Konzentration statt Multi-Tasking: lieber freudvolle Produktivität als Stress

| Der gesunde Menschenverstand sollte ausreichen, um zu erkennen, dass das so moderne Multi-Tasking im steuerberatenden Berufsleben nichts verloren hat. Mehrere Dinge - vor allem komplexe Aufgaben - gleichzeitig zu lösen, kann keine ausgezeichneten Ergebnisse bringen. Die tägliche Realität in den Kanzleien sieht leider oft ganz anders aus. Zerhacktes Arbeiten, kleine Zeiteinheiten, dauernde Erreichbarkeit, dringend notwendige Telefonate, unaufschiebbare Rückfragen vom Kollegen oder Chef prägen den Alltag. |

Was bedeutet Produktivität?

Bei genauerer Betrachtung, wovon letztlich die Produktivität von Kopfarbeitern abhängt, kommt man zu einer einfachen, aber sehr klaren Definition: Die Basis von Produktivität ist das genaue Abschätzen der Zeit, die man braucht, um eine Arbeit so ungestört wie möglich zu erledigen. Je besser das gelingt, desto besser kann man seinen Arbeitstag planen und vermeidet Leerläufe. Und noch viel wichtiger: Je ungestörter eine Tätigkeit erledigt werden kann, desto wahrscheinlicher ist eine sehr viel höhere Produktivität.

Irrtümer, Missverständnisse und Tipps

Rund um die persönliche Arbeitsmethodik als ersten Ansatz der Verbesserung können folgende Tipps gegeben werden, die mit weit verbreiteten Irrtümern aufräumen:

• Persönliche Arbeitsmethodik heißt, dass diese individuell und persönlich zu optimieren ist. Es liegt in der Verantwortung jedes Einzelnen bezogen auf sein Aufgabengebiet, jene Methodik zu finden, die die besten Ergebnisse bringt. Ein Mitarbeiter, der viele kleine Buchhaltungsaufgaben zu erledigen hat, muss sich anders organisieren, als der Kollege, der wenige sehr große Mandanten betreut.

• Ungestörtes Arbeiten bedeutet nicht, dass man in vollständiger Ruhe arbeiten kann. Das ist natürlich der Idealzustand. Ungestörtes Arbeiten bedeutet, konzentriert an einer Sache zu arbeiten und nicht mit Störungen (Telefonate, E-Mails, Kollegen, Chef) rechnen zu müssen. Immer wieder wird es „Störungen“ im Sinne von Geräuschen rundherum geben. Vor allem, wenn man nicht allein in einem Raum arbeitet.

• Natürlich gibt es allgemeine Grundregeln, die auf alle Fälle beachtet werden müssen, wie z.B. das Bündeln von Tätigkeiten. Zerstückeltes Arbeiten, gestört oder ungestört, ist immer unproduktiver. Wie jeder Einzelne seine Tätigkeiten bündelt, hängt natürlich wieder vom jeweiligen Aufgabengebiet ab.

• Experimentieren Sie. Bleiben Sie immer flexibel. Es geht nicht um stures Durchhalten von Systemen. Setzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand ein und gehen Sie mit Augenmaß vor.

• Das Sekretariat hat in der Umsetzung von ungestörterem Arbeiten eine wichtige Funktion. Es federt die Anrufe ab. Gekonntes charmantes Nachfragen ist angesagt. Damit lassen sich meist schon viele Anliegen des Anrufers klären bzw. vorbereiten.

• Bleiben Sie trotz aller Experimente und Flexibilität hartnäckig. Behalten Sie das Ziel vor Augen - nämlich die anstehenden Aufgaben konzentrierter und fokussierter erledigen zu können.

• Und - last but not least - seien Sie als Führungskraft ein leuchtendes Vorbild. Ob Clean Desk, Kalenderdisziplin, Störungen Ihrer Mitarbeiter, Bündeln von Tätigkeiten: Die Führungskraft gibt durch das eigene Verhalten die Richtung vor!

Ergebnisse steigern die Motivation

Wenn Sie sich diese Gedanken zu Herzen nehmen, werden Sie nicht nur die Produktivität der Kanzlei steigern, sondern auch die Motivation Ihres Teams dramatisch erhöhen. Produktivitätssprünge von bis zu 50 % sind allein durch die Optimierung der Methodik möglich. Das sollte Anreiz genug sein, das Thema wirklich ernst zu nehmen. Und dabei ist das der Startschuss für weitere Initiativen der Kanzleientwicklung. Die gewonnene Zeit steht Ihnen für die Verbesserung der Betreuungsqualität, die Ausdehnung des Leistungsangebots, die Konzentration auf Schwerpunkte und vieles mehr zur Verfügung - eigentlich alles das, was Sie sich schon seit Langem vorgenommen haben, wozu Sie aber (aufgrund von Zeitmangel) noch nie gekommen sind.