16.04.2025 · Fachbeitrag · Kanzleiorganisation

Sie glauben, Ihre Kanzleistrukturen seien „alternativlos“? Na, dann warten Sie mal ab.

von Ralf Ecker, Bexbach

| Stellen Sie sich vor, Sie kämen als „Besucher“ in die eigene Kanzlei und ließen sich Strukturen, Rollenverteilungen und Aufgabenverteilungen erklären. Was wäre wohl Ihr erster Eindruck? Meine Herren, sind die gut organisiert. Oder: Du liebe Güte, und die können so arbeiten? Oder vielleicht etwas dazwischen? In diesem Beitrag möchte ich mich mit der Strukturebene der Kanzlei beschäftigen. Diese ist jedoch sehr stark mit den handelnden Personen verknüpft, weswegen wir den Faktor Mensch nicht komplett ausblenden können. Immer wieder ist zu erleben, wie eine personelle Veränderung an einer Schlüsselstelle zu sehr positiven Effekten auf die Organisation führen kann. |

Von der Notwendigkeit, agil zu sein

Im Idealfall laufen die Dinge in der Kanzlei so: Ein wesentlicher Teil der monatlichen und der jährlichen Aufträge kann wie geplant umgesetzt werden. Denn die Anforderungen, was zu tun ist, sind klar (Löhne, FiBus, Deklarationen etc.) und die Mittel dafür stehen zur Verfügung. Mit diesem Idealfall kommt jede zweckmäßig eingerichtete Organisation zurecht.

Häufig funktioniert die Welt aber nicht so. Da fällt plötzlich einer der Abschlussmitarbeiter krankheitsbedingt aus und ein wichtiger Mandant braucht ganz dringend seinen Abschluss für die Bank. Mit einem Mal stimmt das Gefüge aus Anforderungen und Mitteln nicht mehr. Die Organisation ist nun bemüht, das „Gleichgewicht“ ‒ im Rahmen ihrer Möglichkeiten ‒ wieder herzustellen. Es wird versucht, interne Ressourcen umzuverlagern (die zuverlässige Mitarbeiterin B. bekommt noch mehr aufgebürdet), vorbereitende Arbeiten für andere Mandate werden vorläufig aufgeschoben und andere Aufgaben (z. B. kanzleiinterne Projekte) werden hinten angestellt. Noch einmal geht es gut. Doch nach einer Weile machen die anderen Mandanten Druck, Mitarbeiterin B. kündigt, weil ihr der Stress zu viel wird, und die Krankschreibung des Mitarbeiters geht in die Verlängerung. Eine starre Organisation macht solche Belastungen nicht lange mit.