01.10.2006 | Praktische Umsetzung

Datenschutz in der Steuerberatungskanzlei leicht gemacht – die Verfahrensbeschreibungen

von Dipl.-Informatiker Werner Hülsmann, Konstanz

Zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten in einer Steuerberatungskanzlei gehört es u.a., eine Übersicht über die in der Kanzlei verwendeten Verfahren zu führen und hieraus bestimmte Informationen auf Antrag jedermann in geeigneter Weise zur Verfügung zu stellen. Ist in der Kanzlei kein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, hat der Kanzleiinhaber die Erfüllung dieser Aufgaben in anderer Weise sicher zu stellen. Dies kann dadurch geschehen, dass er die Aufgaben selbst übernimmt oder einen „Verfahrensübersichtsverantwortlichen“ benennt und die Arbeiten an ihn delegiert. Wir erläutern Ihnen die notwendigen Schritte.  

1. Die Verfahrensbeschreibung

Eine Verfahrensbeschreibung ist nicht als bloßer Bürokratismus zu verstehen, sondern stellt ein wichtiges Instrument des Datenschutzes dar. Für jedes Verfahren zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten ist dem Beauftragten für Datenschutz oder dem „Verfahrensübersichtsverantwortlichen“ eine Verfahrensbeschreibung zur Verfügung zu stellen. Das ist eine Bringschuld des Kanzleiinhabers. Sofern ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, wird dieser in der Praxis den Kanzleiinhaber bei der Erstellung der Verfahrensbeschreibungen zumindest unterstützen oder diese selbst erstellen. 

1.1 Verfahrensverzeichnis

Das Verfahrensverzeichnis – auch Verfahrensregister oder Verfahrens-übersicht genannt – enthält für jedes der zu berücksichtigenden Verfahren eine Verfahrensbeschreibung. Sinnvollerweise wird ein Inhaltsverzeichnis erstellt, in dem die Namen der einzelnen Verfahren aufgelistet werden. Da im BDSG keine Definition des Begriffs „Verfahren“ zu finden ist, müssen wir uns mit der Beschreibung in der Begründung zur EG-Datenschutzrichtlinie begnügen: „Ein Verfahren ist ein Bündel von Verarbeitungen, die über eine vom Verantwortlichen definierte Zweckbestimmung verbunden sind.“ Das heißt: Im Bereich Personal ist danach z.B. der Personalleiter der Verantwortliche, von dem automatisierte Verarbeitungen wie die Gehaltsabrechnung, die Zeiterfassung, die Fortbildungs- und Qualifikationsverwaltung über die Zweckbestimmung „Personalverwaltung“ zum Verfahren „Personal“ gebündelt werden. 

Mögliche Zwecke in einer Steuerberatungskanzlei können dabei die Mitarbeiterverwaltung, die Mandantenverwaltung (Anbahnung, Durchführung und Abrechnung der Dienstleistungen) sowie der Einkauf von Waren und Dienstleistungen sein. Je nach Größe der Steuerberatungskanzlei ist der Verantwortliche für ein Verfahren der Leiter eines Bereichs oder der Kanzleiinhaber selbst.