25.08.2009 | Elektronische Rechnung

Großes Einsparpotenzial durch den Einsatz elektronischer Rechnungen in der Kanzlei

von Alexandra Buba, freie Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg

2010 soll es endlich soweit sein: Verbindliche E-Mails lösen sukzessive die Papierpost ab. Da ein Haupttreiber dieser Entwicklung die Deutsche Post AG ist, gilt der Durchbruch als äußerst wahrscheinlich. Auf Steuerkanzleien kommen dann vermehrt elektronische Rechnungen der Mandanten zu - ein Thema, das derzeit nur im Hinblick auf den Vorsteuerabzug relevant erscheint. Das wird sich ändern, und wer frühzeitig Lösungen präsentiert, sichert sich Wettbewerbsvorteile.  

1. Aktueller Stand der Entwicklung

Wer heute Lieferant beim Handelsriesen Metro werden möchte, dessen Rechnungen müssen zwingend elektronisch sein. Bei den kleineren Unternehmen dagegen ist die elektronische Rechnung noch immer nicht angekommen. Das liegt vor allen Dingen an der qualifizierten elektronischen Signatur, die der deutsche Gesetzgeber dafür vorschreibt. Sie gilt vielen als zu kompliziert, teuer und aufwendig.  

Fakt ist, dass die meisten Mandanten heute ihre elektronischen Rechnungen einfach ausdrucken, lochen und sie im Pendelordner abheften. Der Steuerberater kann nicht unbedingt erkennen, dass das Dokument nicht auf dem Postweg ins Unternehmen gelangt ist. Der Vorsteuerabzug wird trotzdem vorgenommen, von der eigentlich verpflichtenden Signaturprüfung im Mandantenunternehmen kann ohnehin nicht die Rede sein, nicht alle Rechnungsversender genügen überdies ihrerseits den Anforderungen der qualifizierten elektronischen Signatur.  

2. Rechnungsempfänger könnten profitieren

Abgesehen davon, dass dieses Procedere den geltenden Archivierungsvorschriften nicht genügt, verschenken die Mandanten damit ein enormes Einsparungspotenzial. Denn auch wenn zunächst einmal die großen Rechnungsversender ihre Kosten zulasten der vielen Rechnungsempfänger senken, können auch Letztere schließlich von elektronischen Rechnungen profitieren. Sie benötigen dazu Zeichenerkennungssoftware und automatisierte Weiterverarbeitungs- und Verbuchungsmöglichkeiten, wenn sie selbst eine Buchhaltungsabteilung unterhalten. Tun sie das nicht, sparen sie, wenn sie qualifizierte Unterstützung von ihrem Steuerberater bekommen. Denn er - oder die DATEV - werden als Datendrehscheibe für die elektronischen Rechnungen der Mandanten fungieren.