15.09.2016 · Fachbeitrag · Kanzleientwicklung

Projektplan zur Einführung digitaler Belegführung in der Kanzlei: 7 Schritte zum Erfolg

von Ulf Hausmann, MBA, Kanzleiberater, Berlin

| Eine Studie der Universität Oxford sieht über die Hälfte der Jobs in Deutschland durch die Digitalisierung gefährdet. Auch steuerberatende Berufe fallen hinsichtlich einfacher Vorbereitungsaufgaben zur Deklaration darunter. Zudem gibt es heute schon Länder in der EU, in denen die Finanzverwaltung Zahlungen der Steuerpflichtigen direkt mit Steuernummer erfasst - mit dem Effekt, dass für die Steuerpflichtigen kostenlos eine einfache Buchhaltung als „Nebenprodukt“ abfällt. Ein Grund für jede Kanzlei, sich noch intensiver mit Fibu als werthaltige Dienstleistung für Mandanten zu beschäftigen. |

Warum ist die Einführung so schwierig?

Der Grund ist einfach: Der Leistungsprozess Fibu - und damit auch die Art der Wertschöpfung durch die Dienstleistung Fibu - wird durch die digitale Arbeitsweise grundlegend verändert. Folgende Aspekte des neuen Leistungsprozesses müssen sowohl den Mitarbeitern der Kanzlei als auch den Mandanten bewusst sein bzw. bewusst gemacht werden:

• Damit die Fibu in der Kanzlei effizient fertiggestellt werden kann, sind zwei Dinge erforderlich: die detaillierte Vorbereitung beim Mandanten und die Klärung, wo die Grenze der Verantwortlichkeiten im Fibu-Prozess zwischen Kanzlei und Mandant verläuft. Fehler, die der Mandant beim Erfassen der Belege oder Zahlungsvorgänge macht, ziehen erhebliche Nacharbeiten in der Kanzlei nach sich. Das passiert vor allem, wenn nicht klar (schriftlich) geklärt wird, wie der Mandant wann in welcher Form (Datenformat, per Fax, per Software, auf dem Server) Daten an die Kanzlei zu übergeben hat.