18.01.2021 · Fachbeitrag · Büroorganisation

Zeichnungsberechtigungen in der Steuerkanzlei

von RA Hans-Günther Gilgan, www.gilgan.de und StB Jürgen Derlath, beide Münster

| In jeder Behörde und jedem Unternehmen finden sich Regelungen zum Zeichnungsrecht. Im Bereich der steuerberatenden Berufe sind diese jedoch nur unvollkommen geregelt, nämlich nur hinsichtlich von Vertretern der Steuerberater und angestellten Steuerberatern, nicht aber von Gehilfen (z. B. Steuerfachangestellte/Steuerfachwirte, Buchhalter) sowie Bürokräften. Dieser Beitrag klärt darüber auf, wer in der Kanzlei welches Schriftstück wie unterschreiben darf. |

Delegation der Zeichnungsbefugnis durch Inhaber/Sozien

Steuerberater sind nach § 57 Abs. 1 StBerG u. a. verpflichtet, ihren Beruf eigenverantwortlich auszuüben. Nach § 3 Abs. 3 S. 2 BOStB haben sie insbesondere die wesentliche Korrespondenz persönlich zu unterschreiben, auch im Rahmen der elektronischen Korrespondenz (§ 3 Abs. 4 BOStB). Nichtsdestotrotz ist es anerkannt, dass Steuerberater nicht sämtliche Arbeiten höchstpersönlich erledigen können und müssen. Sie ziehen im Rahmen der Erfüllung ihrer Berufspflichten regelmäßig angestellte Berufsangehörige oder Gehilfen hinzu. Damit stellt sich die Frage der Zeichnungsberechtigung.

• Delegation der Zeichnungsbefugnis

• 1. Nicht delegierbare Zeichnungsrechte

Die Unterzeichnung folgender Dokumente darf der Steuerberater nicht delegieren:

• 1.1 Steuerberatungsvertrag, Gebührenvereinbarung/Ablehnung des Mandats

Die Annahme/Ablehnung von Mandaten muss durch einen Steuerberater oder einen sozietätsfähigen Berufsträger erfolgen, § 3 Abs. 2 BOStB (OLG Köln, 20 U 107/93; OLG Düsseldorf, I-23 U 26/01). Steuerberatungsverträge können zwar auch mündlich geschlossen werden, jedoch nur durch den Steuerberater und nicht durch angestellte Steuerberater oder gar Gehilfen. Denn die Annahme des Mandats berührt materiell-rechtliche Fragen der Auftragserledigung. Wird die Ablehnung eines Mandats nicht unverzüglich erklärt, ist der Steuerberater für den aus der Verzögerung entstehenden Schaden ersatzpflichtig, § 63 StBerG. Er darf daher den Auftrag nur persönlich annehmen und eine entsprechende Vertragsurkunde (Auftrag, Pauschalvergütung, Vergütungsvereinbarung) folglich persönlich unterschreiben oder per Textform begründen.

Für den höchstpersönlichen Vorbehalt der Auftragsannahme spricht auch § 4 Abs. 2 BOStB, wonach Steuerberater einen Auftrag nur annehmen und ausführen dürfen, wenn sie über die dafür erforderliche Sachkunde und die zur Bearbeitung erforderliche Zeit verfügen.

1.2 Unterschrift auf der Gebührenvereinbarung/Honorarrechnung

Steuerberater können ihr Honorar nur fordern, wenn sie die Rechnung unterschrieben dem Mandanten mitgeteilt haben. Sofern der Mandant zugestimmt hat, darf der Steuerberater die Rechnung auch in Textform erstellen. Das ändert aber nichts daran, dass nur er für die Erstellung der Rechnung zuständig ist.

Obwohl z. B. Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer zu den Angehörigen der steuerberatenden Berufe zählen, dürfen sie keine Steuerberaterrechnungen unterschreiben (OLG Köln, 20 U 107/93).

Dagegen vertritt Berners (Praxiskommentar Steuerberatervergütungsverordnung, § 9, Rz. 22‒24) die Auffassung, dass auch angestellte Steuerberater und die übrigen Angehörigen der steuerberatenden Berufe die Rechnung unterzeichnen dürfen. Angesichts der gegenteiligen Auffassung in der Rechtsprechung ist es jedoch ratsam, der Ansicht der Rechtsprechung zu folgen, da diese im Endeffekt über die Fälle zu entscheiden hat.

2. Delegierbare Zeichnungsrechte

Die Unterzeichnung folgender Dokumente darf der Steuerberater delegieren:

2.1 Zeichnungsrecht bei Hilfeleistung in Steuersachen

Im Rahmen der Hilfeleistung in Steuersachen darf das Zeichnungsrecht von angestellten Steuerberatern nicht eingeschränkt werden. Daraus folgt zugleich, dass einer Person, die nicht zur Hilfeleistung in Steuersachen befugt ist, kein Zeichnungsrecht eingeräumt werden darf (LG Hannover, 11.11.13, 44 StL 8/13; LG Bremen 27.5.14, StL 1/12). Gehilfen sind damit im Bereich der Steuerrechtshilfe nicht zeichnungsberechtigt (LG Düsseldorf 11.5.93, 45 StL 10/93).

2.2 Zeichnungsrecht bei allgemeiner Korrespondenz

Zur allgemeinen Korrespondenz zählt jeglicher Schriftverkehr, der weder zivilrechtliche Rechtsgeschäfte begründet oder der verfahrensrechtliche Antragstellungen bzw. Einlegung von Rechtsbehelfen/Rechtsmitteln zum Gegenstand hat (Büroorganisation).