18.04.2024 · Fachbeitrag · Kanzleikultur

Neun Tipps gegen langweilige Besprechungen

von Marion Ketteler, Münster, www.kanzleiprofiling.de

| Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags, doch allzu oft werden sie als zeitraubend und ineffizient empfunden. Eine gute Meeting-Kultur ist jedoch entscheidend für den Erfolg eines Teams und einer Organisation. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie durch praktische und unmittelbar umsetzbare Tipps die Qualität von Meetings verbessern können ‒ von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung. |

• Zur Einstimmung ins Thema

Jeden Montagmorgen dasselbe: Der Chef oder die Chefin schaut noch schnell in die Vorbereitungsliste für das wöchentliche Meeting, um sich zu erinnern, welche Themen heute besprochen werden sollen. Richtig vorbereitet ist er oder sie nicht. Es wird sich schon alles im Meeting ergeben. Ab 9:00 Uhr trudeln die Mitarbeitenden so langsam im Besprechungszimmer ein. Eine holt sich noch eben einen Kaffee aus der Küche und der andere sucht noch schnell das stille Örtchen auf. Nicht alle haben Zettel und Stift oder ein digitales Äquivalent dabei. Jeder sitzt auf seinem Stammplatz und zuletzt kommt der Chef oder die Chefin.

Los geht es damit, dass die Chefin oder Chef noch rasch die Gelegenheit nutzt (bis alle da sind) und mit einzelnen Mitarbeitenden bilaterale Fragen klärt. Die anderen sitzen gelangweilt dabei und hören nur mit einem Ohr zu. Dann sind alle da und es folgt die rituelle Diskussion, wer das Protokoll schreibt. Die Drückeberger drücken sich und so bleibt die Aufgabe ‒ wie jedes Mal ‒ an denselben Personen hängen. So vergeht die erste Viertelstunde und durch die Unpünktlichkeit mancher Teilnehmer zeigt die Uhr bereits 9:25 Uhr.

Endlich werden die Tagesordnungspunkte (TOP) aufgerufen und wie fast immer artet die Diskussion an einer Stelle aus. Nicht alle sind im Thema oder betroffen und so diskutieren meist drei oder vier von zehn Anwesenden, aber die können auch nicht genug davon bekommen. Die Uhr zeigt 9:47 Uhr. Der Chef oder die Chefin drängt zur Eile, weil um 10:00 Uhr ein Mandanten-Termin in genau diesem Raum stattfindet. Weiter geht es mit dem nächsten TOP. Um 9:55 Uhr unterbricht er bzw. sie jäh den konstruktiven Austausch zweier Kollegen mit dem erneuten Hinweis auf den Anschlusstermin. Die Gruppe geht auseinander. Weder wurden alle vorbereiteten Themen besprochen, noch eindeutige Maßnahmen abgeleitet, priorisiert und zugewiesen. Aber das hatte auch niemand ernsthaft erwartet.

Wer noch nie so ein Meeting erlebt hat, ist entweder ein Glückspilz oder Meister im Verdrängen. Immer wieder wird in Studien herausgearbeitet, dass in Meetings Arbeitsproduktivität verschwendet wird. Und in der Regel sind es dieselben Gründe. Beratungen werden nicht vorbereitet. Oft gibt es nicht einmal eine vorbereitete und vorab allen Teilnehmenden zugesandte Tagesordnung. Während der Besprechung verhalten sich die Teilnehmenden nur wenig diszipliniert und die Besprechung selbst endet ohne klare Festlegung der nächsten Schritte.