01.08.2005 | Kosten der Datenverarbeitung

Können dem Mandanten Kosten für die Nutzung der EDV in Rechnung gestellt werden?

von StB Hartmut Westphal, Hannover

Dem Steuerberater können durch die Nutzung der EDV bei seiner Tätigkeit verschiedene Kosten entstehen, die ihm auch von Dritter Seite in Rechnung gestellt werden. 

Dies sind z.B.: 

• Anschaffungskosten für Programme

• Lizenzgebühren für Programme

• Updatekosten für Programme

• Auswertungskosten in einem Rechenzentrum

• Kosten für die Speicherung von Daten in einem Rechenzentrum

• Kosten für die Archivierung von Daten und die damit verbundenen Kosten für die Erstellung einer Archiv-CD

1. EDV-Kosten des Steuerberaters

Alle EDV-Kosten, die einem Steuerberater insbesondere durch Softwarekosten und die Inanspruchnahme der Dienstleistungen eines Rechenzentrums entstehen, gehören grundsätzlich zu den nicht gesondert abrechenbaren allgemeinen Geschäftskosten. Nach § 3 Abs. 2 StBGebV werden mit den Gebühren auch diese allgemeinen Geschäftskosten des Steuerberaters entgolten. Die Kosten für die Datenverarbeitung können daher nur im Rahmen einer Gebührenvereinbarung abgegolten werden (LG Köln 29.5.01, 16 O 434/94, Abruf-Nr. 051805). Der Anspruch auf Erstattung weiterer Kosten, die in der Regel aber nicht im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung stehen, sind in den §§ 16bis 20 StBGebV genannt. 

2. Erstattung der Kosten für die Datenverarbeitung und die Überlassung von EDV-Programmen in Ausnahmefällen

Die Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) enthält nur drei Gebührentatbestände, bei denen neben einer Rahmengebühr auch eine Vergütung für die Datenverarbeitung und für den Ersatz der Datenverarbeitungsprogramme berechnet werden dürfen. Dies ist bei der Buchführung (§ 33 Abs. 4 StBGebV) und bei der Führung von Lohnkonten inklusive der Anfertigung der Lohnabrechnungen (§ 34 Abs. 4 StBGebV) der Fall, wenn der Auftraggeber die jeweiligen Daten für die Datenverarbeitung mit einem vom Steuerberater zur Verfügung gestellten Datenverarbeitungsprogramm erfasst. Die dritte Regelung betrifft die Buchführung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe nach Datenträgern, die vom Auftraggeber erstellt worden sind, oder nach anderen Eingabemitteln für die Datenverarbeitung (§ 39 Abs. 2 Nr. 3 StBGebV). Ersatzansprüche des Steuerberaters für diese Auslagen werden nicht durch § 670 BGB legitimiert, da der Auslagenersatz bei Vorbehaltsaufgaben nach § 33i.V.m. § 64 StBerG grundsätzlich nur nach der StBGebV abzurechnen ist. Der Steuerberater muss dem Auftraggeber nicht nur die entsprechende Software gegen Kostenerstattung zur Verfügung stellen, sondern muss darüber hinaus einen Auftrag zur Buchführung, Lohnabrechnung oder Abschlusserstellung haben und abrechnen. Der Berufsträger läuft andernfalls Gefahr, eine berufswidrige gewerbliche Tätigkeit mit allen negativen Folgen auszuüben.  

Praxishinweis