· Fachbeitrag · Bewirtung
Lohnsteuerliche Behandlung von kostenloser Verpflegung bei Inhouse-Seminaren
von StB Dipl.-Finw. (FH) Susanne Weber, WTS Steuerberatungsges. mbH, München
| Immer wieder werden Arbeitgeber mit folgendem Sachverhalt konfrontiert: Im Betrieb findet eine ganztägige Schulung statt, an dem sowohl Arbeitnehmer auswärtiger Standorte teilnehmen als auch Arbeitnehmer, die am Standort ihre erste Tätigkeitsstätte haben. LGP erläutert, wie entsprechende Bewirtungskosten lohnsteueroptimal behandelt werden. |
Verpflegung bei Inhouse-Seminaren
Während einer Inhouse-Schulung erhalten die Teilnehmer in den Kaffeepausen am Vormittag und am Nachmittag regelmäßig Gebäck, Butterbrezen oder Ähnliches. Diese Kaffeepausenverpflegung ist als Aufmerksamkeit generell ohne lohnsteuerliche Folgen (R 19.6 Abs. 2 S. 1 LStR). Mittags gibt es entweder belegte Brötchen oder sogar ein warmes Mittagessen (z. B. Suppe, Fingerfood, Nachtisch). Die Mittagsverpflegung ist wie folgt zu behandeln:
Mitarbeiter von auswärtigen Standorten
Für die Arbeitnehmer von den auswärtigen Standorten ist die lohnsteuerliche Behandlung der Schulungs-/Seminarverpflegung geklärt. Es gelten die Regelungen für die Mahlzeitengestellung auf Dienstreisen: Die Mahlzeiten werden mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet (§ 8 Abs. 2 S. 8 EStG) und können mit 25 Prozent pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG).
Wichtig | Die Versteuerung kann für Arbeitnehmer unterbleiben, die mehr als acht Stunden auswärts tätig sind und deshalb eine steuerfreie Verpflegungspauschale beanspruchen können (§ 8 Abs. 2 S. 9 EStG i. V. m. § 9 Abs. 4a S. 1 bis 7 EStG). Die steuerfreie Pauschale ist allerdings um 9,60 Euro (40 Prozent von 24 Euro) für eine gewährte Mittagsmahlzeit zu kürzen. Ersetzen gewährte Brötchen das Mittagessen, gilt die Kürzung entsprechend (BMF, Schreiben vom 24.10.2014, Az. IV C 5 - S 2353/14/10002, Abruf-Nr. 143138, Rz. 74).
Mitarbeiter mit erster Tätigkeitsstätte am Standort
Die Frage, wie die Schulungs-/Seminarverpflegung für Arbeitnehmer zu behandeln ist, die am Standort ihre erste Tätigkeitsstätte haben, ist nicht abschließend geklärt. Es sind folgende Lösungen denkbar:
Verpflegung als Arbeitsessen
Die Mahlzeitengestellung im Rahmen von Dienstbesprechungen oder Fortbildungsveranstaltungen führt nicht zu Arbeitslohn, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers an der günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs den Vorteil der Arbeitnehmer bei weitem überwiegt (= Arbeitsessen). Ob dies der Fall ist, muss durch eine Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls entschieden werden. Kriterien hierfür sind u. a.
- der Wert der Mahlzeit: Sie muss einfach sein. Die Finanzverwaltung hat eine Grenze von 60 Euro inklusive USt festgelegt (R 19.6 Abs. 2 LStR), sowie
- das Interesse des Arbeitgebers: Dass die Arbeitnehmer im zeitlichen Zusammenhang mit der Veranstaltung essen, um den Arbeitsablauf nicht durch eine längere Pause zu unterbrechen, muss gewichtiger sein als das Interesse der Arbeitnehmer an einem kostenlosen Essen.
PRAXISHINWEIS | Im Regelfall akzeptiert das Finanzamt bei belegten Brötchen das überwiegende betriebliche Interesse, weil Brötchen einen Arbeitsablauf ohne längere Pausenzeiten zulassen. Sie erkennt das betriebliche Interesse aber meist nicht bei warmen Mahlzeiten an, weil hier längere Pausenzeiten anfallen. |
Bewertung mit dem Sachbezugswert
Erkennt das Finanzamt das betriebliche Interesse nicht an, beanstandet es oft nicht, wenn die im Rahmen der Schulung gewährten warmen Mahlzeiten mit dem Sachbezugswert von derzeit 3,10 Euro bewertet und als arbeitstägliche Mahlzeit mit 25 Prozent pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG).
PRAXISHINWEIS | Zwar gelten die Sachbezugswerte nicht, wenn Arbeitnehmer aus einmaligem Anlass verpflegt werden (BFH, Beschluss vom 19.11.2008, Az. VI R 80/06, Abruf-Nr. 090120). Stellt der Arbeitgeber den Arbeitnehmern aber auch außerhalb der Veranstaltung Mahlzeiten zur Verfügung, z. B. Kantinenessen, kann unseres Erachtens auch das warme Mittagessen beim Inhouse-Seminar mit dem Sachbezugswert bewertet werden. Denn dann liegt keine Verpflegung aus einmaligem Anlass vor, sondern die Mahlzeit wird nur in einem anderen Rahmen gewährt. |
Anwendung der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze
Die Sachbezugswerte gelten nur, wenn die Mahlzeit im Betrieb des Arbeitgebers eingenommen wird. Erfolgt die Bewirtung auswärts, z. B. im Lokal nebenan, oder lehnt die Finanzverwaltung die Anwendung der Sachbezugswerte ab, weil die Verpflegung aus einmaligem Anlass erfolgt, muss das Essen mit dem tatsächlichen Wert bewertet werden. Es kann dann aber im Rahmen der monatlichen 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze steuerfrei bleiben.
Sonderfall bei Bewirtung auch außenstehender Mitarbeiter
Für den Fall, dass nicht nur eigene Arbeitnehmer teilnehmen, sondern z. B. Mitarbeiter von verbundenen Unternehmen oder selbständige Handelsvertreter, hat die Redaktion eine Presseanfrage an das BMF gestellt und folgende Antwort erhalten: Die Teilnahme Außenstehender ändere nicht den Charakter der Bewirtungsleistung gegenüber den eigenen Arbeitnehmern. Das heißt:
- Die anteiligen Aufwendungen für die eigenen Arbeitnehmer hält das BMF für unbeschränkt abziehbar mit den dargestellten lohnsteuerlichen Folgen.
- Die auf die Außenstehende entfallenden Aufwendungen haben geschäftlichen Charakter und sind nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Bei ihnen entstehen keine geldwerten Vorteile.
Wichtig | Es gibt auch andere Literatur- und Praxismeinungen. Rechtssicherheit bietet nur eine Anrufungsauskunft ans Finanzamt (§ 42e EStG).
