· Fachbeitrag · Elektronik statt Papier
Elektronische Personalakten und Datenschutz
von RA Thomas Feil, Hannover
| Auch in den Personalabteilungen hält die EDV Einzug. Während früher Personalakten in Papierform geführt wurden, steigen viele Personalverwaltungen zunehmend auf elektronische Personalakten um. Dies spart sicherlich Büro- und Lagerraum, stellt aber Datenschutzbeauftragte vor neue Herausforderungen. |
Was ist eine elektronische Personalakte?
Wenn alle wesentlichen Daten, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers beziehen, digital abgespeichert werden, spricht man von einer elektronischen Personalakte. Dazu gehören Stammdaten, Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf und Zeugnisse. Auch die während des Arbeitsverhältnisses erfassten Daten, wie beispielsweise der Arbeitsvertrag oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Abmahnungen werden Bestandteil der elektronischen Personalakte.
Beschäftigtendatenschutz beachten
Für die elektronische Personalakte gilt die zentrale Regelung des § 32 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der Fragen des Beschäftigtendatenschutzes regelt. Weiterhin sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 BDSG auch für eine digitale Personalakte einzuhalten. Dazu gehört z.B. die Einrichtung eines Rollen- und Berechtigungskonzeptes. Beispielsweise dürfen Gesundheitsdaten der Mitarbeiter nicht von jedem Personalsachbearbeiter eingesehen werden können.
Des Weiteren ist die Frage zu klären, wie die elektronische Personalakte archiviert werden soll. Dabei sind unter anderem die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten. Die digitale Erfassung von Papierunterlagen ist möglich. Allerdings sind die Anforderungen an die Integrität und Verfügbarkeit der Dokumente zu beachten.
Einsichtsrecht in die Personalakte
Personalakten sind dem Arbeitnehmer gegenüber transparent zu führen. Arbeitnehmer haben ein Einsichtnahmerecht nach § 34 BDSG und § 83 BetrVG. Weiterhin sollen Personalakten, auch die digitalen, ein objektives Bild über den Arbeitnehmer vermitteln. Insoweit hat ein Arbeitnehmer auch ein Recht auf Berichtigung nach § 35 BDSG und § 83 BetrVG.
PRAXISHINWEIS | Werden zu einer Personalakte originär elektronische Dokumente erfasst, zum Beispiel E-Mails, sind auch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. Weiterhin gilt auch für elektronische Personalakten der Grundsatz der Datensparsamkeit. |
