02.12.2013 · Fachbeitrag · Bewertung

9 Tipps - Wie Sie den Wert Ihrer Kanzlei steigern!

von Dipl.-Betriebswirt (FH) Klaus P. Knorr

| Warum ist es sinnvoll, sich mit dem Wert der eigenen Kanzlei zu beschäftigen? Spätestens beim Verkauf der Kanzlei oder bei der Aufnahme eines Partners spielt er eine entscheidende Rolle bei der Preisfindung. Der Kanzleiwert kann nur über längerfristig wirkendes Handeln beeinflusst werden. Diese Maßnahmen haben einen zusätzlichen Effekt: Auch der Ertrag der Kanzlei steigt dauerhaft. Es lohnt sich, frühzeitig daran zu arbeiten. |

Einflussfaktoren für den Kanzleiwert

Ein wichtiges Ziel für einen unternehmerisch denkenden Steuerberater sind dauerhaft überdurchschnittliche Ergebnisse. Diese Ertragserwartung hat auch ein potenzieller Käufer. Steuerberater ohne klare Ziele sind weniger erfolgreich und kommen in Krisen oft in finanzielle Schwierigkeiten. Natürlich dürfen auch andere Ziele, wie z.B. Lebensqualität (gemessen an Arbeitszeit, Urlaub) eine Rolle spielen. Die wichtigsten Einflussfaktoren für den Kanzleiwert - und ursächlich für ein dauerhaft gutes Betriebsergebnis - sind

die Mandantenstruktur,

das Honorarniveau,

das Image in der Öffentlichkeit und bei den Mandanten (Empfehlungsquote, Mandats-Zugänge, Attraktivität als Arbeitgeber),

die Kompetenz und Einstellung der Mitarbeiter,

die Organisationsstrukturen sowie die Ausstattung, aber auch

die Kanzleileitung (Strategie, Führung und Konsequenz).

Mandantenstruktur

Der künftige Ertrag ist die zentrale Größe bei der Bewertung eines Mandats. Betreuen Sie Mandanten, mit denen Sie kein vernünftiges Ergebnis erzielen können, weil sie kaum die entstehenden Kosten decken? Sind Mandanten von Insolvenz bedroht oder wird der Inhaber bald aufhören? Natürlich spielen auch Sympathie, Anspruch des Auftrags, Mandant ist Empfehler und weitere Merkmale eine wichtige Rolle. In der Gründungsphase einer Kanzlei werden diese Überlegungen in der Regel vernachlässigt. Viele sind froh, überhaupt Mandanten zu bekommen und setzten die Honorare viel zu niedrig an. Das rächt sich später. Erst wenn Arbeitsengpässe entstehen, wird überlegt, ob man sich von unwirtschaftlichen Mandaten trennen will.

Tipp 1 |
Führen Sie eine Mandanten-Liste, der Sie die für eine Bewertung notwendigen Informationen leicht entnehmen können: Honorarstruktur, Ergebnisse, Branche, Alter, … . Im Idealfall lässt sich diese Liste aus den vorhandenen EDV-Systemen ableiten.

Mit den Informationen einer Mandantenliste können Sie eine ABC-Zuordnung treffen. Entscheiden Sie, wie Sie A-, B-, C-Mandanten betreuen wollen. In welcher Form und in welchem Umfang soll diese Betreuung stattfinden? Z.B. Einladung zum Essen, regelmäßiger Kontakt durch Chef oder auch Mitarbeiter? Trotz Konzept muss Beziehungsarbeit immer von Herzlichkeit geprägt sein und darf nicht zur Routine verkommen! Deshalb muss das Konzept immer wieder durch neue Ideen bereichert werden! Lassen Sie die Mandanten nach Deckungsbeiträgen sortieren. Entscheiden Sie, wie viele A- bzw. B-Mandanten Sie betreuen können - abhängig von Ihrem Konzept. Auf dieser Grundlage können Sie die Grenzwerte für die ABC-Kategorien festlegen. Lösen Sie sich von »D«-Mandanten - auch wenn es schwer fällt.

Mit einer Mandantenliste kann der Käufer eine Kanzlei besser einschätzen. Für viele Verkäufer ist diese Liste eine große Herausforderung, weil die notwendigen Daten mühsam manuell ermittelt werden müssen - bei guter Organisation wäre es ein »Knopfdruck«.

