23.09.2010 | Pragmatische Kanzleisteuerung

30 Minuten Fitness pro Woche für die Kanzlei

von StBin Dipl.-Kffr. Cordula Schneider, Dortmund

Ganz ehrlich: Wie oft haben Sie sich schon vorgenommen, ein „vernünftiges“ Kanzlei-Controlling zu betreiben? Dabei haben Sie wahrscheinlich schnell gemerkt, dass der Arbeitsaufwand ziemlich groß ist. Daher macht man das, wenn man mal viel Zeit hat. Irgendwie stellt sich jedoch der Zustand „Ich habe Zeit“ selten - man möchte fast sagen nie - ein. Nach dem Motto „Weniger tun ist besser als mehr lassen“ stelle ich Ihnen hier eine Methode vor, mit der Sie die wichtigsten Kennzahlen der Kanzlei in 30 Minuten pro Woche überblicken.  

1. Welche Kennzahlen sind wichtig?

Umsatz, Deckungsbeitrag, Personalquote, verschiedene Kostenquoten, Arbeitszeit etc. - Kennzahlen lassen sich viele bilden. Beim jährlichen Benchmarking innerhalb des delfi-net (Netzwerk zukunftsorientierter Steuerberater) gibt es mittlerweile 85 Kennzahlen, die ausgewiesen werden. Selbst einmal im Jahr wird man sich nicht alle Kennzahlen genau ansehen können. Monatlich oder gar wöchentlich würden Erhebungsaufwand und Ursachenanalyse das „Controlling“ zum Selbstzweck verkommen lassen. Daher beschränkt sich das „Wochencontrolling“ auf 5 Kennzahlen:  

• Umsatz

• Deckungsbeitrag/Gewinn

• Forderungsbestand

• Unfertige Arbeiten

• Arbeitszeit Chef

Die Kennzahlen werden über die gesamte Kanzlei hinweg ermittelt. Die Stärke dieser „pragmatischen“ Methode liegt in der relativ einfachen und damit schnellen Ermittlung der Zahlen. Die Schwäche liegt darin, dass die Zahlen wirklich nur einen groben Überblick liefern und sicher nicht auf drei Stellen hinter dem Komma genau sind. Eine Schwäche, mit der sich gerade unser Berufsstand manchmal nur schwer anfreunden kann. Schließlich sind wir auf Genauigkeit „gedrillt“.