01.03.2007 | Verursachungsgerechte Honorarpolitik

Die Zeiterfassung in der Kanzlei als strategisches Steuerungsinstrument

von Dipl.-Kauffrau, StB und Kanzleiberaterin Cordula Schneider, Dortmund

In einigen Kanzleien wird bis heute auf eine Leistungserfassung verzichtet. In vielen Kanzleien wird die Arbeitszeit nur teilweise erfasst – beschränkt auf die Mitarbeiterzeit und die direkt abrechenbaren Stunden. Immer mehr Kanzleien erkennen aber, dass sie aus einer Vollzeiterfassung durch alle Mitglieder der Kanzlei wertvolle Informationen für die Steigerung des Kanzleierfolgs gewinnen können. Eine systematische und regelmäßige Auswertung der Leistungserfassung steckt jedoch auch bei diesen Kanzleien oftmals noch in den Kinderschuhen. In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie Sie in Ihrer Kanzlei die notwendigen Grundlagen einer aussagekräftigen Vollzeiterfassung schaffen. In den folgenden Ausgaben beleuchten wir die Themen Mitarbeitermotivation bei der Leistungserfassung sowie die systematische Auswertung und die anschließende Maßnahmenplanung.  

Schritt 1: Ziele und Informationsbedarf festlegen

Wer fragt, der führt, lautet ein wichtiger Grundsatz des Kanzleimanagements. Das trifft auch auf die Leistungserfassung zu. Nur wenn Sie die richtigen Fragen stellen – Ihren Informationsbedarf also klar kommunizieren – werden die Kanzleimitglieder in der Lage sein, die entsprechenden Informationen zu liefern. Die Leistungserfassung ist nie Selbstzweck, sondern ein wichtiges Instrument, Kanzleiziele zu erreichen. Der Informationsbedarf der Kanzleileitung hängt also direkt von den Zielen der Kanzlei ab. 

Beispiel

Der Deckungsbeitrag der Finanzbuchhaltung soll um 10 v.H. gesteigert werden. Zu diesem Zweck hat die Kanzlei definiert, welche Leistungen mit dem Grundhonorar (§ 33 Abs. 1 StBGebV) abgegolten sein sollen und welche Sonderleistungen, z.B. erstmalige Einrichtung der Buchführung, bestimmte Auswertungen, Bring- und Holdienst, vierteljährliches BWA-Gespräch zusätzlich nach den §§ 32 oder 33 Abs. 7 StBGebV in Rechnung gestellt werden sollen. Die Zeiten für diese Zusatzleistungen müssen getrennt erfasst werden, um sie abrechnen zu können. Anhand der Umsätze und der erfassten Zeiten kann dann kontrolliert werden, ob das Ziel des höheren Deckungsbeitrages erreicht werden konnte. 

 

Damit wird die wichtigste Aufgabe der Leistungserfassung deutlich: Welche Zeiten wurden für den Mandanten für welche Dienstleistungen aufgewendet.Dies ermöglicht eine verursachungsgerechte Honorarabrechnung, die die Grundlage für positive Deckungsbeiträge auf Dienstleistungsebene darstellt.