Honorarniveau

Gründer bzw. Inhaber von älteren Kanzleien leiden häufig unter einem zu niedrigen Honorarniveau. Diese Kollegen befürchten, Mandate zu verlieren, wenn sie das Honorar erhöhen. Neben den juristischen Fallstricken der StBGebV spielt Preispsychologie bei der Honorarpolitik und den damit verbundenen Preisgesprächen eine wesentliche Rolle. Hier ein paar kleine Tipps:

Offene Kommunikation über Nutzen und Preis im Voraus ist besser, als die Mandanten mit höheren Rechnungen zu überraschen. Der Verweis auf die StBGebV wird selten verstanden und damit nicht akzeptiert.

Preisnachlässe sind grundsätzlich tabu! Sie beeinträchtigen die Glaubwürdigkeit - es sei denn, wir verbinden sie mit Leistungsreduzierungen, z.B. durch Übernahme von Tätigkeiten durch den Mandanten (wie bessere Belegvorbereitung).

Image

Die Meinung Ihrer Mandanten von Ihrer Kanzlei, den Dienstleistungen, dem Chef und den Mitarbeitern ist entscheidend für die Bereitschaft zu Empfehlungen. Wird Ihre Kanzlei neben der fachlichen Kompetenz als freundlich, sympathisch wahrgenommen? Wie wollen Sie eingeschätzt werden? Jeder Kontakt mit Ihrer Kanzlei beeinflusst die Meinung Ihrer Mandanten. Deshalb spielen die Einstellung und das Verhalten Ihrer Mitarbeiter eine große Rolle. Wie sprechen Ihre Mitarbeiter z.B. über ihren Arbeitsplatz im privaten Umfeld?

Tipp 2 |

Machen Sie Ihre Kanzlei in der Öffentlichkeit bekannt als kompetenter, sympathischer Steuerberater und guten Arbeitgeber. Dies gelingt natürlich leichter in ländlichen Regionen; aber auch in der Stadt kann durch Engagement in Vereinen, Präsentation in Schulen, … Bekanntheit und Image gepflegt werden. Bilanzieren Sie die Wirkung Ihrer Kanzlei mit den Augen Ihrer Mandanten: Wie ist die optische Wirkung des Gebäudes, der Räume, des Webauftritts, … .Wie ist das Verhalten von Chef und Mitarbeitern?

Tipp 3 |
Fragen Sie bei Gesprächen mit neuen Mandanten, wie der Kontakt zustande kam. Stellen Sie dabei fest, welche Ihrer Mandanten Empfehler sind und bedanken sich bei ihnen. Markieren Sie sie in Ihrer Mandanten-Datenbank und stellen fest, wer Sie nicht empfiehlt. Was hindert andere zufriedene Mandanten, Sie zu empfehlen?
Mitarbeiter

Gute Mitarbeiterführung fördert u.a. die Produktivität, wirkt sich positiv auf das Image Ihrer Kanzlei aus, erleichtert das Gewinnen guter Mitarbeiter, fördert die Mandantenbindung. Aber was ist gute Mitarbeiterführung? In aller Kürze: persönliche Wertschätzung und Zuwendung, klare Ziele und motivierende Mitarbeiterentwicklung, Anerkennung, Vertrauen in die Leistungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter. Diese Aufzählung kann den Umfang nur andeuten. Die folgenden Tipps klingen vielleicht sozialromantisch - sind sie aber nicht. Sie haben dramatische betriebswirtschaftliche Konsequenzen! In Kanzleien mit »üblicher« Mitarbeiterführung schlummern erhebliche Ertragspotenziale.

Tipp 4 |
Wissen Sie, wie Ihre Mitarbeiter über Sie und Ihre Kanzlei denken? Nein? Dann befragen Sie sie anonym! - und ziehen Sie aus den Ergebnissen Konsequenzen für sich!

