18.05.2012 · Fachbeitrag · Produkt- und Anbieterauswahl

Dokumenten-Management in der Steuerkanzlei: So gelingt die Auswahl eines passenden DMS

von Betriebswirt (VWA) Stefan Droß, Solingen

| Papier erweist sich in vielen Steuerkanzleien nach wie vor als Effizienzkiller. Es verursacht extrem hohe Such- und Durchlaufzeiten. Hier schafft ein Dokumenten-Management-System (DMS) Abhilfe. Neben der massiven Reduktion des Arbeitsaufwands für das Verteilen, Kopieren, Sortieren und Archivieren gehört ein Großteil der Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Papier bei sachgerechter Nutzung der Vergangenheit an. Daneben entwickelt sich ein DMS von der anfänglichen Archivierungslösung im Echtbetrieb oft zur universellen Wissensplattform und zentralen Infrastruktur. |

Vorgehensweise bei der Systemwahl und Auswahlkriterien

Da es das beste DMS nicht gibt, sondern nur eines, das am besten zu den eigenen Anforderungen passt, sollten diese bekannt sein, bevor man die Wahl für ein bestimmtes System trifft. Hat das Projektteam keine Kenntnisse darüber, was mit einem DMS alles möglich ist (und das ist in der Startphase „normal“) oder welche Anforderungen die Kanzlei an ein DMS stellt, kann sie externen Rat hinzuziehen.

Obgleich der Markt durch eine hohe Zahl von Lösungsanbietern gekennzeichnet ist, setzt eine große Mehrheit der DATEV-Anwender auf DATEV-DMS, das Dokumenten-Management-System der DATEV. Aufgrund der Tatsache, dass das Auswahlverfahren eines geeigneten DMS für jede mittelständische Steuerkanzlei einen unverhältnismäßig hohen Zusatzaufwand darstellen würde, nimmt die überwiegende Zahl der Kanzleien nur eine oder zwei Lösungen unter die Lupe - wenn überhaupt. Die Fragestellung „Welches DMS ist für unsere Organisation das Richtige?“ weicht indes eher den Überlegungen „Wann ist der passende Zeitpunkt?“ und „Mit welchem Hersteller/Systemhaus/Berater wagen wir die Einführung?“