01.02.2007 | Zeiterfassung

Nicht abrechenbare Zeit in der Kanzlei – Lästiges Übel oder strategischer Vorteil?

von Dipl.- Kauffrau, StB Cordula Schneider, Dortmund und Dipl.-Betriebswirt Klaus P. Knorr, Bad Vilbel

Haben Sie auch manchmal das ungute Gefühl, in Ihrer Kanzlei fallen zu viele „unproduktive“ Stunden an? Sicher, niemand kann 8 Stunden und mehr konzentriert am Stück ausschließlich für Mandanten arbeiten. Aber wie viel Zeit darf die „Eigenorganisation“ sinnvollerweise in einer Kanzlei in Anspruch nehmen? Wie wird diese Zeit ermittelt? Mit wie viel Zeit muss sich die Kanzleileitung daran beteiligen? Die Antworten auf diese Fragen sind natürlich individuell von Ihrer Kanzleigröße und -situation abhängig. Wir möchten Ihnen hier aber Anregungen und Tipps geben, wie Sie Ihr diffuses Bauchgefühl in konkrete Zahlen verwandeln können, die Ihnen einen Vergleich mit anderen Kanzleien ermöglichen und Ansätze für Verbesserungsmaßnahmen bieten.  

1. Definition und Inhalte der nicht abrechenbaren Stunden

Der Begriff „unproduktive Zeiten“ für nicht abrechenbare Stunden ist nicht mehr zeitgemäß und schlichtweg irreführend. Ohne unterstützende, verwaltende und der Fortbildung dienende Tätigkeiten sind mit den honorarpflichtigen Leistungen keine zufriedenstellenden Deckungsbeiträge zu erzielen. Zwangsläufig entstehen im Arbeitsablauf jeder Kanzlei „Kunstpausen“, in denen gerade nicht gearbeitet wird. Aber selbst in diesen Pausen kann etwas Kreatives und damit Produktivitätsteigerndes herauskommen.  

Wir teilen die Kanzleizeit ein in direkt abrechenbare Zeiten und nicht direkt abrechenbare Zeiten. Die nicht abrechenbare Zeit teilt sich in echte Fehlzeiten wie Krankheit, Urlaub und Feiertage und in die Zeit für die Kanzleiorganisation auf. Die Fehlzeiten können Sie nicht oder nur indirekt beeinflussen. Unter der Zeit für die Kanzleiorganisation verstehen wir all jene Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, ohne dass sie dem Mandanten direkt in Rechnung gestellt werden können. Dazu gehört neben der Zeit für klassische Sekretariatstätigkeiten auch die Zeit für Mitarbeiterbesprechungen, Controlling, Mitarbeiterführung, Marketing, Fortbildung und vieles mehr.  

2. Wie viel Zeit ist für die Kanzleiorganisation notwendig ?

Urteilen Sie doch anhand des folgenden Beispiels selbst, wie viele Stunden für die Kanzleiorganisation notwendig und sinnvoll sind:  

Beispiel