Tipp 5 |
Betrachten Sie Ihre Mitarbeiter nicht als notwendiges Übel; bauen Sie gute zwischenmenschliche Beziehungen auf - getragen von persönlicher Wertschätzung und Vertrauen. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Mitarbeiter grundsätzlich bestmögliche Arbeit leisten wollen.
Tipp 6 |
Entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter im Bereich der Routinetätigkeiten zu weitgehend selbstständiger Arbeit. Ermutigen Sie sie zu aktiven Beziehungen zu »ihren« Mandanten. Stellen Sie sicher, dass sie immer auf aktuellem Wissensstand sind (steuerrechtlich, betriebswirtschaftlich und organisatorisch). Entwickeln Sie auch persönliche Kompetenzen wie Kommunikation, Umgang mit Konflikten, Gruppenarbeit.

Vielleicht sehen Sie die Gefahr, dass Mitarbeiter Mandanten »mitnehmen«, wenn sie die Kanzlei verlassen. Damit muss man natürlich immer rechnen. Durch gute Mitarbeiterführung (z.B. Grundsatz von Respekt und Anerkennung) und enge Kontakte der Kanzleileitung zu den Mandanten kann diese Gefahr reduziert werden.

Organisation | Infrastruktur | Qualitätsmanagement-System

Es lohnt sich, die Arbeitsabläufe ständig zu optimieren. Entsprechend motivierte Mitarbeiter, aktuelle Technik (Hardware und Software) und clevere Abläufe bringen höhere Produktivität.

Tipp 7 |
Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, wie ausgewählte Abläufe (z.B. Fibu, Lohn, Arbeitsplanung, Forderungsmanagement, …) optimiert werden können. Welche neuen Möglichkeiten der EDV führen zu rationelleren Abläufen oder bringen zusätzlichen Nutzen für die Mandanten? Im Laufe der Zeit können diese Gruppensitzungen auch den Mitarbeitern eigenverantwortlich übertragen werden (Qualitätszirkel). Es müssen nur einige Mitarbeiter die Kompetenz des Moderierens erwerben.

Tipp 8 |
Wagen Sie den Schritt in ein QMS! Es führt zu einer sehr bewussten Kanzleiführung, fördert die Selbstständigkeit der Mitarbeiter, zwingt zu ständiger Verbesserung der Dienstleistungen, führt die Kanzlei in eine konsequente Kundenorientierung, steigert das Ergebnis und den Wert Ihrer Kanzlei.
Kanzleileitung

Die bisher besprochenen Punkte haben großen Anteil am Erfolg einer Kanzlei. Ohne eine effektive Kanzleileitung wird aber alles nicht gelingen. Wichtig ist, dass der Chef über den Alltag hinaus mittelfristige Vorstellungen zur Zukunft seiner Kanzlei entwickelt und daran konsequent arbeitet. Die Kanzleileitung muss erreichen, dass die Mitarbeiter von diesen Vorstellungen und Zielen überzeugt sind und aktiv die Kanzleistrategie unterstützen. Dies gelingt durch offene und intensive Kommunikation und Beteiligung der Mitarbeiter an Entscheidungsprozessen.

Tipp 9 |
Überlegen Sie einmal im Jahr (bei Gesellschaften gemeinsam mit den Partnern), wie Sie Ihre Kanzlei strategisch ausrichten wollen. Wie soll Ihre Kanzlei in 5 Jahren »aussehen«? Z.B.: Wollen Sie wachsen oder eher konsolidieren? Mit welchen Dienstleistungen wollen Sie welche Mandanten betreuen?

Vermitteln Sie den Mitarbeitern verständlich Ihre Ziele und berücksichtigen Sie angemessen ihre ergänzenden Ideen. Planen Sie die dazu notwendigen Maßnahmen und überwachen Sie, dass diese auch umgesetzt werden. Entscheiden Sie, welche der vorgestellten Maßnahmen Sie umsetzen wollen! Handeln Sie bald und konsequent! Den Wert einer Kanzlei kann man nicht über Nacht steigern - es ist ein strategischer Prozess, der laufend bessere Ergebnisse bringt. Aber wichtig ist der erste Schritt. Machen Sie sich Gedanken zu diesen Vorschlägen und entwickeln Sie Ihr individuelles Konzept - schriftlich! Tauschen Sie sich mit Vertrauten aus oder wenden Sie sich an einen außenstehenden Berater mit Branchenerfahrung.

Weiterführender Hinweis