Die Aufzeichnungspflicht für den Großbuchstaben „M“ soll weg

| Die Spitzenorganisationen der deutschen Wirtschaft fordern die Abschaffung der Aufzeichnungspflicht für den Großbuchstaben „M“. Sie begründen dies in einem Schreiben an das BMF mit der eingeschränkten Aussagefähigkeit des Großbuchstabens „M“ für Wohnsitzfinanzämter und den praktischen Problemen bei der Aufzeichnung Großbuchstabe „M“ im Lohnkonto: |

Die Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht des Großbuchstaben „M“ gilt für Mahlzeiten, welche mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind. Aufzeichnungs- und bescheinigungspflichtig sind somit übliche Mahlzeiten (mit einem Wert bis zu 60 Euro) vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten, welche der Mitarbeiter im Rahmen einer

• beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder

• doppelten Haushaltsführung

erhält. Diese Mahlzeiten hat der Arbeitgeber grundsätzlich im Lohnkonto aufzuzeichnen und gemäß § 41b Abs. 1 S. 2 Nr. 8 EStG auf der Lohnsteuerbescheinigung mit einem „M“ zu bescheinigen.

1. Sehr eingeschränkte Aussagefähigkeit des Großbuchstabens „M“ für Wohnsitzfinanzämter

Erhält der Mitarbeiter beispielsweise im Rahmen einer mehr als acht-stündigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine unentgeltliche oder teilentgeltliche Mahlzeit vom Arbeitgeber, so ist eine vom Arbeitgeber ggf. gewährte steuerfreie Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen. Zahlt der Arbeitgeber nach seinen betrieblichen Regelungen jedoch keine oder geringere Verpflegungspauschalen, kann der Mitarbeiter den (verbleibenden) Anspruch auf die Verpflegungspauschale im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung bei seinem Wohnsitzfinanzamt zu Recht als Werbungskosten geltend machen. In diesem Fall muss der Mitarbeiter jedoch die Werbungskosten um die vom Arbeitgeber ggf. erhaltenen unentgeltlichen Mahlzeiten kürzen. Auf die vorzunehmende Kürzung soll das Finanzamt durch das auf der Lohnsteuerbescheinigung bescheinigte „M“ hingewiesen werden. Mit der Bescheinigung des „M“ auf der Lohnsteuerbescheinigung soll also letztlich verhindert werden, dass dem Mitarbeiter bei seiner Einkommensteuerveranlagung die ungekürzte Verpflegungspauschale als Werbungskosten anerkannt wird. Durch die Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ erkennt das Wohnsitzfinanzamt allerdings nicht, ob im jeweiligen konkreten Fall tatsächlich eine kürzungsrelevante Mahlzeit gewährt worden ist. Der Großbuchstabe „M“ ist vielmehr nur ein allgemeiner Hinweis darauf, dass im Jahresverlauf mindestens eine Mahlzeit, die mit dem Sachbezugswert zu bewerten war, unentgeltlich gewährt wurde. Diese Mahlzeitengestellung kann auch im Rahmen einer Dienstreise mit einer Abwesenheit von bis zu acht Stunden oder nach Ablauf der Dreimonatsfrist erfolgt sein. Für eine detaillierte Prüfung müsste das Wohnsitzfinanzamt die Reisekostenabrechnungen für jeden Fall, in dem Werbungskosten beantragt werden, beim Arbeitnehmer oder im Zweifelsfall beim Arbeitgeber weitere Informationen anfordern.

2. Praktische Probleme bei der Aufzeichnung Großbuchstabe „M“ im Lohnkonto

a) Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengewährung von Dritten ohne Veranlassung durch den Arbeitgeber

In der Praxis sind nach den betrieblichen Reisekostenregelungen die Verpflegungspauschalen häufig über den gesetzlich erforderlichen Umfang hinaus auch dann zu kürzen, wenn die Mahlzeit nicht vom Arbeitgeber, sondern von einem Dritten (ohne Veranlassung des Arbeitgebers) gewährt wird. Der Mitarbeiter muss beispielsweise alle unentgeltlich erhaltenen Mahlzeiten in seiner Reisekostenabrechnung angeben, und zwar jeweils unabhängig davon, wer ihm eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt hat. Diese betrieblichen Regelungen werden häufig deshalb so getroffen, weil der Arbeitnehmer teilweise gar nicht wissen kann, ob die Mahlzeitengewährung durch den Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers erfolgt oder nicht und man auf der betrieblichen Ebene an einer einheitlichen, administrativ einfachen Abwicklung der Reiseabrechnung interessiert ist. In den Reiseabrechnungen wird daher in diesen Fällen bei den Kürzungen gar nicht unterschieden und schon gar nicht dokumentiert, ob es sich um eine Mahlzeit des Arbeitgebers oder von einem Dritten handelt. Eine ordnungsgemäße Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ ist folglich nur mit unvertretbarem Aufwand möglich. Der Arbeitgeber muss nämlich nur für Zwecke des Großbuchstabens „M“ neben der eigentlichen Reiseabrechnung einen zusätzlichen Datenaustausch zwischen der Finanzbuchhaltung und der Gehaltsabrechnungsstelle betreiben, weil sich letztlich nur über die Eingangsrechnung zweifelsfrei feststellen lässt, ob eine arbeitgeberveranlasste Mahlzeit vorliegt.

