15.12.2014 · Fachbeitrag · Elektronischer Rechnungsaustausch

ZUGFeRD - die Revolution der Rechnungsverarbeitung

von StB Markus Gutenberg und StB RA Hans-Jörg Stemmer

| Im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) haben sich mehrere Bundesministerien, Länder, Kommunen, Wirtschaftsverbände sowie die DATEV zusammengefunden, um ein Format zu entwickeln, in dem die Rechnungsdaten so übermittelt werden, dass sie beim Empfänger systemunabhängig im Warenwirtschafts-, Zahlungsverkehrs- und Buchführungsprogramm weiterverarbeitet werden können. Während sich die Verwaltung erhebliche Effizienzgewinne verspricht, möchte die Wirtschaft die Anforderungen möglichst vieler Branchen an Rechnungsinhalte abdecken. |

Papier ist geduldig - aber kein effizienter Datenträger

Papier ist nach dem heutigen Stand der Technik ökonomisch wie ökologisch einer der ineffizientesten Datenträger. Während die Energie-Effizienzklasse bei Glühlampen, Kühlschränken oder einem neuen Pkw oft kaufentscheidend ist, steht für klein- und mittelständische Unternehmer bei der Wahl des Mediums für Rechnungen die Zeit seit mehr als 100 Jahren still. Aktuell werden in Deutschland über 80 % aller Rechnungen in Papierform produziert. Sehenden Auges nimmt man Vollkosten von ca. 15 EUR aufseiten des Ausstellers und von 30 bis 50 EUR beim Empfänger hin, um die oft in strukturierter elektronischer Form vorliegenden Rechnungsdaten in Form eines Papierdokuments auszugeben, dieses postalisch dem Empfänger zu übermitteln und die Daten dort für den Bestellabgleich, den Zahlungsverkehr und die Verbuchung wieder in eine strukturierte Form zu überführen. Was sind die Gründe?

Gründe für die Beliebtheit von Papier

Neben der Macht der Gewohnheit mangelte es primär an einem allgemein verbindlichen Standard, um Rechnungsdaten branchen-, system- und herstellerunabhängig in strukturierter Form elektronisch zu übermitteln. Die Industrie kennt seit Langem diverse Formate zum Austausch elektronischer Rechnungen (EDI - electronic data interchange), die auch von der Finanzverwaltung anerkannt werden. Diese sind jedoch häufig branchenspezifisch und erfordern Absprachen sowie entsprechend eingerichtete IT-Systeme beim Aussteller und Empfänger. Ohne solche Systeme können EDI-Rechnungen weder visualisiert noch weiterverarbeitet werden.