01.10.2002 · Fachbeitrag · Kanzleiführung

Sicherer Umgang mit Dokumenten und Daten: Eine schriftliche Verfahrensanweisung ist unerlässlich!

| In einer Steuerberatungskanzlei werden täglich jede Menge Dokumente erstellt, entgegengenommen, verwaltet, geprüft, bearbeitet und schließlich abgelegt. Doch wer kennt nicht den Ärger, wenn wieder einmal ein Vorgang unauffindbar ist und durch die „gemeinsame Suche“ wertvolle Arbeitszeit unnütz vergeudet wird. Viele Dokumente müssen auch weitergeleitet, ausgetauscht und sogar vernichtet werden. Fehler in diesem sensiblen Bereich sind oft nicht wieder gut zu machen. Um zu vermeiden, dass Dokumente fehlgeleitet, falsch verwendet oder versehentlich vernichtet werden, ist eine besondere Organisation nötig. Bei einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) muss hierfür eine gesonderte Verfahrensanweisung erstellt werden, damit Fehler erst gar nicht auftreten können. Es ist ratsam, auch ohne QMS eine schriftliche Anweisung zu verfassen, damit der Umgang mit den Dokumenten und Daten reibungslos funktioniert. Dieser Beitrag soll dabei als Hilfestellung und Anregung dienen. |