01.01.2006 | Mitarbeiterführung

Erfolgreich Delegieren – Grundsätze und praktische Tipps für Ihre Mitarbeiterführung

von StB Mag. Stefan Lami, Tirol

Immer wenn Sie einen Mitarbeiter in Ihre Kanzlei aufnehmen, delegieren Sie Arbeit. In diesem Fall handelt es sich um eine Delegierung, die auf Dauer in Ihrem Unternehmen festgelegt wird. Üblicherweise wird ein neuer Mitarbeiter beim Einstellungsgespräch und in der Einarbeitungsphase darüber informiert, für welche Tätigkeiten er verantwortlich ist und was von ihm als Arbeitsleistung erwartet wird. Stellenbeschreibungen und Organisationshandbücher dienen dabei zur Orientierung. Diese Art der Delegation wird als selbstverständliche Führungsaufgabe angesehen und auch als solche praktiziert. Als komplizierter und wesentlich unbeliebter wird das Delegieren von Einzelaufträgen empfunden, und das, obwohl für viele Führungskräfte auf Grund ständig steigender Arbeitsanforderungen und Arbeitszeiten dringender Handlungsbedarf besteht.  

1. Die Bedeutung des Delegierens

An erster Stelle bedeutet Delegieren, dass Sie nicht alle Arbeit höchstpersönlich erledigen müssen. Lassen Sie auch Ihre Mitarbeiter an der Arbeit teilhaben. Wir verfügen alle über denselben Zeitrahmen, nämlich exakt 24 Stunden. Die alte Faustregel, den Tag in drei gleich große Teile – Arbeiten, Schlafen und Leben – zu unterteilen, schien für lange Zeit eine bewährte Regel. Aber die alten Regeln gelten immer weniger. Vor allem für den Alltag von Kanzleiinhabern ist der 8-Stunden-Tag nur reine Theorie.  

Ich begegne immer wieder Kanzleiinhabern, die von einer Wochenarbeitszeit von 60 bis 90 Stunden berichten. An Wochenenden zu arbeiten, ist ebenfalls eher der Normalfall als die Ausnahme. Eine Untersuchung zur speziellen Problematik von Steuerberatern zeigt dies deutlich: Für 82 v.H. der befragten Steuerberater reicht die 40-Stunden-Woche nicht aus. Auch das Arbeiten am Samstag und Sonntag gehört für zwei Drittel der Führungskräfte zur Normalität. Umgekehrt nennen von denselben Steuerberatern nur 24 v.H. effektives Delegieren als bevorzugte Lösungsstrategie. Hier wird ein wichtiges Führungswerkzeug deutlich unter seinem wahren Wert und seiner Wirksamkeit eingesetzt. 

Nehmen wir einmal an, Sie als Inhaber oder Partner arbeiten pro Tag im Durchschnitt ca. 10 Stunden und könnten durch wirksames Delegieren – bei angenommenen 45 Arbeitswochen pro Jahr – eine Stunde pro Tag einsparen. Dann hätten Sie 225 Stunden zu Ihrer freien Verfügung. Das wären mehr als 5 Wochen. Und in nahezu allen Kanzleien ist es möglich, dass die Aufgaben dieser einen Stunde von Ihren Mitarbeitern erledigt werden, ohne dass diese Überstunden machen müssen.  

2. Die Fähigkeit des Delegierens