 4.000 EUR zur Folge hätte. Andere Anbieter versprechen ihren Kunden eine Reduzierung der Arbeitszeit und damit eine Verringerung der Personalkosten von 30 Prozent durch intelligenten Softwareeinsatz. 

Doch wie funktioniert dies nun in der Praxis? Das Ziel ist immer, Arbeitszeit einzusparen. Dafür gibt es zwei Ansatzpunkte: Zum einen kann man bei der Bedienung der Software selbst einsparen, indem etwa Vorläufe oder Menüs wegfallen, zum anderen besteht Einsparpotenzial bei der Planung und dem Beginn der eigenen Aufgaben. So sollten Mitarbeiter zu jeder Zeit zwingend wissen, was sie wann erledigen sollen. 

3. Software nähert sich der Arbeitsrealität in mehreren Schritten

Schon seit einem Jahrzehnt stehen Hersteller von Softwarelösungen vor der Herausforderung, ihre Lösungen immer weiter an die Arbeitsrealität anzupassen. Dies geschieht in mehreren Schritten. Am Beginn stand die Abschaffung der Mehrfachdatenhaltung und die Errichtung von Arbeitsumgebungen mit zentraler Datenhaltung in Gestalt von Kanzleiservern. Denn da jeder Mandant in der Realität mit seinen Belegen, Bankdaten und Problemen nur ein einziges Mal existiert, genügt es auch, ihn einmal technisch abzubilden. Diese simple Erkenntnis führt zur Minimalanforderung, die Kanzleiinhaber wie Unternehmen heute an eine professionelle Softwarelösung haben sollten: Eine einzige zentrale Datenbank, in der alle Stammdaten der Mandanten nur ein einziges Mal erfasst werden. Idealerweise liegen diese Daten auf einem Kanzleiserver. Auf diese Weise können verschiedene Mitarbeiter mit den Daten ein und desselben Mandanten arbeiten. Während ein Mitarbeiter die aktuelle Buchhaltung des Mandanten erledigt, kümmert sich ein zweiter um den Abschluss des abgelaufenen Geschäftsjahres.