b) Dienstreisen zu anderen Standorten des Arbeitgebers, wie zum Beispiel Schulungszentren etc. ohne Reisekostenabrechnung

Obwohl der Arbeitgeber dem Grunde nach ein Anspruch auf die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale im Sinne des § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG hat, werden oftmals vom Arbeitgeber von vornherein keine Verpflegungspauschalen erstattet und auch gar keine Reisekostenabrechnungen erstellt, wenn der Mitarbeiter am auswärtigen Tätigkeitsort zum Beispiel in einer betrieblichen Kantine unentgeltlich verpflegt wird und auch ansonsten keine abrechnungsrelevanten Reisekosten anfallen. Auch in diesen Fällen muss ausschließlich wegen des Großbuchstabens „M“ ein gesonderter, an sich völlig überflüssiger Erfassungsprozess implementiert werden, nur um der Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht ordnungsgemäß Rechnung zu tragen.

c) Vom Arbeitgeber unentgeltlich erhaltene Mahlzeiten bei Dienstreisen mit einer Abwesenheitsdauer von acht Stunden oder weniger

Erhält ein Mitarbeiter vom Arbeitgeber eine unentgeltliche Mahlzeit während einer Dienstreise mit einer Abwesenheitsdauer von acht Stunden oder weniger, so kann dem Mitarbeiter hierfür vom Arbeitgeber keine steuerfreie Verpflegungspauschale gewährt werden. Auch ein Werbungskostenabzug in Höhe der Verpflegungspauschale ist in diesen Fällen ausgeschlossen (vgl. § 9 Abs. 4a S. 3 EStG). Das Wohnsitzfinanzamt muss in diesen Fällen daher nicht nachprüfen, ob bei diesen Mahlzeiten auf die Kürzung der Werbungskosten geachtet wurde, wenn eine Besteuerung nach Sachbezugswerten vorgenommen wurde. Darüber hinaus wird die vom Arbeitgeber unentgeltlich erhaltene Mahlzeit vom Arbeitgeber optional pauschal mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG besteuert. Gleichwohl muss laut Rz. 91 des BMF-Schreibens vom 24.10.2014 („Reisekostenerlass“) auch in diesen Fällen der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet werden. Weil sich insoweit keine Auswirkungen auf den Werbungskostenabzug ergeben können, ist das „M“ für die Wohnsitzfinanzämter nicht nur überflüssig, es kann dort vielmehr auch noch zu Fehlinterpretationen führen.

Petitum

Aus der betrieblichen Reisekostenabrechnung heraus können, wie unter Punkt 2 ausgeführt, nicht unmittelbar die Mahlzeiten erfasst werden, die für den Großbuchstaben „M“ relevant sind. In der Folge muss der Arbeitgeber nur für Zwecke des Großbuchstaben „M“ die maßgeblichen Mahlzeitengestellungen gesondert identifizieren bzw. zusätzlich erfassen.

Der Aufwand, den die Arbeitgeber betreiben müssen, um den Großbuchstaben „M“ im Lohnkonto und auf der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen, ist insbesondere unter Würdigung der unter Punkt 2 geschilderten Sachverhalte völlig unverhältnismäßig und steht in keinem vernünftigen Verhältnis zu dem ohnehin nur sehr eigenschränkten Nutzen des Ausweises auf der Lohnsteuerbescheinigung. Dies steht dem Bürokratieabbau, der durch die steuerliche Reisekostenreform der Wirtschaft versprochen und erreicht werden sollte, diametral entgegen.

Wir bitten sie daher eindringlich, sich für die ersatzlose Streichung der gesetzlichen Vorschriften zum Großbuchstaben „M“ einzusetzen. Hilfsweise sollten die in Rz. 90 des BMF-Schreibens vom 24.10.2014 getroffenen Aufzeichnungserleichterungen so lange verlängert werden, bis die Finanzverwaltung belastbare Erkenntnisse aus der praktischen Anwendung sammeln und sich selbst zur Sinnhaftigkeit dieser Vorschrift in der Praxis ein Bild machen konnte.

Aufgrund der Eilbedürftigkeit wären wir für eine schnellstmögliche Abhilfe dankbar.