16.03.2015 · Fachbeitrag · Digitale Kanzlei

Die digitale Personalakte und ihre rechtlichen Aspekte

von RA Martin Brilla, Aachen

| Der Verzicht auf Papier und die daraus resultierende Platzersparnis ist der offensichtlichste Vorteil der Einführung digitaler Personalakten. Dabei stellen sich jedoch auch rechtliche Fragen: Inwieweit bestehen Mitbestimmungs- oder Beteiligungsrechte des Betriebsrats? Was ist beim Datenschutz zu beachten? Welche aktenbezogenen Rechte hat der Arbeitnehmer nach der Umstellung? |

Die Personalakte im Allgemeinen

Eine gesetzliche Definition der Personalakte für den Bereich des Arbeitsrechts existiert nicht; lediglich im Beamtenrecht gibt es diesbezügliche Definitionen und Bestimmungen (vgl. § 50 BeamtStG, § 106 BBG und § 84 LBG NRW). Nach der Rechtsprechung des BAG sind Personalakten eine „Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben“ (BAG 19.7.12, 2 AZR 782/11, Abruf-Nr. 130540).

Dabei gilt der sogenannte materielle Personalaktenbegriff, der über die in der Personalabteilung geführte Hauptakte hinausgeht. Somit kommt es nicht darauf an, ob die Sammlung als Personalakte bezeichnet ist und wo oder von wem sie geführt wird; auch Neben- und Sonderakten gehören dazu. Es ist schließlich ohne Belang, in welcher Form sie besteht, sodass eine ursprünglich in Aktenordnern enthaltene Akte auch nach ihrer Digitalisierung eine Personalakte ist.