17.06.2013 · Fachbeitrag · Bilanzplanung

Abschlussarbeiten rationell terminieren und steuern:Bilanzplanung mit der ARTUS-Methode

von StBin Dipl.-Kffr. Cordula Schneider, Dortmund

| Wie liefen die letzten Monate in Ihrer Kanzlei? Haben Sie alle Fristen bequem eingehalten? Konnten Sie sich richtig um Ihre A-Mandate kümmern? Stand die steuerliche Beratung im Mittelpunkt? Oder ist die Jahresabschlussplanung Wunschdenken geblieben? Falls die Antwort auf die letzte Frage „jan“ heißt, sollten Sie daran arbeiten, die Planung zukünftig gezielter umzusetzen. Dabei sind eine realistische Planung unter Einbeziehung der Mitarbeiter, die regelmäßige Kontrolle und Kommunikation der Planung sowie die Flexibilität im Umgang mit Planabweichungen entscheidende Erfolgsfaktoren. |

Werkzeuge für die Planung

Die Leistungserfassung stellt die Basis dar. Eine Auftragsplanung mit Beginn- und Endtermin der Aufträge sowie entsprechender Zuständigkeit und Vorgabe von Sollzeiten ist Standard. Ihre Software hat diese Komponenten parat. Hinsichtlich Art und Umfang der Auftragskontrolle unterscheiden sich die Systeme teilweise erheblich. Ein gemeinsames Merkmal ist (leider) die Notwendigkeit der Auswahl von Informationen über Listen, die häufig mühsam gesucht bzw. konfiguriert werden müssen. Eine Alternative ist hier die Visualisierung außerhalb der EDV - z.B. über die im weiteren Verlauf des Beitrags beschriebene ARTUS - Methode (Abschlussarbeiten rationell terminieren und steuern).

Gegenstand der Planung

Für das laufende Tagesgeschäft - FiBu und Lohn - erscheint es nicht zuletzt wegen der monatlich fixen Fristen ausreichend, einmal im Jahr gründlich zu planen und lediglich bei Veränderungen (neue Mandanten, neue Mitarbeiter, längere Krankheit etc.) „nachzujustieren“. Für die Jahresabschlüsse gibt es zwar auch Fristen seitens der Finanzverwaltung - diese rücken aber oft erst zum Ende des Jahres in den Fokus. Dann jedoch ist die Zeit für Reaktionen knapp. Hier lohnt sich also eine genauere Planung der einzelnen Aufträge.

Realistische Planung

Um hinsichtlich der angestrebten Endtermine nicht bei einem Wunschdenken stehen zu bleiben, sind einige Gegebenheiten und Vorgehensweisen zu beachten.

Planungskriterien

Folgende Kriterien sollten berücksichtigt werden, damit die Planung nicht schon im ersten Stadium „unerfüllbar“ wird:

Mandantenwünsche (teilweise aus der Vergangenheit ablesbar)

Anforderungen seitens Finanzamt und Banken: Gerade bei den Banken ist oft schon am Anfang des Jahres bekannt, dass ihre Schreiben spätestens im Juni eintreffen werden.

Arbeitszeit der Mitarbeiter

Einteilung der Mandate in ABC: Planen Sie die A-Mandanten zuerst, die anderen folgen.

Unternehmensform (insbesondere Kapitalgesellschaften): In so mancher GmbH-Satzung hat ein schlauer Notar die Pflicht des Geschäftsführers verankert, den Jahresabschluss bis zum 31.3. aufzustellen.

Urlaubsplanung Mitarbeiter/Mandant/Chef: Die Planung der größeren Jahresurlaube der Mitarbeiter sollte bis Ende Januar fertig sein.

Größere Fortbildungen: Planen Sie individuelle Fortbildungen anhand von Erfahrungen aus den Vorjahren (z.B. in Bezug auf die Einreichung der Unterlagen durch den Mandanten).

Zahlungsverhalten der Mandanten

Liquiditätsgesichtspunkte der Kanzlei

Steuererstattung bzw. -nachzahlung: Dieses Kriterium lässt sich auch dem Mandanten gegenüber gut kommunizieren.

Nachweisfunktion der Bilanz für sonstige Kunden (Kindergarten, Versicherungen etc.)

MERKE | Die Versuchung ist groß, die zu bearbeitenden Fälle gleichmäßig über das Jahr zu verteilen. Aus Liquiditätsgründen wäre das auch sicher sinnvoll. Urlaub, Feiertage, Ferien und Fortbildungen setzen jedoch „automatisch“ einen Rahmen, dessen Ignorierung schnell zu unrealistischen Terminen führt.

