23.09.2009 | Haftungsfälle im Vorhinein vermeiden

Sicherstellung einer regelkonformen Beratung durch Compliance Management

von StB Dipl.-Betriebsw. Susanne Schneider, Essen

Die Mandanten erwarten von ihrem Steuerberater eine rechtlich einwandfreie Beratungsleistung. Um diese zu gewährleisten, reicht ein gelegentlicher Blick in die Gesetze nicht mehr aus. Nur ein systematisches Compliance Management kann die notwendige Sicherheit schaffen. Erscheint die Einführung eines Compliance Managements für einen Steuerberater auf den ersten Blick formal und organisatorisch aufwendig, werden sich in der Praxis kaum Alternativen finden lassen, um trotz der „Regelungswut“ des Gesetzgebers die Einhaltung sämtlicher Vorgaben zu gewährleisten. Richtig umgesetzt wird sich der zusätzliche Aufwand in engen Grenzen halten. Der Steuerberater und seine Mitarbeiter gewinnen an Sicherheit bei ihren Entscheidungen, die eigene Kanzlei und die Mandanten werden vor möglicherweise folgenschweren Fehlern geschützt. Auf der Basis der eigenen Erfahrungen kann sich hieraus auch ein interessantes Beratungsfeld entwickeln.  

1. Notwendigkeit eines Compliance Managements

Die „Regelungswut“ des Gesetzgebers und der Finanzbehörden sind jedem Steuerberater aus der eigenen Tätigkeit leidvoll bekannt. So weist das deutsche Steuerrecht gut 200 Gesetze und 100.000 Verordnungen auf, bei weiter ansteigender Tendenz. Auch bei intensiver Beobachtung der Gesetzesänderungen und aktueller Urteile der Finanzgerichte verlieren selbst engagierte Berufsvertreter angesichts der Gesetzesänderungen des Staates immer mehr den Überblick. Parallel werden die angedrohten Strafen bei Nichtberücksichtigung der Vorgaben verschärft. Daraus resultiert eine gefährliche Situation für die Steuerberater, wenn nicht systematisch die Entwicklung beobachtet und rechtzeitig darauf reagiert wird. Die angemessene Reaktion ist die Einführung eines sogenannten Compliance Managements (CM).  

2. Begriff des Compliance Managements

Der Begriff Compliance bezeichnet die Gesamtheit aller Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Darüber hinaus soll eine Übereinstimmung des Geschäftsgebarens auch mit allen gesellschaftlichen Richtlinien und Wertvorstellungen gewährleistet ­werden (de.Wikipedia.org). Ebenfalls einzubeziehen sind freiwillige Selbstverpflichtungen einer Branche bzw. eines einzelnen Unternehmens. Wird hier nicht sorgfältig auf die Einhaltung geachtet, können sich mögliche Vorteile sehr rasch ins Gegenteil wenden. Das Management der Compliance bezieht sich auf die systematische, planvolle Auseinandersetzung mit diesem Thema, um als Ziel nicht alleine die Abläufe zu optimieren und die Risiken zu minimieren, welche aus teuren Gerichtsprozessen entstehen können, sondern möglicherweise auch Wettbewerbsvorteile für die eigene Kanzlei zu schaffen.  

3. Stand des Compliance Managements des Steuerberaters

Grundsätzlich wird sich jeder Steuerberater bemühen die Gesetze einzuhalten. Diese Anstrengungen können durchaus als Ausgangsstufe des CM bezeichnet werden. Mithin sind immer Grundlagen vorhanden, deren Entwicklungsstand jedoch nicht nur zwischen einzelnen Steuerberatern, sondern auch innerhalb der verschiedenen Aufgabenfelder differiert. Die folgenden Entwicklungsstufen können vorliegen:  

• Passives CM: Der Steuerberater reagiert nur bei konkreten Gesetzesverstößen. Werden diese durch Mandanten, durch eigene Mitarbeiter oder Behörden festgestellt, wird eine Schadensbegrenzung vorgenommen. Gleichzeitig werden zumindest minimale Regelungen festgelegt, welche zukünftige Übertretungen vermeiden sollen. Diese Festlegungen sind von unterschiedlicher Intensität, die Dokumentation ist ebenfalls nicht einheitlich. Teilweise gibt es nur mündliche Aufforderungen, teilweise knappe schriftliche Anweisungen. Auch der Informantenkreis innerhalb der Kanzlei ist nicht definiert. Aufgrund der fehlenden zentralen Dokumentation besteht das Risiko, dass bei einem Wechsel der Verantwortung die neuen Entscheidungsträger nicht alle notwendigen Informationen erhalten, mithin sich eigentlich schon geschlossene Sicherheitslücken erneut auftun. Diese Art des CM findet sich vor allem in kleinen Kanzleien mit wenigen Mitarbeitern. Solange keine schwerwiegenden Verstöße vorkommen, fallen die Mängel im CM den Beteiligten oftmals nicht auf.

• Unsystematisches CM: Dieses ist durch sehr unterschiedliche Vorgehensweisen in den verschiedenen Tätigkeitsbereichen geprägt. Insbesondere in Aufgabenfeldern, in denen schon lange Aktivitäten vorgenommen werden, ist das CM ausreichend gut entwickelt. Dies trifft beispielsweise auf den Bereich der Erstellung von Einkommensteuererklärungen zu. Hier sind die Mitarbeiter für das Thema sensibilisiert, die erforderlichen Maßnahmen sind dokumentiert, mögliche Veränderungen werden aktiv beobachtet und die notwendigen Anpassungen innerhalb der Kanzlei rechtzeitig eingeleitet. In anderen Bereichen herrscht dagegen unverändert ein passives CM vor. Eine zentrale Anlaufstelle existiert nicht. Daraus kann die gefährliche Situation entstehen, dass mögliche Risiken zunehmen, aber unerkannt bleiben und die erforderlichen Schritte ausbleiben. Dieser Entwicklungsstand ist insbesondere bei mittelständischen Kanzleien zu finden, welche über die Dauer ihrer Geschäftstätigkeit langsam aber stetig expandieren und in neuen Aufgabenfeldern tätig werden.