18.09.2023 · Fachbeitrag · Qualitätsmanagement

Mehr Effizienz und Qualität in der Buchführung durch Mitarbeiterrotation

von WP StB Ingrid Senbert, Münster

| Ein wichtiges Organisationsprinzip, das dem Instrumentenkasten „Internes Kontrollsystem“ aus der allgemeinen Betriebswirtschaftslehre entstammt, ist die Rotation in der Finanzbuchführung. Rotation bedeutet, dass mindestens eine Buchungsperiode im Jahr ein anderer Mitarbeiter die Tätigkeit komplett übernimmt. Es empfiehlt sich, dieses Prinzip durchgehend und dauerhaft bei allen Mandanten anzuwenden. So sinkt nicht nur der Kontrollaufwand beim Berufsträger, sondern die ganze Kanzlei lernt dazu. |

Die traditionelle Mandatszuweisung

In vielen Kanzleien ist es üblich, dass ein Mandant möglichst dauerhaft immer vom gleichen Mitarbeiter betreut wird. Dies betrifft in größeren Kanzleien in der Regel nur einzelne Bereiche wie die Finanzbuchführung oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Manchmal, gerade in kleineren Kanzleien, betrifft es das gesamte Mandat.

Vor- und Nachteile der festen Mandatszuweisung

Dieses Prinzip hat offensichtliche Vorteile. Der Mitarbeiter kennt sich mit der Zeit in dem Fall immer besser aus und es entwickelt sich ein Vertrauensverhältnis zwischen Mandant und Mitarbeiter. Das festigt die Bindung an die Kanzlei. Es birgt jedoch auch gravierende Risiken. Fehler des Mitarbeiters werden zu spät, also erst bei Abschlusserstellung oder gar nicht erkannt, weil sie sich verstecken. Das enge Vertrauensverhältnis zwischen Mandant und dem Kanzleimitarbeiter kann dazu führen, dass der Mandant den Mitarbeiter überschätzt, der Mitarbeiter für den Mandanten arbeitet, steuerrechtlich unsauber wird und der Steuerberater nur über den Briefkopf auf den Rechnungen wahrgenommen wird. Schwierig wird es, wenn der Mitarbeiter wegen Krankheit oder Weggang ausfällt. Wenn jeder Mitarbeiter nur seine persönlichen Fälle bearbeitet, lassen sich Qualitätsstandards und neue digitale Arbeitsweisen nicht gut umsetzen, weil die Motivation nur gering ist.