Meilensteine planen

Die Planung des reinen Endtermins für die Arbeiten greift zu kurz. Wichtig ist es daher, zumindest einen Soll-Starttermin zu planen. Die Mandate zeichnen sich durch einen unterschiedlichen Arbeitsumfang und eine unterschiedliche Qualität der Zusammenarbeit aus. Selbst in einem „normalen“ Fall beträgt die Durchlaufzeit von der ersten Durchsicht und Anforderung der benötigten Belege bis zur endgültigen Fertigstellung der Bilanz (Rechnung versendet, Unterlagen an Mandant, Finanzamt, Bank) nicht selten acht Wochen. Das liegt nicht so sehr an der eigentlichen Bearbeitungszeit, sondern vielmehr an den Liegezeiten zwischen den einzelnen Bearbeitungsschritten (z.B. Warten auf Belege oder Termine). Es soll Fälle geben, bei denen die Arbeiten zwar im März begonnen, dann aber erst im November/Dezember beendet werden können (siehe dazu „Rückwärts Planen, vorwärts Handeln“ in KP 11, 63).

Kommunikation an die Mitarbeiter

Die meisten Informationen liegen Ihnen als Chef vor. Bei manchen Kriterien haben aber die Mitarbeiter die Nase vorn. Sie wissen z.B. genau, wer seine Unterlagen schnell einreicht und wo es immer ein bisschen länger dauert. Es ist daher empfehlenswert, die Bilanzplanung gemeinsam mit den Mitarbeitern zu machen.

PRAXISHINWEIS | Haben Sie bisher noch keine ausführliche Planung gemacht, sollten Sie es gemeinsam mit den Mitarbeitern tun. Sie können die Planung vorbereiten, die Mitarbeiter helfen dann beim „Feintuning“. Im nächsten Jahr wissen die Mitarbeiter dann schon, wie Sie sich das vorstellen und bereiten die Planung selbst vor. Sie sind dann nur noch beim Tuning dabei.

Die ARTUS-Methode

Es ist empfehlenswert, die Auftragskontrolle außerhalb des EDV-Systems optisch aufzubereiten. Bei der Planung an sich sind Plantafeln von großem Nutzen, da dieser Vorgang durch viele Änderungen gekennzeichnet ist, bis das System „steht“. Sie können dabei auf magnetische Plantafeln oder sogenannte Kartenplaner zurückgreifen. Diese sind im Bürobedarfshandel erhältlich. Sie benötigen drei Tafeln - zwei kleinere (ca. 50 cm breit) und den großen Jahresplaner (ca. 1 m breit).

Pro Jahresabschlussfall gibt es ein Magnetkärtchen mit dem Namen des Mandanten. Zu Beginn der Planung stehen also alle Mandanten links. Im Laufe der Planung werden dann die einzelnen Fälle den Mitarbeitern und den Monaten zugeordnet. Dabei ist in den Monaten Januar und Februar auf den „Überhang“ vom letzten Jahr zu achten. Den Dezember sollten Sie bei der ersten Planung ganz frei lassen. Er plant sich von selbst. Nach Fertigstellung „wandern“ die Kärtchen dann auf die rechte Tafel. Die Einteilung nach Sachbearbeitern zeigt auf einen Blick, wer „vorne“ liegt. Der Clou: Das „Datumslot“. Es wird jeweils auf den aktuellen Monat gestellt. So wird schnell sichtbar, wo die Planung nicht funktioniert hat.

Abb.: Das „Triptychon“ der Bilanzplanung mit Datumslot

Das System lässt sich noch erweitern: So ist es sinnvoll, die Fälle in den einzelnen Monaten für jeden Mitarbeiter mit Prioritäten zu versehen. Der Mitarbeiter hat dann eine klare Reihenfolge. Durch Magneten mit verschiedenen Farben kann man auch die Altfälle sichtbar machen, die noch nach dem 31.12. offenstehen. Einige Kanzleien sind dazu übergegangen, nicht mehr die Endtermine, sondern die Soll-Anfangstermine auf die Tafel zu bringen.

MERKE | Dies ist eine vereinfachte Form der Darstellung und ersetzt nicht die Pflege Ihres EDV-Systems. Der Vorteil liegt in der Visualisierung für alle.

Regelmäßige Kontrolle und Kommunikation der Planung

Es gibt viele Gründe, warum eine Planung manchmal nicht der Wirklichkeit entspricht: Krankheit, Mitarbeiterwechsel, Schwangerschaft, fehlende Akzeptanz der Planung durch die Mitarbeiter, Mandantenwechsel, Neumandate etc. Der wichtigste Grund ist jedoch die fehlende Kontrolle des Arbeitsfortschritts. Eine Planung ist also dynamisch und muss immer wieder den veränderten Gegebenheiten angepasst werden.

Viele von Ihnen haben sicher ein Navigationsgerät im Auto. Bei der Planung einer Route können schon eine ganze Reihe von Kriterien berücksichtigt werden. Sehr angenehm ist es aber, wenn Ihr „Navi“ auch unvorhergesehene Ereignisse berücksichtig und etwa eine Stau-Umfahrung vorschlägt. Droht in der Kanzlei ein „Stau“ - z.B. durch den Ausfall eines Mitarbeiters -, muss die „Navigation“ - also die Bilanzplanung - schnell und flexibel reagieren. Die Plantafeln bieten das perfekte Werkzeug, da hier gemeinsam mit den Mitarbeitern „verschoben“ werden kann.

MERKE | Niemand verschiebt etwas alleine - weder der Mitarbeiter noch der Chef. Damit ist die Kommunikation untereinander gesichert.

Um Planabweichungen früh zu erkennen und so eine Chance zur Reaktion zu haben, ist eine regelmäßige Kontrolle des Arbeitsfortschritts unentbehrlich. Gerade weil so viele Fälle an fehlenden Belegen bzw. Informationen hängen, ist einmal im Monat einfach nicht genug. Einmal die Woche sollte schon kontrolliert werden. Auch zu diesem Zweck können sich Chef und Mitarbeiter vor der Tafel versammeln. Die geänderten Planungsbedingungen können dann gemeinsam erkannt und ihre Auswirkungen besprochen werden.

PRAXISHINWEIS | Insbesondere die Veränderung von Prioritäten sollte von der Kanzleileitung immer wieder kommuniziert werden. Für die Mitarbeiter ist es oft schwer nachvollziehbar, warum ein Mandant plötzlich wichtig ist. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter an Ihrem Entscheidungsprozess teilhaben. Desto eher diese Ihre Entscheidungen verstehen, desto eher können sie selbst „richtig“ entscheiden.

Flexibilität im Umgang mit Planabweichungen

Tritt eine Planänderung ein, ist es wichtig, möglichst umgehend darauf zu reagieren. Der Vorteil: Sie können zu diesem Zeitpunkt noch bewusst steuern, welche Arbeiten entfallen oder anders verteilt werden müssen. Damit wissen dann alle von vornherein Bescheid, und die Prioritäten werden nicht zufällig „aus dem Bauch heraus“ gesetzt.

Beispiel

Ist ein Mitarbeiter im März vier Wochen krank, werden Mandant, Finanzamt und Bank sicher Verständnis für Fristüberschreitungen haben. Reagieren Sie nicht und es kommt im November dann endgültig zum „Stau“, werden die Geschäftspartner diesen Grund nicht mehr akzeptieren, da sie zu Recht erwarten, dass Sie als Kanzlei-Inhaber in der Lage sein müssen, solche Fälle „in den Griff“ zu bekommen.

In vielen Fällen ist es möglich, unmittelbar nach Bekanntwerden der Planabweichung „Sofortmaßnahmen“ zu ergreifen. Dazu gehören z.B.:

Projekte verschieben (zugunsten der Facharbeit vorübergehend z.B. neue EDV-Projekte verlegen)

Nicht berechenbare Zeiten abbauen (z.B. bestimmte Tätigkeiten auf einzelne Mitarbeiter konzentrieren)

Zusammenarbeit mit gutem Buchführungshelfer

Arbeitszeiten vorübergehend aufstocken, Überstunden

Zeitarbeit, Freie Mitarbeiter für Bilanz einstellen, Mitarbeiter einstellen

Chef hilft mit

Home-Office einrichten

Vorarbeit für die FiBu auf Azubi bzw. Sekretariat verlagern

Für Verschiebungen Einarbeitungszeiten in fremde Fälle berücksichtigen

MERKE | Ihre Mitarbeiter werden es sehr zu schätzen wissen, wenn sie das Thema Überstunden ziemlich schnell offen ansprechen, weil Sie merken, dass es ohne nicht funktionieren wird. Im Advent sind Überstunden sicherlich nicht sehr beliebt.

Der Erfolgsbericht

Wäre es nicht schön, wenn Ihre Mitarbeiter Sie auf Planabweichungen aufmerksam machen? Den ersten Schritt dahin machen Sie, wenn Sie nicht nur die Endtermine planen, sondern auch die Anfangstermine berücksichtigen. Die Mitarbeiter schauen dann früher auf den Arbeitsfortschritt. Um den Blick der Mitarbeiter weiter zu schärfen und die Beziehung zwischen geleisteter Arbeit und dem Kanzlei-Erfolg (der Basis für Gehaltszahlungen) verständlich zu machen, bietet sich ein monatlicher Erfolgsbericht an. Dieser wird vom Mitarbeiter ausgefüllt und an den Chef gegeben. Er kann folgende Informationen enthalten:

Fertiggestellte Aufträge (FiBu, Lohn, Bilanz) mit erwirtschaftetem Umsatz

Nicht planungsgemäß fertiggestellte Aufträge mit Begründung

Informationen über die geleistete Arbeitszeit (Stunden Soll/Ist/Überstunden)

Natürlich sind Sie als Chef in der Lage, sich diese Informationen selbst aus der Leistungserfassung und den Managementauswertungen Ihres EDV-Systems zu beschaffen. Die Zielsetzung des Erfolgsberichts geht aber in eine andere Richtung: Ihre Mitarbeiter befassen sich bewusst mit diesen Kennzahlen.

Weiterführender Hinweis